Hoje em dia, todos precisam lidar com a falta de tempo, o cansaço e as obrigações domésticas, e por isso mesmo é tão importante saber como ser mais produtivo.
A verdade é que pessoas produtivas, muitas vezes, têm até mais desafios do que os outros, já que, quanto mais se produz, mais trabalho tende a aparecer.
Elas conseguem ser produtivas porque, mesmo em meio aos contratempos, se habituaram a planejar as atividades.
Algumas de suas técnicas, ferramentas e “macetes” você vai conhecer neste artigo, então, continue lendo e aprenda como se tornar um profissional que produz mais e melhor.
Como ser mais produtivo: 15 dicas e truques
A produtividade pode ser um conceito bastante relativo.
Afinal, para um gestor de chão de fábrica, ser produtivo é trabalhar mais horas, enquanto para um profissional de saúde, produzir significa atender mais pessoas e ajudá-las a ter mais qualidade de vida.
Por isso, dificilmente alguém será mais produtivo orientando-se sempre pela mesma “cartilha”.
Em outras palavras, a produtividade está também ligada à variedade de abordagens e soluções para exercer melhor uma atividade profissional.
Conheça 15 delas a seguir e use-as para elevar sua performance em todos os sentidos.
1. Estabeleça metas claras
A produtividade não passaria de mera abstração sem metas para orientar os esforços.
É para isso que os profissionais mais requisitados são praticamente unânimes em recomendar a matriz SMART para definição de metas, que segundo o acrônimo, devem ser:
- S (Específicas)
- M (Mensuráveis)
- A (alcançáveis)
- R (Realistas)
- T (Temporárias).
A partir desse exercício de definição, você cria uma estrutura que não apenas orienta, mas também dá propósito e direção ao esforço cotidiano.
2. Priorize tarefas
Já ouviu falar ou leu sobre a técnica Eisenhower?
Consiste em classificar tarefas com base em sua importância e urgência, ajudando a discernir entre o que é prioritário e o que pode esperar.
Essa é uma forma estratégica de gestão do tempo e dos recursos, ao dividir as tarefas e ações em quatro grupos, conforme sua urgência:
- Urgentes e importantes (executar)
- Não urgentes, mas importantes (agendar)
- Urgentes e não importantes (delegar)
- Não urgentes e não importantes (excluir).
3. Aprenda a dizer não
Ser produtivo não é o mesmo que tentar abraçar o mundo com as pernas.
A habilidade de recusar tarefas, nesse aspecto, é uma habilidade que pode não só otimizar o uso do tempo, como ajudar a livrar-se de verdadeiras roubadas.
Dizer não é uma forma de evitar a sobrecarga, além de ajudar a canalizar a energia para tarefas realmente relevantes.
4. Use técnicas de Pomodoro
Um método simples de gerir o tempo e se tornar mais produtivo é a popular técnica Pomodoro.
O que se faz é integrar períodos curtos e intensos de trabalho seguidos de pausas regulares.
Por exemplo: para um Pomodoro de 25 minutos de trabalho, você define 5 minutos de descanso; para 50 minutos, 10 minutos de pausa e assim sucessivamente.
Essa organização cíclica do trabalho e descanso tende a aumentar a eficiência, assim como a facilitar a gestão do esforço ao equilibrar trabalho e descanso.
5. Mantenha um espaço organizado
A manutenção de um ambiente de trabalho ordenado não é apenas estética, é uma estratégia de otimização mental.
Um espaço organizado reduz distrações, permitindo uma imersão mais profunda nas tarefas, enquanto minimiza a frustração associada à desordem.
6. Revise e aprimore processos
Todos seguem algum tipo de processo para se orientar antes, durante e depois do trabalho.
Por isso, a prática de revisar processos é um exercício constante visando a eficiência e uma maneira de se aperfeiçoar.
Essa é a essência do princípio Kaizen de melhoria contínua, usado por empresas do mundo todo, aplicável também às carreiras individuais.
Afinal, um profissional que não está em constante aprimoramento, cedo ou tarde, vai ficar para trás e isso implica estar o tempo todo revendo procedimentos.
Uma prova disso é que, nas empresas de ponta, a gestão por processos é sempre levada muito a sério.
7. Delegue tarefas
A capacidade de delegar é uma prerrogativa de liderança e uma estratégia comumente usada pelos profissionais experientes para elevar suas performances individuais.
Eles sabem que, ao atribuir funções e tarefas a indivíduos com habilidades específicas, libera-se espaço para se concentrar em responsabilidades mais estratégicas.
