Aprenda a Fazer um Gráfico de Pareto no Excel Passo a Passo

Uma das ferramentas mais utilizadas por um Green Belt é o gráfico de Pareto, que auxilia a dar foco ao projeto de melhoria.

Com ele, ao invés de tentar solucionar todos os defeitos possíveis em determinado processo ou produto, focamos somente no vitais.

Muita gente, quando aprende o que é um diagrama de Pareto, logo se anima para utilizá-lo no dia a dia de sua organização.

A primeira coisa que nos pergunta é se é possível fazê-lo utilizando o Excel e não o Minitab (que ensinamos em nossos cursos), mas que poucas empresas possuem.

A resposta é sim, é possível, porém precisamos dar algumas dicas, pois muita gente elabora-os de maneira errada.

Por meio da apresentação abaixo você verá todas as operações necessárias para utilizarmos esta ferramenta de priorização no Excel. Como dica, utilize-a para priorizar suas ações.

 

 

Passo a Passo Para Criar Gráfico de Pareto no Excel

Agora você tembém pode ver em figuras o passo a passo para elaborar o Diagrama de Pareto no Excel:

Para começar a elaborarmos o gráfico de Pareto, precisamos de uma tabela de dados com as frequências em que os itens a serem analisados ocorrem.

Neste caso vamos analisar tipos de defeitos em um hospital. Se você não tiver os dados, elabore um formulário e colete-os, pois sem eles, não é possível elaborar nada.

Tipo de defeito	Frequência
impressão borrada	8
não selagem topo	55
caixa rasurada	2
caixa amassada	7
não selagem lateral	22
cor da impressão	4
não selagem fundo	8

Tabela 1: dados com os tipos e as frequências dos motivos dos problemas encontrados em um hospital.

Se usássemos o Minitab para fazer um gráfico de Pareto era só apertar um botão, como mostra a figura acima.

No Excel, entretanto, o processo é um pouco mais complicado. Vamos ver o passo a passo de como esse gráfico de Pareto pode ser criado no excel.

Passo 1:

Tenha a sua tabela de dados pronta para analise, como a tabela 1 acima. Uma tabela simples com cata tipo de defeito e a quantidade de cada um é suficiênte, mas se você tiver mais informações, acrescente a medida que achar necessário.

Essa informação consta nos primeiros 20 segundos do vídeo.

Lembrando que Pareto foi quem inventou a regra do 80/20, então veremos graficamente que 80% das dificuldades, ou não conformidades da empresa são causados por 20% dos tipos de problemas, ou categoria de problemas.

Passo 2: Organize os dados

Ordene a coluna de frequências em ordem decrescente. Isso é fundamental para que o excel entenda a informação e apresente os dados da maneira correta.

O dado aparece do segundo 0:20 ao 0:40 do vídeo.

Passo 3: Crie uma Linha com o Total dos Erros

Acrescente uma linha ao final da tabela e some os resultados de todos os erros.

Formula para isso é a “=soma(acrescente aqui as células que você quer somar da coluna de erros.)”

Segundo 0:40 ao 0:55 do vídeo.

Passo 4: Calcule a porcentagem de cada erro

• Crie a coluna percentual;
• Divida o valor do erro pelo valor total;

Tem uma dica no vídeo que facilita o processo(1:18 :)).

Essa etapa consta no segundo 0:55 ao 1:30

Passo 5: Calcule o percentual acumulado dos erros

Como apresentado no vídeo calcule a porcentagem acumulada de cada variável.

• Crie a coluna de percentual acumulado;
• Soma a coluna de percentual consecutivamente (verificar no vídeo);
• Formatar como “%” sem casa decimal para facilitar a visualização.

Segundo 1:30 ao 1:55 do vídeo.

Com essas informações estamos estamos pronto para começarmos a fazer o gráfico de Pareto no Excel.

Nessa etapa é vamos plotar um gráfico de barras com as frequências e um gráfico de tendência (ou linhas) com a porcentagem acumulada.

