Como avaliação de desempenho pode ajudar nos resultados da empresa

A avaliação de desempenho está para as empresas como as notas estão para as escolas e cursos.

Ela é um instrumento essencial para garantir a qualidade desejada e para que as pessoas mantenham uma curva de aprendizado ascendente.

Não é à toa que a repetida frase do guru da gestão William E. Deming tornou-se tão conhecida: “Não se gerencia o que não se mede”.

A verdade é que as empresas que deixam de avaliar o desempenho de suas equipes arriscam-se seriamente a ter resultados ruins.

Acreditamos que, se você chegou até aqui, é porque não quer que isso aconteça e já se atentou para a necessidade de melhorar a performance no seu time de trabalho.

O próximo passo, então, é acompanhar este conteúdo até o final.

Saiba como avaliar o desempenho em sua empresa ou na carreira e habilite-se a voar mais alto!

O que é avaliação de desempenho?

Avaliação de desempenho é o procedimento formal usado para medir os resultados com base na performance esperada em uma função ou por uma equipe.

É também usada como balizador dos feedbacks que os colaboradores recebem, ajudando-os a desenvolver a autoconsciência em relação ao seu próprio desempenho.

Seja qual for a empresa, todo colaborador precisa performar com base em certa expectativa dentro de suas funções.

Por intermédio da avaliação de desempenho, a empresa pode saber se de fato o profissional está realizando as tarefas para as quais foi contratado e muito mais.

Ela também abre caminhos para a melhoria contínua, permitindo identificar em quais pontos a performance está abaixo do esperado ou se as expectativas estão sendo alcançadas ou até superadas.

?Para saber mais, leia o guia: Como compor uma cultura estruturada para melhoria contínua

Objetivos da avaliação de desempenho

Não faria o menor sentido contratar um profissional sem saber exatamente o que essa pessoa terá que fazer no dia a dia.

A avaliação de desempenho parte da premissa de que um colaborador é contratado com um escopo bem definido de tarefas.

A partir disso, será necessário avaliar periodicamente se os resultados estão alinhados com o que se espera de um funcionário ou mesmo de um sócio em uma empresa.

Dessa forma, a avaliação de desempenho tem como objetivos:

• Prover a gestão com informações que possam ser mostradas aos colaboradores em conversas sobre formas de melhorar a performance ou comportamentos
• Dar aos líderes uma visão das virtudes e debilidades de cada funcionário
• Proporcionar feedbacks diretos e objetivos acerca dos pontos em que cada um precisa melhorar
• Gerar um histórico de performance que poderá ser usado para justificar premiações, reajustes ou mesmo mudanças de função ou uma demissão
• Aproximar os gestores das pessoas que lideram, motivando-as a serem boas influências
• Aumentar o engajamento entre as equipes e de seus membros com a empresa
• Reduzir os índices de turnover, retendo os melhores talentos.

Importância da avaliação de desempenho na empresa

Avaliar o desempenho em uma equipe de trabalho pode ser comparado a monitorar um carro ao longo de uma corrida.

Sem saber se o motor está funcionando em sua máxima capacidade, não haveria como projetar as reais chances de vitória.

Metaforicamente, avaliar o desempenho das pessoas funciona de forma parecida.

Toda empresa tem o objetivo de gerar valor para os seus clientes e, com isso, proporcionar retorno para seus acionistas, sócios e colaboradores.

Enquanto isso, ela precisa estar atenta ao mercado, onde os outros “carros” estão disputando a mesma prova.

Portanto, ao avaliar o seu próprio desempenho, ela saberá em que posição se encontra nessa disputa e o que fazer para se colocar mais à frente.

Avaliação de desempenho individual x coletiva

Empresas são compostas por pessoas, que por sua vez, formam equipes diferentes dentro da organização, seja nas atividades de linha de frente ou no back office.

