Fazer gestão varejista ou atacadista sem um bom controle de estoque é receita para deixar a empresa em sérios apuros.
Uma das medidas indispensáveis para ter mais controle nesse setor crítico é investir na automatização de tarefas e rotinas.
Prova disso é o próprio crescimento do mercado de automação voltada para estoques, que, entre 2023 e 2027 deve aumentar 78%, passando de US$ 23 bilhões de valor de mercado para US$ 41 bilhões.
Essa é apenas uma entre tantas iniciativas a serem tomadas para ter mais controle em um espaço sujeito a problemas de todos os tipos.
Ao longo deste texto, vamos ver como cuidar do armazenamento de produtos, bens e insumos e conferir 12 passos para fazer isso sem erros.
Como fazer controle de estoque em 12 passos
Metodologias de gestão como a Lean Manufacturing defendem a minimização ou mesmo a extinção do estoque nas empresas.
Parece radical, mas a medida se justifica, considerando que é no estoque que despontam os problemas mais frequentes na indústria.
Porém, em certos casos o estoque é inevitável, quando por mais que se produza sob demanda, sempre haverá necessidade de armazenamento.
Isso sem contar o trabalho das distribuidoras e intermediários, que fazem a ponte entre a indústria, o e-commerce e o consumidor final no transporte de bens e produtos.
Veja a seguir como gerir um estoque com o mínimo de falhas em 12 passos.
1. Definir metas
Engana-se quem pensa que o controle de estoque não se vale da definição de metas.
Trabalhar com metas dá uma direção clara para o gerenciamento do estoque e ajuda a otimizar o capital investido, facilitando o controle a partir de KPIs claros.
Nesse estágio, a gestão deve estabelecer objetivos específicos, como por exemplo, reduzir o inventário de certos itens ou acelerar o tempo de picking e packing.
As metas podem também implicar a limitação da quantidade máxima e mínima de estoque desejado e os prazos para reabastecimento, entre outros aspectos operacionais.
2. Identificar itens de estoque
Após a definição das metas, o próximo passo é identificar os itens de estoque sob custódia da empresa.
Para isso, é necessário listar e catalogar todos os produtos, materiais ou mercadorias presentes, em um ou mais inventários, o mais minuciosos quanto possível.
Cada item deve ser identificado em suas características por meio de informações como nome, código, descrição, unidade de medida e preço.
Essa identificação detalhada permite um acompanhamento do fluxo de cada item, facilitando a gestão de estoque e a localização de produtos para distribuição.
3. Classificar itens
A classificação dos itens de estoque é fundamental, no sentido de que cada item precisa ser rapidamente localizado quando houver uma requisição.
Normalmente, os itens são classificados com base em sua importância e demanda.
Uma classificação comum é a regra 80/20, que identifica os itens “A” — de alta prioridade, geralmente 20% dos itens — que geram a maior parte da demanda, e os itens “B” e “C” — menos prioritários — que compõem os 80% restantes.
Algo parecido com o que diz o Princípio de Pareto.
A classificação ajuda a determinar quanto esforço e recursos devem ser alocados para a gestão de cada categoria, facilitando o controle de estoque e de inventário.
4. Estabelecer pontos de pedido
O estabelecimento de pontos de pedido é um esforço no sentido de determinar o nível mínimo de estoque que deve ser mantido antes de fazer um novo pedido de reposição.
Para definir esses pontos de pedido, é necessário considerar fatores como a demanda média, o tempo de reposição e a variabilidade na demanda.
Ao estabelecer esses pontos, a empresa pode evitar a falta de produtos e, ao mesmo tempo, reduzir o excesso de estoque e os custos associados.
5. Registrar entradas e saídas
O controle de estoque demanda um registro rigoroso de todas as entradas e saídas de produtos, que pode ser feito por meio do princípio First In, First Out (FIFO).
Nessa etapa, o que se faz é o registro de cada item que entra no estoque, seja por compra, produção interna ou qualquer outra origem.
O mesmo se faz a cada vez que um item é retirado do estoque para atender a uma venda ou uma demanda interna.
O registro que se forma com o tempo ajuda a manter o controle sobre o fluxo de estoque e a identificar tendências, como sazonalidades e flutuações na demanda.
6. Utilizar um sistema de código de barras
A implementação de um sistema de código de barras é uma das práticas de otimização do controle de estoque baseadas na automação.
