Gestor que desenvolve a habilidade de se antecipar e sabe como elaborar um plano de ação está alguns passos à frente no mercado.
Essa é uma competência das mais desejadas pelas empresas, que estão sempre em busca de pessoas capazes de resolver problemas.
Afinal, não há desafio que não possa ser superado sem um plano de ação consistente.
A elaboração de um plano requer uma grande capacidade analítica, além de um aguçado senso de percepção para os riscos.
São qualidades que você pode começar a desenvolver lendo este artigo, no qual vamos apresentar em um passo a passo as etapas da montagem de um plano de ação.
Como elaborar um plano de ação
Nas empresas de ponta, independentemente do porte e área de atuação, não se dá um passo sem que haja um planejamento elaborado.
O plano de ação é parte desse esforço, visando principalmente mitigar os riscos associados a toda atividade empresarial.
Perceba que, mesmo agindo proativamente, ou seja, sem visar uma ameaça concreta, a empresa no final estará trabalhando para neutralizar potenciais riscos.
Por exemplo, se o objetivo é aumentar a produtividade, uma das consequências disso será a diminuição dos riscos trazidos por questões de abastecimento.
Então, para facilitar o entendimento do plano de ação, vamos supor que o objetivo seja aumentar a eficiência operacional de uma empresa, reduzindo custos e melhorando a satisfação do cliente.
Veja na sequência como fazer isso, por meio de etapas encadeadas e detalhadas de um plano sob medida.
1. Diagnóstico e identificação de oportunidades
Tudo começa pelo reconhecimento do próprio “terreno”.
Para haver uma ação precisa e coordenada, é preciso entender bem o contexto em que a empresa atua.
Como no nosso caso queremos aumentar a eficiência operacional, vamos precisar realizar uma análise detalhada dos processos internos, identificando oportunidades de melhoria e áreas de desperdício.
Para isso, podemos utilizar ferramentas como diagramas de fluxo e análise SWOT, entre outras soluções analíticas combinadas.
2. Estabelecimento de metas e indicadores
Nenhum plano de ação pode funcionar sem metas bem definidas.
Por isso, é mandatório definir metas claras e mensuráveis para as áreas identificadas, bem como estabelecer indicadores-chave de desempenho (KPIs) para monitorar o progresso ao longo do tempo.
Essas metas, por sua vez, devem obedecer a lógica SMART, que sempre mencionamos em nossos artigos.
3. Criação do plano de ação
As etapas descritas servem como preparatórias, dando suporte para que o plano de ação possa ser enfim desenvolvido.
Agora, é hora de criar um plano detalhado que inclua a alocação de recursos, bem como o cronograma de implementação, com responsabilidades específicas para cada fase.
Para isso, vale recorrer a ferramentas como o método 5W2H para definir com ainda mais precisão quem faz o quê e que resultados esperar.
Você encontra aqui no blog da EDTI um guia completo sobre a ferramenta 5W2H.
4. Comunicação interna
O plano de ação por si só não basta.
A gestão precisa também pensar em todas as atividades de back office e stakeholders envolvidos, mesmo que não participem diretamente.
Por isso, é necessário comunicar as mudanças propostas a todos os colaboradores, destacando a importância da colaboração e do comprometimento de cada membro da equipe para o sucesso do plano.
Isso pode ser feito investindo em canais de endomarketing, além da estruturação de um setor de comunicação corporativa.
5. Implementação das mudanças
Planejar a ação é bom, mas ainda melhor é implementá-la.
Se o plano foi bem pensado e elaborado conforme as boas práticas de guias como o PMBOK ou segundo as metodologias Lean e Lean Six Sigma, as chances de êxito são altas.
São referências que garantem a plena execução das ações delineadas no plano, garantindo que cada etapa seja implementada com total controle.
Garantem também que o progresso seja monitorado regularmente para que se façam eventuais ajustes, se necessário.
6. Monitoramento dos resultados
Por falar em monitoramento, todo plano requer o acompanhamento dos KPIs estabelecidos, comparando os resultados obtidos com as metas estipuladas.
Essa é a etapa em que a gestão se certifica de que o plano de ação foi realmente elaborado de acordo com as boas práticas e se ele passou com sucesso da teoria à prática.
Para isso, vale utilizar ferramentas de análise estatística para identificar tendências e avaliar o impacto das mudanças.