Para este gráfico devemos utilizar duas escalas no eixo y, uma para as frequências (primária) e outra para o percentual acumulado (secundária). Como no passo a passo a seguir;

Passo 6: Criando o Gráfico de Barras

• No excel, selecione os dados dos erros e;
• Na aba inserir do menu do excel, clique no gráfico de barras;

Minuto 1:55 ao 2:07 do vídeo

Passo 7: Adicionando o gráfico de percentual acumulado

• No gráfico existente, clique com o botão direito e clique em selecionar dados;
• na caixa de diálogo, clique em adicionar uma nova série;
• Nos valores da série, selecione os valores de percentual acumulado;

O gráfico ainda não será apresentado da maneira correta, vamos corrigir nos próximos passos.

Minuto 2:07 ao 2:38 do vídeo

Passo 8: Alterando o tipo de gráfico do percentual acumulado

• Clique em uma das barras;
• Clique em alterar tipo de gráfico;
• Em combinação altere na serie 2, como mostra no vídeo;

Minuto 2:38 ao 3:20 do vídeo

Figura 2: gráfico de Pareto elaborado no Excel.

Passo 9: Ajustes finais nos eixos do gráfico

Para que o gráfico de Pareto se apresente da maneira correta, precisamos fazer algumas alterações importantes nos eixos, como a seguir.

• O Eixo vertical esquerdo precisa ter a altura igual a soma de todos os tipos de problema, então precisamos:
  • Clicar com o botão direito no eixo;
  • Clicar em formatar eixo;
  • em opções do eixo, limites, alterar o valor máximo para o total de todos os problemas encontrados na série. (no caso do vídeo é 136)
  • Em opções do eixo, unidades, principal, coloque o valor do total de erros divido por 10.
• No eixo vertical direito, ajustando a porcentagem;
  • Clicar com o botão direito do mouse no eixo direito;
  • Clicar em formatar eixo;
  • em opções do eixo, limites, alterar o valor máximo para 1
  • Observe que em opções de eixo, unidades, principal, o valor será dividido por 10 automaticamente.

Minuto 3:20 ao 4:25 do vídeo;

Vejam a diferença da figura 2 para a figura 3, abaixo. Após a execução do passo 9 o gráfico fica mais preciso e mostra os dados da maneira correta. Facilitando o processo de tomada de decisão.

Figura 3: gráfico de Pareto elaborado no Excel.

Passo 10: Ajustes de formatação

Siga os pontos finais de formatação para que o gráfico de Pareto se apresente da maneira correta e possa ser utilizado no seu dia a dia, fazendo a diferença na sua tomada de decisão.

Pontos de formatação que recomendamos alterar para que o gráfico fique com a cara da sua empresa:

• Título, nome dos eixos e dados;
• Legenda;
• Dados no gráfico em si, se eles devem aparecer ou não
• Cores dos eixos e dados;
• Se é em 3d ou 2d;
• Fonte da letra;
• etc.

Conclusão

Viram a diferença da figura 2 para a figura 3 e na maneira como o gráfico se apresenta?

Na figura 2 é possível analisarmos o gráfico de Pareto feito no Excel, sem os devidos ajustes. Aqui mora o problema: os gráficos da figura 1 e 2 estão iguais? Não.

Por quê? O Excel erra na escala automática do gráfico de Pareto.

O efeito Pareto na figura 2 aparenta ser muito mais “forte” do que na figura 1.

Na definição operacional do gráfico de Pareto consta que o valor máximo da escala do eixo y das frequências deverá ser igual à soma das frequências, ou seja, o ponto máximo do eixo y (primário) deverá ser igual a 384.

Na figura 3 fizemos um gráfico de Pareto no Excel corrigido.

Podemos, sem problemas, usar o Excel para fazermos os nossos diagramas de Pareto, desde que o façamos com os ajustes apresentados.

Elaborar e entender gráficos corretamente tem a mesma importância de saber ler mapas numa viagem.

Se você não souber escolher o mapa certo e nem interpretá-lo, não adianta GPS ou mesmo perguntar as pessoas no caminho, pois suas chances de chegar ao local certo serão reduzidas sobremaneira.

Agora, você que já é um Green Belt ou trabalha com melhoria pode utilizar essa importante ferramenta também no Excel.

Convidamos você que ainda não é Green Belt a conhecer um pouco sobre sobre essa certificação.

Outra leitura interessante para quem quer aprender mais sobre o excel é o nosso artigo sobre como usar a nova fórmula PROCX.

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