Os códigos de barras são associados a cada item e, quando são escaneados, exibem informações instantâneas sobre o produto, como número de identificação, descrição e preço.
Isso agiliza o processo de registro de entradas e saídas, reduzindo erros e agilizando as rotinas de picking e packing.
7. Reconciliar estoque regularmente
Reconciliação de estoque é o processo usado para garantir a precisão e a integridade dos registros de inventário.
Consiste em comparar diuturnamente os dados do estoque registrado no sistema e o estoque físico armazenado.
Ao fazer isso, a empresa pode identificar discrepâncias, como perdas, furtos, erros de contagem ou problemas de registro.
8. Monitorar prazo de validade
Acompanhar rigorosamente as datas de validade dos produtos ajuda a evitar o desperdício de mercadorias vencidas e garante que apenas produtos seguros e em boas condições sejam disponibilizados aos clientes.
Nesse passo, é necessário implementar sistemas de gerenciamento que alertem sobre os produtos prestes a vencer e que sinalizem quais são os itens mais antigos, para que sejam priorizados na distribuição.
9. Gerir fornecedores
Uma parte fundamental do controle de estoque diz respeito à gestão dos fornecedores.
Sem os melhores insumos e matérias primas, afinal, não se pode fabricar produtos de qualidade.
A gestão deve ser bastante criteriosa na seleção de fornecedores confiáveis, negociando prazos de entrega compatíveis com sua demanda.
A gestão de fornecedores garante que o estoque seja abastecido sempre em tempo hábil, por isso, esse é um passo dos mais importantes na gestão desse setor.
Além disso, a colaboração com fornecedores pode incluir acordos de reabastecimento automático ou sistemas de estoque consignados, sendo um facilitador a mais.
10. Avaliar demanda
Um estoque que opera sem um mínimo de noção sobre a demanda a ser atendida pode ficar abarrotado ou sem produtos.
Essa avaliação implica analisar o histórico de vendas, para prever quais produtos têm maior saída e quando eles saem.
Logo, a avaliação da demanda é fundamental para determinar quais itens precisam ser mantidos em estoque e em que quantidades.
Pode envolver ainda a análise de sazonalidade e tendências do mercado para garantir que o estoque atenda à demanda conforme o princípio Just-In-Time (JIT).
11. Utilizar software de gestão
O uso de um software de gestão é indispensável porque disso depende toda a automação do estoque.
Trata-se de uma ferramenta equipada com funcionalidades como registro de entradas e saídas, rastreamento do estoque em tempo real e geração de relatórios, entre outras funções.
Além disso, permite a automação de processos, como a emissão de pedidos de reposição com base nos níveis de estoque.
12. Calcular a rotatividade de estoque
A rotatividade de estoque é um indicador-chave para avaliar o desempenho nesse setor, consistindo no cálculo da frequência com que os produtos são vendidos e repostos.
Uma alta rotatividade indica que os produtos não ficam muito tempo em estoque, o que é positivo para o capital da empresa.
Já uma baixa rotatividade pode sugerir problemas, como produtos obsoletos ou estratégias de compra inadequadas.
Quais os principais erros do controle de estoque?
As boas práticas servem também para evitar os erros mais comuns na gestão de um estoque.
Veja quais são:
- Estoque obsoleto
- Falta de controle de prazos de validade
- Falta de registro de entradas e saídas
- Compras em excesso
- Falta de automação
- Falta de previsão de demanda
- Falta de reconciliação
- Erros de contagem
- Má gestão de fornecedores
- Manutenção inadequada
- Falta de treinamento da equipe.
Como o Lean Six Sigma ajuda na gestão do estoque?
Por ser um setor crítico, muito mais sensível a certos tipos de problemas, o estoque precisa ser gerido por profissionais extremamente qualificados.
Uma das metodologias mais eficazes para o controle de estoque é a Lean Six Sigma, com a qual grandes empresas conseguiram e ainda conseguem resultados extraordinários.
Isso porque ela se baseia na redução do desperdício, focando especialmente na redução dos estoques e controle rigoroso sobre seus inventários.
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Conclusão
Não há como fazer controle de estoque sem o conhecimento adequado em gestão e, como vimos, em automação.
Prepare-se para atuar nesse mercado com os cursos da Escola EDTI, em regime EAD ou presenciais Green Belt e Black Belt.