Quem sabe como apresentar um projeto tem muito mais chances de se comunicar bem e convencer o público de interesse.
Esse é um desafio importante, já que não basta ter uma ótima ideia.
Sem um plano bem elaborado e a transmissão dele aos interessados, ela será apenas uma intenção, sem gerar efeito prático.
Considere ainda que, em um cenário no qual o trabalho remoto é cada vez mais presente, comunicar-se bem é fundamental, assim como a apresentação de projetos passa a ser uma habilidade necessária.
Como destaca um artigo da BBC, as falhas de comunicação no ambiente virtual são comuns, por isso, todo cuidado é pouco.
É justamente o que você evita ao aprender como apresentar um projeto, o que vamos explicar em detalhes a partir de agora.
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Por que aprender como apresentar projeto de maneira eficaz?
Uma coisa é saber o que se faz; outra é transmitir esse conhecimento.
Em muitos casos, precisamos “traduzir” informações para que elas não só possam ser compreendidas por leigos, mas gerar envolvimento.
Mesmo projetos precisam ser submetidos ao crivo de líderes, clientes, investidores e gestores para que recebam a aprovação.
Imagine, então, quando elaboramos projetos com ideias próprias, não solicitados ou com conceitos e técnicas pouco usuais?
Apresentar um projeto é, nesses e em outros casos, a melhor maneira de garantir o apoio necessário para a sua realização e continuidade.
Mas não dá para desperdiçar a chance fazendo isso de qualquer forma.
É aí que entra a importância de aprender como apresentar um projeto do jeito certo.
Como apresentar projeto da melhor maneira?
Uma matéria publicada pela Exame mostra 12 dos erros mais frequentes cometidos por profissionais e estudantes em suas apresentações.
O primeiro da lista é a falta de um roteiro, ou seja, de um fio condutor que ligue as diferentes partes de uma apresentação, dando a ela sentido próprio e coerência.
Apresentar um projeto sem isso é um sério risco, já que, sem saber de onde vem e para onde vai, fica difícil se fazer entender.
Veja na sequência como não cometer esses e outros pecados capitais ao apresentar seus projetos.
Mantenha contato visual e uma postura confiante
Outra matéria da BBC mostra o poder de um gesto simples, mas frequentemente ignorado: o de olhar nos olhos.
Além de passar mais segurança, essa é também uma maneira de resolver duas questões: saber se as pessoas estão realmente interessadas no que você tem a dizer e prender a atenção delas por meio do contato visual.
Como revela a publicação, essa é ainda uma estratégia para fazer com que seus interlocutores mantenham o foco em você, sem dispersar.
O mesmo se aplica à postura corporal, tão importante quanto o olhar para expressar confiabilidade.
O ideal, nesse caso, é evitar posições que possam sugerir tensão, como braços cruzados e mãos nos bolsos.
Conheça bem o público-alvo
Apresentar um projeto é, de certa forma, como fazer uma venda.
Para vender mais e melhor, é obrigatório conhecer o público para o qual os produtos e serviços são destinados.
Esse princípio precisa ser seguido também ao exibir um projeto, independentemente dos objetivos envolvidos.
Conhecer as pessoas para quem estamos apresentando é fundamental também para criar empatia.
Gerar identificação é a via mais curta para reduzir objeções e ganhar confiança rapidamente.
Por isso, é necessário fazer o “dever de casa” e mapear com o máximo de detalhes o comportamento, preferências e gostos daqueles que vão assistir a apresentação.
Organize a estrutura do projeto
Como vimos, uma das falhas mais comuns e graves cometidas pelas pessoas ao apresentarem seus projetos é a falta de um roteiro.
Nesse caso, uma dica é sempre partir do geral para o particular.
Por exemplo: se a apresentação é sobre uma nova estratégia de marketing, talvez seja bom começar falando do mercado para esse segmento e de estatísticas locais dessa indústria.
Isso funciona também para introduzir um assunto que, pela sua natureza, possa ser complexo para pessoas leigas entenderem.
Crie um título impactante
Uma apresentação com um título demasiadamente longo ou difícil de entender dificilmente ficará na lembrança.
Como diz o ator Morgan Freeman neste vídeo, o filme “Um Sonho de Liberdade”, no qual interpretou o personagem Red, foi muito prejudicado nos Estados Unidos em sua divulgação por ter um nome difícil de lembrar.