Também é uma maneira de melhorar o clima organizacional, motivando as pessoas ao mostrar que confia em suas capacidades.
8. Utilize ferramentas de gestão de tempo
Se um dia tem as mesmas 24 horas para todos, como os bons profissionais conseguem ser produtivos, enquanto outros com as mesmas qualificações não conseguem?
Uma possível resposta é o uso de ferramentas de gestão de tempo, como os aplicativos de cronometragem e software de planejamento.
Essas ferramentas não apenas informam, como permitem fazer ajustes por meio de relatórios de produtividade individualizados.
9. Invista em desenvolvimento pessoal
A busca incessante pelo aprendizado contínuo e desenvolvimento é um pilar da consagrada metodologia Lean Manufacturing e Lean Six Sigma.
No nível individual, adquirir novas habilidades é uma forma de se adaptar a um cenário profissional em constante mudança, como preconizam as teorias VUCA World e BANI.
O primeiro designa uma realidade cada vez mais volátil, incerta, complexa e ambígua.
Já a sigla BANI é usada para se referir a um mundo frágil, ansioso, não linear e incompreensível.
10. Faça networking
A construção e manutenção de relacionamentos sólidos no ambiente de trabalho não se limita à esfera social, é um investimento estratégico.
Com as parcerias certas, é possível criar conexões com empresas e profissionais com poder de decisão para alavancar uma carreira.
Tudo isso faz parte do networking, um verdadeiro trampolim para o sucesso, como já explicamos por aqui.
11. Adote a Abordagem Eat That Frog!
A procrastinação é um problema que as pessoas que se queixam de baixa produtividade enfrentam.
Uma solução para isso é se inspirar no livro de Brian Tracy e “comer o sapo” logo no início do dia, abordando a tarefa mais desafiadora primeiro.
Essa vitória inicial estabelece um marco positivo para o restante do dia, aumentando a confiança e impulsionando a produtividade.
12. Implemente o método 2-Minute Rule
Há também os casos em que a facilidade de uma tarefa leva ao seu adiamento.
Para evitar que isso aconteça, existe o método 2-Minute Rule.
Ele diz que, se uma tarefa levar menos de dois minutos para ser concluída, faça-a imediatamente.
Essa regra simples, proposta por David Allen, evita o acúmulo de pequenas tarefas e impede que elas se acumulem em razão da sua facilidade.
13. Pratique a revisão semanal
Ser produtivo é estar o tempo todo reavaliando o que foi feito.
Os melhores profissionais sempre dedicam um tempo ao final da semana (ou no começo) para revisar suas metas, conquistas e ajustar seu planejamento.
Essa prática, popularizada pelo método Getting Things Done (GTD), proporciona uma visão clara do progresso e permite ajustes estratégicos em razão das mudanças nas condições externas.
14. Cultive hábitos matinais positivos
Outro hábito comum entre os bons profissionais é manter uma rotina matinal.
Eles praticam atividades como meditação, exercícios e revisão de metas para criar um ambiente mental propício para enfrentar desafios diários
Além de ajudar a aumentar a produtividade, essa medida simples é também uma forma de melhorar a qualidade do sono.
Isso porque saber o que vai acontecer ao acordar tende a nos deixar mais seguros em relação ao que vamos ter que fazer.
Esse sentimento de segurança, por sua vez, nos deixa mais tranquilos para encarar o resto do dia, sabendo que começamos bem a jornada.
15. Utilize o Diagrama de Pareto (80/20)
Para alguns, há aquelas tarefas que precisam ser colocadas à frente, pois delas dependem a maior parte dos resultados. Como identificá-las, então?
Segundo a regra de Pareto, para isso você precisa focar nos 20% das tarefas que geram 80% dos resultados.
Essa abordagem dá uma visão mais exata sobre onde o esforço deve ser concentrado, focando nas atividades mais importantes e produtivas.
Ser produtivo não é trabalhar mais
Quantidade não é qualidade, assim como produtividade não está relacionada com o volume de trabalho.
Um profissional realmente produtivo é aquele que, dentro da janela de tempo que tem disponível, faz o máximo de tarefas, sem descuidar da qualidade de suas entregas.
Essa é a razão pela qual a gestão do tempo é tão importante, já que só assim é possível se orientar quanto ao que fazer e quando fazer.
Conclusão
Você aprendeu neste conteúdo como ser mais produtivo, mas, para vencer em um mercado de trabalho sempre competitivo, é preciso se qualificar para ter produtividade com qualidade.
Essa qualificação você encontra na Escola EDTI em nossos cursos EAD e presenciais de formação de líderes Black Belt e gestores Green Belt.