Todo gestor gostaria de saber como aumentar a produtividade nos negócios.
A questão é: qual a melhor solução?
Se fosse simples, bastava apenas aumentar o ritmo e entregar mais produtos ou serviços.
A resposta pode até parecer óbvia, mas um olhar mais atento mostra que não é bem assim.
O aumento da produção sem planejamento traz riscos, já que, ao produzir mais sem um preparo, a qualidade pode ser prejudicada.
Também é preciso alinhar outros aspectos operacionais e estratégicos, como a distribuição, para que o aumento na produção não fique encalhado nos estoques.
Como se vê, o aumento da produtividade não pode e nem deve acontecer de uma hora para outra.
Avance na leitura e descubra como conseguir isso sem colocar aspectos estratégicos do seu negócio em risco.
Como aumentar a produtividade em 14 dicas
Imagine que uma indústria produz 1 mil peças de um produto por mês.
Em um gesto ousado, suas lideranças decidem dobrar essa produção no mês seguinte, com o objetivo de superar a concorrência.
Elas só não contavam que suas máquinas não teriam a capacidade de entregar essa quantidade de produtos em um período de tempo tão curto.
Também não esperavam que seus profissionais não estivessem preparados para dar conta de tamanho desafio.
Assim, essa indústria descobriu da pior forma como aumentar a produtividade, na base da tentativa e erro, o que não deixa de ser válido, mas o custo é muito alto.
Felizmente, você não precisa passar por isso, já que a partir de agora veremos como conseguir aumentar a capacidade produtiva em 14 dicas.
1. Mapeamento de processos
Não existe atividade produtiva que não seja orientada por processos.
Desde o serviço mais simples até a mais sofisticada planta industrial, sempre vão existir as entradas (inputs) e saídas (outputs).
O que acontece entre um e outro é que vai definir a qualidade e, em consequência, o sucesso de um produto.
Por isso, quanto mais se conhece um processo, mais capaz a gestão será de aumentar a produtividade.
O caminho para isso é o mapeamento de processos, por meio de ferramentas como o Value Stream Mapping (VSM) e muitas outras.
2. Padronização de tarefas
Não se alcança a qualidade total sem um padrão para isso.
Quando compramos uma Coca Cola, esperamos receber um produto com determinadas características.
Assim como nossas expectativas mudam ao viajar de carro e de ônibus, cada marca precisa encontrar o seu diferencial, o que só é possível ao estabelecer uma padronização.
Esse é um dos objetivos da gestão da qualidade, assunto que já abordamos por aqui.
3. Redução de desperdícios
O foco principal da produção enxuta é a redução ou eliminação do desperdício.
Seus princípios ajudam a identificar e eliminar perdas em todas as etapas do processo, como previsto nos oito desperdícios Lean.
Um deles, o excesso de estoque, é tratado como uma verdadeira “obsessão”, tamanho o peso que um armazém abarrotado pode representar.
De qualquer forma, não existe uma hierarquia entre os desperdícios.
Todos precisam ser combatidos e evitados da mesma forma.
4. Melhoria contínua
Eliminar o desperdício contribui para o aumento da produtividade pelo melhor aproveitamento dos insumos e recursos disponíveis.
Porém, isso não é tudo.
É preciso não só agir preventivamente, mas adotar uma postura comprometida sempre com a melhoria.
Uma maneira de implementar esse mindset é adotar a filosofia de melhoria contínua conhecida como Kaizen.
5. Envolvimento da equipe
Uma pesquisa da McKinsey revela que um terço dos profissionais brasileiros não está satisfeito com seu trabalho.
De nada adianta investir em produtividade quando a parte mais importante disso, as pessoas, não se sentem envolvidas.
Por isso, a metodologia Lean Six Sigma destaca a importância do envolvimento de todos os níveis hierárquicos.
Do mais alto executivo C-level ao mais simples dos empregados operacionais, todos precisam estar engajados com a mesma causa, como se fizessem parte de uma grande corrente.
6. Medição e análise
Todo aumento de produtividade deve ser pautado em pelo menos um parâmetro.
Afinal, como saber se estamos melhorando quando não sabemos nem em que patamar estamos?
Empresas que registram alta produtividade têm sempre algum tipo de rotina de medição de performance e desempenho, por meio de KPIs.