Ele destaca que “o marketing mais efetivo (em filmes) é a propaganda boca a boca. Você não pode avançar muito se você mal consegue dizer um nome”.
O segredo aqui é escolher um título que seja curto, a ponto de ser fácil de memorizar e com densidade suficiente para causar impacto.
Use slides visualmente atraentes
Como sugere um artigo (em inglês) da Universidade de Melbourne, na Austrália, o cérebro leva apenas uma fração de segundo para determinar a confiabilidade de uma pessoa.
Tenha sempre isso em consideração ao apresentar seus projetos, cuidando para que o layout da apresentação transmita profissionalismo e zelo com o design e aparência.
Vale, nesse caso, apostar em apresentações temáticas, que podem ser baixadas gratuitamente em sites como o Slides Carnival e Slides Go.
Destaque o problema que o projeto resolve
Em certos casos, pode não ficar claro para quem assiste a uma apresentação que tipo de problema ou questão o projeto ajuda a resolver ou melhorar.
A roteirização novamente é essencial nesse aspecto, expondo o desafio a ser superado pelo projeto antes que a solução seja apresentada.
Quanto mais complexo for o cenário, maior terá que ser o seu poder de síntese e resumo para explicar em poucas palavras.
Lembre-se sempre de que a atenção não se sustenta por muito tempo quando as pessoas perdem o interesse naquilo que estão visualizando.
Logo, quanto mais direto ao ponto você for ao destacar o problema a ser resolvido, maiores as chances de que o interesse em sua apresentação se mantenha do início ao fim.
Apresente dados e fatos relevantes
Uma coisa é dizer que projetos sem uma boa apresentação podem não ser aprovados ou receber investimentos.
Outra é citar uma pesquisa da KPMG (em inglês), segundo a qual 70% das empresas não dispõem de processos integrados para elaborar relatórios em seus projetos.
Ou, como mostra um estudo da Domino.ai, boa parte das grandes empresas desperdiça recursos para resolver problemas que na verdade não existem.
Por isso, sempre que apresentar seu projeto, procure embasá-lo com dados e fatos que comprovem tudo que você estiver sugerindo ou afirmando.
Use gráficos e infográficos para ilustrar pontos
A apresentação de um projeto é basicamente um resumo.
Não faz muito sentido usar grandes textos nessa etapa, até porque o que conta aqui é o seu poder de persuasão.
Vale apostar em ferramentas visuais para explicar os pontos mais controversos ou complexos, de modo que as pessoas entendam só ao bater o olho.
Gráficos e infográficos são poderosos aliados nesse sentido, já que servem para expressar visualmente variações, tendências, resultados e a evolução de indicadores.
Entre os tipos de gráfico mais usados para essas finalidades estão os de barras, BoxPlot e os gráficos de frequência.
Faça uma introdução envolvente
Já que a primeira impressão é a que fica, nada mais coerente do que começar envolvendo desde a abertura da apresentação.
Esse envolvimento, por sua vez, pode ser conquistado por meio de estratégias como:
- Uma história rápida, relatando algo pessoal ou ligado ao tema
- Faça uma pergunta intrigante para estimular a reflexão imediata
- Use uma estatística impactante para capturar a atenção, de preferência com dados surpreendentes
- Apresente um desafio, a fim de provocar a curiosidade
- Utilize humor, deixando a audiência mais relaxada e criando conexão
- Cite uma citação poderosa que inspire e envolva.
Demonstre o valor do projeto
Em projetos não solicitados, tão importante quanto ganhar a atenção de possíveis apoiadores, é mostrar logo de cara o valor daquilo que está sendo apresentado.
Você só terá uma chance, portanto, todo segundo de atenção que conseguir deve ser aproveitado ao máximo.
O valor do projeto deve estar em evidência do início ao fim da apresentação, de modo que não só prenda a atenção, mas faça com que as pessoas queiram apoiá-lo.
Prepare-se para perguntas
Esteja certo de que, ao final da sua apresentação, as pessoas terão perguntas a fazer.
O mesmo cuidado que você teve para fazer um roteiro, textos e design deve também ser dispensado para antecipar as dúvidas que possam surgir.
Uma prática que pode ajudar aqui é apresentar o projeto antes para um grupo reduzido de pessoas, pedindo-as para apresentarem suas dúvidas no final.