7. Avaliação contínua
Os parâmetros estabelecidos pelas metodologias Lean servem justamente para evitar a incidência de falha humana e vícios de processo.
Porém, isso não significa que um plano seja perfeito por tempo indeterminado.
Cedo ou tarde, haverá a necessidade de realizar avaliações periódicas do plano de ação, identificando pontos fortes e áreas de ajustes.
Um ponto importante nessa fase é a coleta do feedback da equipe e dos clientes, se aplicável, para garantir uma abordagem contínua de melhoria.
Dicas e boas práticas
Por mais competente que seja a liderança em um plano de ação, o seu sucesso depende de uma série de fatores conjugados.
Veja abaixo algumas das boas práticas a serem observadas do início ao fim e que vão tornar seu plano de ação eficiente.
- Engajamento da equipe: os membros da equipe devem participar desde o início do processo. O engajamento e participação ativa aumentam a probabilidade de sucesso do plano
- Avaliação contínua: vale estabelecer mecanismos de avaliação contínua para garantir a adaptação do plano às mudanças no ambiente empresarial. Flexibilidade é a chave para o sucesso
- Comunicação transparente: a gestão deve manter os canais de comunicação abertos durante todo o processo. Os colaboradores precisam estar sempre a par dos objetivos, progressos e desafios
- Capacitação da equipe: se necessário, a empresa pode investir em treinamento e capacitação para os funcionários lidarem com as mudanças propostas. Quanto mais capacitada a equipe, melhor
- Análise de riscos: é preciso antecipar possíveis obstáculos e elaborar estratégias para mitigar riscos, a fim de prevenir contratempos
- Celebração de conquistas: reconhecer e celebrar os marcos alcançados ao longo do plano de ação motiva a equipe e aumenta o comprometimento
- Feedbacks constantes: é fundamental estimular a cultura de feedback contínuo, não só para viabilizar ajustes rápidos, mas para adaptar o plano conforme necessário
- Foco em inovação: novas ideias e abordagens podem surgir, por isso, é preciso que as lideranças estejam receptivas e prontas para implementar novos conceitos e práticas.
Erros a evitar
A mesma atenção exigida em relação às boas práticas deve ser dada aos erros a serem evitados na montagem, execução e acompanhamento de um plano de ação.
Confira:
- Falta de comprometimento da liderança
- Negligência na comunicação interna, gerando confusão e resistência
- Definição de metas pouco realistas, desmotivando a equipe
- Ausência de monitoramento contínuo, permitindo desvios do plano
- Falta de flexibilidade para ajustar o plano diante de desafios inesperados.
Como e onde utilizar o seu plano de ação
O plano de ação é aplicável em diversos setores industriais para aprimorar processos e alcançar metas.
Empresas no ramo da manufatura, por exemplo, podem implementar o plano para otimizar linhas de produção, reduzir desperdícios e melhorar a qualidade dos produtos.
Na área de energia, companhias podem utilizar o plano para aperfeiçoar práticas de sustentabilidade e eficiência operacional.
Em plantas automotivas, o plano pode focar na melhoria da cadeia de suprimentos, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
Seja como for, a aplicação do plano de ação é sempre versátil, adaptando-se às necessidades específicas de cada setor.
Um bom exemplo de plano de ação bem sucedido foi o que a Amazon criou para lançar seu novo serviço de streaming, o Amazon Prime Video.
Desenvolvido em 2016, tinha como deadline o lançamento do serviço em 2017, prazo que deveria ser cumpriado a partir de três pilares definidos pelo plano de ação:
- Criação de um catálogo de conteúdo atraente
- Desenvolvimento de uma estratégia de marketing digital
- Construção de uma base de assinantes.
A Amazon cumpriu todas as ações definidas e lançou o Amazon Prime Video dentro do cronograma proposto.
O serviço foi um sucesso imediato e rapidamente se tornou um dos principais streamings do mundo, segundo artigo da Forbes (em inglês).
Em 2023, o streaming tinha mais de 150 milhões de assinantes em todo o mundo, sendo responsável por uma parcela significativa da receita da Amazon.
O sucesso do Amazon Prime Video é um exemplo de como um plano de ação bem elaborado pode ajudar uma empresa a alcançar seus objetivos, não importa o quão ousados eles sejam.
Conclusão
Depois de entender como elaborar um plano de ação em suas etapas básicas, o aprendizado não para por aqui.
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