Logo, é necessário estabelecer mecanismos e métodos de avaliação individuais e coletivos, de maneira que cada colaborador e setor saibam onde precisam melhorar e onde estão indo bem.

É nesse ponto que a avaliação se alinha à estratégia da empresa como um todo.

Afinal, ao definir o que quer para si e de que forma pretende alcançar seus objetivos, é preciso estabelecer também um planejamento tático e operacional que permita que isso aconteça.

Na parte tática, entram os objetivos por setor, proporcionando uma avaliação por equipes, que, por sua vez, são formadas por indivíduos.

As metas operacionais estão ligadas ao desempenho individual, que, como vimos, precisa ser avaliado conforme a estratégia e a tática adotadas.

Principais métodos de avaliação de desempenho

Considerando a importância estratégica de analisar a conduta e a eficiência das pessoas e das equipes, resta escolher o método mais adequado.

Aqui, vale prestar bastante atenção à cultura organizacional, já que uma avaliação consistente dependerá do quanto ela se encaixa nesse contexto.

Por exemplo: se estamos falando de uma startup, não faria muito sentido adotar métodos rígidos ou que priorizem demais a hierarquia.

Por outro lado, métodos de autoavaliação podem não funcionar muito bem em uma empresa mais conservadora.

A ideia é escolher aquele que mais se ajusta aos valores da empresa, bem como à estrutura hierárquica (se houver) e ao modelo de gestão (vertical ou horizontal).

Veja a seguir quais são esses métodos e de que forma eles ajudam a medir o desempenho em empresas de diferentes perfis.

Metas

Também conhecido por avaliação por objetivos, nesse método o que está em jogo são as metas definidas para cada equipe ou colaborador.

Assim, é mais indicado para empresas que trabalham por projetos ou naquelas em que os setores e colaboradores são orientados por metas mensais, como é o caso do varejo.

Digamos, por exemplo, que uma loja de calçados decidiu estipular como meta para a sua equipe de vendas fechar negócio com 100 clientes por mês, ao longo de 6 meses. 

Como a equipe é composta por cinco vendedores, ficou estipulada a meta de 20 vendas mensais para cada um.

Ao fim do período, a direção poderá avaliar quem performou melhor, se a equipe bateu suas metas e se para os próximos 6 meses a meta poderá ser aumentada ou não.

360/180/90 graus

Por mais horizontal que seja a gestão de uma empresa, é certo que sempre haverá a presença de um líder ou responsável que possa responder pelas suas equipes.

Dessa forma, a avaliação poderá ser realizada considerando a relevância das avaliações dos membros e do próprio colaborador.

Se for feita exclusivamente pelo gestor, é chamada de avaliação 90 graus.

Se envolver o gestor e o próprio colaborador avaliado, então temos a avaliação em 180 graus.

Finalmente, se na avaliação estão envolvidos o gestor, o colaborador e os demais membros da equipe, temos o que se chama de avaliação 360 graus.

Autoavaliação

Analisar o próprio desempenho pode ser um ótimo exercício para desenvolver habilidades e competências.

Essa é a proposta da autoavaliação, na qual cada colaborador é responsável por informar ao seu líder como avalia a sua performance individual e como membro de uma equipe.

Porém, deixar a cargo de cada um a análise do trabalho realizado não significa que essa maneira de avaliar seja mais “solta”.

O gestor pode, por exemplo, utilizar folhas de avaliação para isso, nas quais o colaborador avalia sua performance conforme critérios valorados por notas.

Em uma equipe de vendas, por exemplo, podem ser avaliados atributos como apresentação, atendimento e agilidade, entre outros.

Por se tratar uma análise mais individualista, vale agregar outros métodos em conjunto, para que a avaliação seja ainda mais fidedigna.

Por competências

Para certos tipos de empresas, o fator comportamental pode ter um peso reduzido, levando em conta a necessidade de dominar certas competências e saberes técnicos.

