Como realizar uma boa gestão de tempo no trabalho

A gestão de tempo é cada vez mais uma necessidade nos ambientes de trabalho. Afinal, a atenção dos profissionais é requisitada por diferentes estímulos, que nem sempre estão ligados às tarefas do dia a dia, como as notificações de aplicativos no smartphone. Nos projetos, então, o gerenciamento de tempo é ainda mais importante. Como um projeto deve ter começo, meio e fim, cabe ao gerente assegurar que as atividades sejam realizadas dentro de um cronograma. Veja, a seguir, algumas dicas para aperfeiçoar a sua gestão de tempo.

Estabeleça objetivos e metas

Enquanto objetivos são o quê deve ser feito, metas dizem respeito a quando algo precisa ser concluído. Logo, seja durante um projeto de melhoria ou mesmo em atividades cotidianas, é recomendável você ter propósitos definidos e prazos para cumprimento desses alvos.

Com esses “nortes”, fica mais fácil terminar algumas iniciativas, já que se tem um roteiro ou um mapa de ação. No caso de um projeto, um cronograma de atividades ajuda os envolvidos a evitar a procrastinação, afinal, as entregas e os marcos são definidos com antecedência.

Estabelecer objetivos e metas é um ato indispensável para se chegar a um resultado pretendido, concorda? Afinal, quem não sabe fazer as perguntas certas, corre o risco de caminhar em círculos e desperdiçar recursos. Nesse sentido, um profissional com a certificação Green Belt, por exemplo, está habilitado para executar atividades em projetos de melhoria.

Entre os conhecimentos de um Green Belt, está o roteiro DMAIC, que consiste nas etapas de Definição, Mensuração, Análise, Melhoria e Controle. Com esse conjunto de conhecimentos, que compõem a metodologia Six Sigma, o profissional aumenta as chances de um projeto ser concluído com êxito, ou seja, com o cumprimento dos objetivos definidos pela organização.

Defina prioridades e faça acompanhamento

Para se evitar a pressa e os trabalhos com baixa qualidade, é necessário que o profissional aja de forma antecipada diante dos desafios do cotidiano. Nesse sentido, vale a pena estabelecer uma escala de prioridades para as tarefas, com status como importante e urgente.

Com o planejamento, o ideal é que você realize as atividades de modo a evitar a urgência na entrega. Além disso, no caso de um projeto de melhoria, é preciso que você monitore o andamento das tarefas, para fazer ajustes pontuais, caso haja atrasos. Hoje em dia vários software de gestão de projetos permitem que o gerente monitore em tempo real as etapas da iniciativa.

Dessa forma, se você percebe que existe risco de um item do cronograma não ser cumprido, pode agir com antecedência para realocar recursos ou fazer mudanças na condução do trabalho, para otimizar a execução. Fazer um checklist da realização das atividades também pode ser uma maneira de se evitar atrasos.

Mantenha o foco para fazer uma boa gestão de tempo

O tempo é um dos principais recursos de um projeto, não só porque esse tipo de trabalho precisa ter começo, meio e fim, mas também porque as horas do dia são limitadas. Logo, mesmo que você possa ser mais produtivo e multiplique a sua eficiência, o tempo é um recurso escasso. Portanto, minutos desperdiçados não podem ser reaproveitados, como pode ocorrer com recursos materiais recicláveis.

Para uma boa gestão de tempo, uma medida indispensável é a realização de tarefas com foco total. Para tanto, você pode adotar alguns “rituais” ou procedimentos padrões na hora de executar as tarefas. Por exemplo, pode desligar o som e as notificações do smartphone, evitar olhar o e-mail e as redes sociais com tanta frequência, buscar um local propício para a realização do trabalho sem interrupções etc.

Em alguns casos, para evitar a dispersão, você pode até cronometrar o tempo das atividades. Assim, você terá a certeza de que realmente dedicou certa quantidade de minutos ou horas para determinada ação.

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