Em geral, elas usam métricas específicas para avaliar o desempenho de cada um de seus processos e projetos.
Nesse aspecto, a coleta de dados e sua análise são fundamentais para embasar a tomada de decisão e identificar oportunidades de melhoria.
7. Treinamento contínuo
Melhoria contínua, treinamento e aperfeiçoamento contínuo.
Seria insensatez esperar aumento da produtividade e melhora na qualidade sem as pessoas estarem preparadas para dar um passo à frente.
Por isso, é fundamental investir em capacitação constante para a equipe, garantindo que todos compreendam os princípios Lean e estejam aptos a contribuir.
8. Foco no cliente
Aumentar a produtividade não significa muito se, na ponta final do processo, o cliente não colher os benefícios disso.
É preciso priorizar as atividades que agregam valor pelo ponto de vista do consumidor.
9. Gestão visual
Um dos benchmarkings mais conhecidos no mundo corporativo sobre aumento de produtividade é o da Toyota.
Para sair da crise econômica no pós-guerra, a montadora japonesa investiu pesado nos seus processos, usando para isso ferramentas de gestão para monitorar suas rotinas.
Algumas eram mais sofisticadas, enquanto outras surpreendiam pela simplicidade.
É o caso dos quadros Kanban.
Usados até hoje, mostram as tarefas dispostas em quadros à vista de todos.
Em três colunas, as atividades são inseridas em painéis (que podem ser até post-its).
Na da esquerda, ficam as que estão “por fazer”, enquanto na do meio ficam as “em andamento” e na da direita as “concluídas”.
10. Realização de auditorias
Em certos casos, existem vícios e gargalos de produção que só podem ser extirpados “cortando na carne”.
Para isso servem as auditorias, uma espécie de investigação para garantir a conformidade com os padrões estabelecidos e identificar áreas que necessitam de melhorias.
11. Automatize tarefas
Outra condição importante para aumentar a produtividade é aumentar a automação.
Além de liberar os funcionários para tarefas mais complexas e estratégicas, ela ajuda a evitar a falha humana, em especial nas atividades repetitivas ou com algum grau de risco.
12. Invista em treinamento e desenvolvimento
Como vimos, é preciso investir em formação para ter pessoas capazes de produzir mais e melhor.
Essa iniciativa pode ser complementada com treinamentos com objetivo de desenvolvimento de novas habilidades e competências.
Empresas que querem aumentar a produtividade têm no treinamento e desenvolvimento uma garantia para que seus funcionários tenham as habilidades e o conhecimento necessários para realizar seu trabalho e dar aquele algo mais.
Isso sem contar que pessoas bem treinadas são mais engajadas e motivadas, o que contribui também para a melhora do clima organizacional.
13. Trabalhe com metas claras e mensuráveis
Nos negócios e na vida, quem não tem objetivo acaba ficando para trás.
Antes de iniciar qualquer projeto de melhoria, é importante definir metas claras e mensuráveis para saber onde está e onde se pretende chegar.
Essa é uma maneira de garantir que os projetos estejam no caminho certo e que os resultados sejam alcançados.
Para isso, vale utilizar a matriz SMART para estabelecer metas Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Realistas e Temporais.
14. Use a Casa Lean como referência
Em certos casos, uma imagem vale mais do que mil palavras.
Uma prova disso é que, em projetos de melhoria, as grandes empresas costumam utilizar como referência o modelo conhecido como Casa Lean.
Como o termo já diz, trata-se do esquema de uma casa, na qual cada parte corresponde a uma parte da metodologia Lean Six Sigma.
Claro que esse é um assunto que também já abordamos por aqui, em um conteúdo completo no qual explicamos como construir uma Casa Lean do alicerce ao telhado.
Como o Lean Six Sigma ajuda a aumentar a produtividade?
Como vimos, a metodologia Lean Six Sigma foca na eliminação de desperdícios e na redução da variabilidade de processos.
Essa abordagem integrada busca aprimorar a eficiência operacional e a qualidade dos resultados.
Ao identificar e eliminar atividades desnecessárias, o Lean Six Sigma simplifica os fluxos de trabalho, reduzindo o tempo total de execução.
A padronização de tarefas, uma das suas práticas-chave, contribui para a consistência, minimizando variações que poderiam impactar negativamente a produtividade.
Aprenda mais sobre o Lean Six Sigma
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