Pratique o tempo de apresentação
No universo das startups e da indústria audiovisual, o pitching é o tipo de apresentação em que os investidores decidem se apoiam ou não um projeto ou se eles avançam nas tratativas.
Uma das características desse formato é a curta duração, não passando de 20 minutos, quando muito.
As pessoas não precisam saber de todos os detalhes do seu projeto, certo?
Por isso, antes de apresentar, treine seu discurso para evitar a prolixidade ou o “embromation”.
Use uma linguagem acessível
Em muitos casos, a apresentação do projeto será feita para pessoas que não são exatamente da mesma área.
Na verdade, boa parte dos investidores não são necessariamente especialistas no tipo de negócio que costumam investir. O que interessa, no caso, é o potencial de crescimento.
Vale resgatar aquele ensinamento que aprendemos ainda no ensino médio, que diz que “apresente o tema de modo que sua avó consiga entender”.
Quanto menos termos técnicos, jargões e palavras rebuscadas você utilizar, melhor.
Faça pausas estratégicas
Até mesmo as apresentações mais divertidas e leves podem em algum momento gerar algum desgaste.
Cabe fazer uma análise ativa ao longo de toda a apresentação, para detectar eventuais sinais de cansaço.
Essa estratégia também pode ajudar caso esteja difícil cativar o interesse das pessoas, dando a elas uma pausa para respirar e pensar melhor.
Às vezes, tudo que alguém precisa para se concentrar são cinco minutos de pausa, uma água ou um cafezinho.
Relacione o projeto com casos de sucesso
Uma maneira bastante eficaz de convencer as pessoas sobre a viabilidade de um projeto é dar uma prova de valor citando casos similares.
Embora isso não seja uma garantia, é uma maneira de passar mais credibilidade e confiança, reduzindo o risco associado a um possível investimento.
Lembre-se de, ao fazer isso, estabelecer as diferenças entre o seu projeto e aqueles com os quais venha a ser comparado.
Qual a importância do storytelling ao apresentar um projeto?
Engana-se quem pensa que a arte de contar histórias cabe apenas a escritores, poetas e cineastas.
Na verdade, todo e qualquer profissional que seja capaz de associar seus projetos a experiências terá mais chances de sucesso do que aqueles que não o fazem.
Por mais técnica ou ciência exata que esteja envolvida, sempre há uma história que pode ser contada para ilustrar ideias, conceitos e defender pontos de vista.
Assim fazem, por exemplo, nomes como Neil deGrasse Tyson e Carl Sagan, renomados nomes da ciência que explicam ideias altamente complexas contando histórias simples.
Como gerenciar o tempo ao apresentar um projeto?
Um dos desafios que toda apresentação de projeto traz é a gestão do tempo.
É preciso explicar todos os pontos-chave de uma forma resumida, mas que não deixe dúvidas.
Para que nada fique de fora e a apresentação não se “arraste” por tempo demais, vale fazer ensaios para testar se consegue expor os temas de maneira adequada.
Se preferir, você também pode utilizar um cronômetro, marcando o tempo com um relógio de pulso ou mesmo pelo seu celular.
Como lidar com o nervosismo ao apresentar um projeto?
Apresentar-se para um grupo, mesmo reduzido, pode ser um desafio e tanto para as pessoas mais tímidas.
Uma técnica que pode ajudar a superar o nervosismo é, ao apresentar, fixar o olhar em apenas um ponto do ambiente, procurando não focar nas reações das pessoas.
O humor também ajuda.
Por isso, sempre que puder, e respeitando o bom senso, faça piadas ou relembre fatos curiosos e cômicos que ajudem a deixar o clima mais leve, de preferência relacionados ao tema da apresentação.
Aproveite para ler também nosso artigo sobre como dominar a oratória.
Conclusão
Saber como apresentar um projeto abre portas.
Quem dá esse passo tem sempre mais possibilidades de fazer bons negócios e de se destacar no mercado, ficando na lembrança por mais tempo.
Para fazer bonito, vale também investir em uma formação diferenciada, em um curso reconhecido internacionalmente.
Assim são as formações EAD, Green Belt e Black Belt da Escola EDTI, sua melhor escolha para entrar no mercado de líderes em Lean Six Sigma.