Seria o caso de uma indústria ou de um laboratório nos quais a performance depende diretamente do quanto cada colaborador sabe sobre sua profissão.

É onde a avaliação por competências se encaixa melhor, já que nela o objetivo é avaliar a destreza e quão profundos são os conhecimentos, habilidades e aptidões de cada um.

Com base nos resultados, pode-se definir rotinas de treinamento para colaboradores menos qualificados ou, se necessário, fazer remanejamentos ou encaminhar para cursos externos.

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Por escala gráfica

Muito utilizado quando se implementa ferramentas de melhoria como o Diagrama de Ishikawa e Ciclo PDCA, entre outras, o gráfico de barras ou de colunas pode ajudar também na avaliação de desempenho.

Nesse caso, cada linha ou coluna pode representar um item avaliado, que será medido em uma escala (0 a 10, por exemplo).

É uma forma de avaliação recomendada quando se busca mais clareza na hora de divulgar os resultados e para comparar a performance entre membros de uma equipe.

Por equipe

A partir do que vimos, é atribuição da gestão avaliar não apenas o desempenho individual como também o coletivo.

Na avaliação por equipe, devem ser ponderados fatores que determinam se as metas foram batidas e, além disso, o quanto cada membro contribui para o sucesso do time.

Isso serve para que cada um possa avaliar a própria performance, melhorando-a conforme os resultados e para evitar que membros pouco ativos ganhem projeção à custa dos outros.

O fundamental é estabelecer KPIs que permitam avaliar o trabalho em conjunto, considerando o planejamento tático e, sobretudo, a estratégia da empresa.

Pesquisa de satisfação

Outra maneira de avaliar o desempenho e, ao mesmo tempo, motivar e gerar mais engajamento é a pesquisa de satisfação.

Nesse caso, a empresa promove uma pesquisa com perguntas diretas, no mesmo modelo que faria em uma pesquisa junto ao consumidor.

A partir das respostas obtidas, são realizadas melhorias tanto coletivas quanto no nível individual.

Para isso, os questionários devem ser baseados em questões de interesse da maioria, sem deixar de observar aspectos inclusivos no seu teor.

Por exemplo, em uma loja de equipamentos de informática, uma pergunta que pode ajudar a encontrar soluções seria “como você avalia a qualidade dos produtos do fornecedor X”?

Como fazer uma avaliação de desempenho com foco na produtividade

Quando se trata de desempenho, a equação é simples: colaboradores mais produtivos proporcionam produtos e serviços melhores e, com isso, a empresa e os clientes ganham.

Dessa forma, uma avaliação completa deve ter como foco a detecção de pontos fracos, mas, acima de tudo, a melhora na performance geral.

Esse é o caminho mais seguro para alcançar patamares elevados de produtividade e, com isso, a empresa se aproxima cada vez mais da excelência.

Por isso, as avaliações deverão ser pautadas em critérios objetivos, de modo a expressar a real situação dos colaboradores e das equipes, considerando as metas da empresa.

Veja a seguir algumas dicas para fazer isso de forma metódica e planejada.

Tenha metas SMART

Você já percebeu que, sem metas, não há como avaliar o desempenho.

Por outro lado, a definição de um ou mais objetivos relevantes é uma tarefa sujeita a um certo grau de incerteza, ainda mais quando não se conta com dados confiáveis.

Uma maneira de determinar metas que de fato contribuam para o crescimento do negócio é colocar em prática a ferramenta SMART, na qual as metas devem ser:

• S (Specific): detalhadas e específicas 
• M (Measurable): traduzidas em números
• A (Attainable): possíveis de atingir
• R (Relevant): relevantes e desafiadoras
• T (Time-based): ter um prazo realista de execução.

Defina o escopo de cada cargo/atividade

Em certos casos, o que falta não são exatamente metas, mas definir o que cada envolvido deve fazer em suas rotinas diárias para alcançá-las.

Ainda que esse tipo de atribuição seja alvo do planejamento operacional, nada impede que cada cargo tenha suas funções revistas periodicamente, de maneira que cada um saiba o que faz.

Adote KPIs consistentes

De nada adianta estipular metas ousadas sem adotar KPIs que permitam saber se as pessoas e equipes estão próximas ou não de atingi-las.

Na indústria, por exemplo, o Overall Equipment Effectiveness é um dos índices mais importantes, enquanto o Ticket Médio se aplica mais ao setor de serviços.

Planeje cada ciclo de avaliação

De quanto em quanto tempo suas avaliações serão feitas?

Quais instrumentos serão usados para isso?

Como os dados serão coletados?

São questões que devem ser previamente respondidas na fase do planejamento, em que as avaliações serão pensadas no longo prazo, de maneira a formar um repositório de dados com o passar do tempo.

Motive os colaboradores

Sem pessoas motivadas, não há sequer razão para fazer uma avaliação, até porque um dos seus objetivos é promover um ambiente de competitividade saudável.

Assim, é de extrema importância que a gestão se ocupe de manter os colaboradores motivados para darem o seu melhor.

Isso pode ser feito mediante recompensas na forma de bônus, prêmios materiais ou mesmo como pontos que contam para futuras promoções, entre outras manifestações de reconhecimento possíveis.

Faça correções e ajustes

Tomando como referência o que vimos até aqui, não faria sentido estabelecer rotinas de avaliação se, após cada ciclo, não houvesse ajustes.

A propósito, esses ajustes devem ser feitos não apenas no nível das pessoas e das equipes.

Os próprios gestores, ao longo do tempo, precisam rever os seus métodos de avaliação, que não devem ser imutáveis.

Como qualificar o desempenho do time a partir da avaliação

O aperfeiçoamento e a melhoria contínua são consequências de uma rotina bem feita de avaliações.

É nesse ponto que uma empresa se arrisca a falhar, já que, sem um referencial de qualidade, fica difícil saber de que forma a melhoria poderá ser implementada.

Portanto, a partir dos resultados de uma avaliação, é importante colocar em prática métodos para que o desempenho seja continuamente qualificado.

Conheça três delas abaixo.

Metodologia Lean

Basicamente, o que a metodologia Lean propõe é a eliminação do desperdício e de tudo que não agregue valor a um produto ou serviço.

Isso pode ser feito pelo controle dos processos de negócio, identificando e eliminando todo tipo de gargalo que prejudique o fluxo das atividades.

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Lean Six Sigma

Como já mostramos por aqui, a metodologia Lean Six Sigma é a união entre os conceitos de melhoria nos processos de uma empresa.

Ela permite a redução da variabilidade, enquanto diminui e elimina desperdícios.

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Kaizen

Vale ainda aplicar os 9 princípios Kaizen de melhoria contínua para que suas avaliações sejam sempre precisas:

1. Sempre aprenda praticando
2. Todo e qualquer desperdício deve ser eliminado
3. Os colaboradores devem estar envolvidos no processo de melhoria, sem exceção
4. A elevação da produtividade deve ser baseada em ações que não exijam um investimento financeiro alto
5. Todo setor da empresa está sujeito ao Kaizen
6. Os avanços obtidos devem ser divulgados para evidenciar a transparência na comunicação
7. A área com maior necessidade deve ser priorizado nas ações
8. O Kaizen deve ser direcionado com o propósito de melhoria dos processos
9. A melhoria das pessoas é sempre a prioridade.

Conclusão

Uma avaliação de desempenho é o ponto de partida para obter melhores resultados individuais e em equipe.

Para avaliar bem, você precisa dominar certas competências e atributos indispensáveis.

Uma maneira de chegar a esse nível é investindo em você mesmo, com os cursos presenciais e EAD da Escola EDTI.

Expanda ainda mais seus horizontes lendo também o e-book – Lean e Seis Sigma: qual a diferença?