Alcançar o sucesso e fortalecer a imagem da sua marca são alguns dos principais desejos de empresários de diferentes segmentos. Encontrar táticas que elevem seu número de vendas e ter funcionários que esteja comprometidos com suas atividades podem ser grandes desafios. No entanto, a possibilidade desses objetivos acontecerem fica mais fácil com as aplicações do Kaizen.
Como bem sabemos, não existe uma fórmula secreta que faça com que um empreendimento tenha constantes êxitos. Nem mesmo há um modelo perfeito de gestão em que nenhuma falha ou erro possa acontecer. Porém, se você deseja se esforçar e fazer gradativos esforços a fim de conquistar um diferencial competitivo no mercado, essa metodologia servirá de guia para sua consolidação.
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Nos tópicos abaixo apresentaremos de forma aprofundada o seu significado, as formas que ela pode ser aplicada, seus benefícios e seu funcionamento em diversas áreas da sua corporação. Ficou curioso? Então continue conosco e amplie seu conhecimento com as informações a seguir. Boa leitura!
A metodologia Kaizen
O termo, que dá nome à metodologia, é de origem japonesa e foi o que resultou da junção das palavras kai, que significa “mudar”, e zen, que quer dizer “para melhor”. Ou seja, fazendo uma tradução próxima da nossa realidade, podemos traduzir como melhoria contínua. Logo, é tudo aquilo que fazemos com o intuito crescer positivamente com foco no aprimoramento.
O responsável pela sua introdução e difusão foi o teórico e gestor japonês Masaaki Imai. Os conhecimentos foram compartilhados por meio do livro “Kaizen (Ky’zen), the key to Japan’s competitive success” lançado no ano de 1986. Ele também fundou um instituto que é chamado por tal expressão em que ele é considerado o pai.
No entanto, bem antes de tal publicação, essa verdadeira filosofia profissional foi de extrema importância em um dos períodos muito conhecidos da história mundial: o pós-guerra, vivido durante a década de 1950. Recebendo forte influência de sua cultura oriental, ele foi implantado nas empresas do Japão que precisavam recomeçar seu empreendimento do zero e se reerguerem.
A importância dessa metodologia
As aplicações do Kaizen só serão possíveis se existir um comprometimento de todos os funcionários que compõem uma empresa. Pois, tal metodologia, é sustentada com o argumento de que eles precisam ter foco na melhoria para que ela consiga se estabelecer de forma contínua. Logo, aspectos de gestão e liderança podem ser aprendidos e trabalhados durante os processos.
A palavra qualidade dentro dessa filosofia recebe uma grande importância e deve ser vista em cada área que compõe um empreendimento. Por isso, ela é planejada, monitorada, testada e constantemente avaliada a fim de aprimorar os métodos de produção e serviço. Alinhado a ela é possível ter acesso às principais ferramentas que ajudam nas rotinas de trabalho.
Em suma é visível notar que o investimento em sua implementação atrai outras maneiras de trazer mais inovação e bons resultados. Afinal, uma vez que você qualifica seus conhecimentos no intuito de preparar sua marca a fim de ter um forte engajamento, fica fácil converter clientes e aproximá-los do caminho que os levam à fidelização.
A maneira que ela funciona nas empresas
É natural que muitos empreendimentos nunca tenham trabalho certos aspectos da qualidade, porque ainda existe o costume corporativo de visar apenas o lucro e deixar de lado o investimento em áreas que, se bem estruturadas, ajudarão a expandir seu negócio. Ao conhecer as aplicações do Kaizen, os gestores verão que conquistar os resultados é uma questão de comprometimento.
A busca por soluções é uma atividade constante dessa metodologia e precisa receber o apoio dos responsáveis de cada setor. Isso se dá pelo fato de que tudo é dividido em projetos que organizam informações e visam alcançar um objetivo específico. Logo, é necessário que o papel de um chefe seja desconstruído para dar lugar ao líder.
Como já foi dito, é preciso que todos estejam focados nesse propósito. Sendo assim, a opinião de diferentes colaboradores precisam ser ouvidas a fim de tirar o máximo de proveito delas. Afinal, um profissional que está diariamente executando uma determinada tarefa sabe com exatidão os pontos fracos e fortes dela e seu ponto de vista é de extrema importância.
Normalmente, em uma empresa, existem setores que têm mais necessidade de melhorias que outros. No entanto, essas questões podem ser decididas nas reuniões que serão feitas e separadas conforme suas necessidades. O importante é elevar as oportunidades encontradas no caminho que aproxima do crescimento e reduzir os gargalos encontrados.
O Lean, o Seis sigma e o Kaizen
Quando estamos pesquisando sobre as aplicações do Kaizen ou estudando os aspectos da melhoria contínua, alguns termos surgirão como assuntos relacionados. Existem dois deles que são importantes de serem conhecidos: O Lean Manufacturing e o Seis Sigma. Cada qual dispõe de processos e ciclos diferentes, porém os três são focados na produtividade e na qualidade.
O primeiro citado é também conhecido por Sistema Toyota de Produção e em tradução livre significa Manufatura Enxuta. Com a mesma origem do Kaizen, ele trabalha com o propósito de usar só o que for necessário para a execução de um trabalho. Tem foco na redução de desperdícios categorizadas de oito formas:
- Estoque
- Excesso de produção
- Excesso de processamento
- Transporte
- Espera
- Defeitos
- Conhecimento
- Processos sem um padrão
Já o Six Sigma é focado na redução de falhas e dispõe de uma metodologia focada em cinco processos: definir, mensurar, analisar, aperfeiçoar e monitorar. Ela tem uma certificação que é dividida em diferentes níveis e em cada um deles os candidatos aprendem informações valiosas. Tudo começa com o White Belt até chegar ao nível de Black Belt.
Os benefícios de implementá-la na empresa
Com as aplicações do Kaizen nas áreas que fazem parte da sua empresa é possível encontrar alternativas de buscam reduzir gastos e eliminar exagerados de utilização dentro de um setor. É muito importante, pois, além de aumentar a receita, o responsável por cada equipe tem um controle mais apurado da movimentação de um produto ou de um serviço.
Como o foco é na produtividade e eficiência operacional, a maximização dos resultados propostos poderão aparecer com facilidade, porque o modo que os funcionários trabalham sofrerá mudanças que favorecerão a melhoria dos seus serviços. Estabelecendo tais comportamentos a qualidade dos produtos será aperfeiçoada e atrativa de acordo com as expectativas dos clientes.
Isso sem falar da integração de setores! Essa ação também ajuda a diminuir custos e melhorar a comunicação interna do empreendimento. Outro benefício é o mapeamento de processos, que ajudam a organizar de maneira dinâmica as atividades e responsabilidades dos membros do time. É perceptível a quantidade de proveitos que são tirados dessa metodologia.
As principais aplicações do Kaizen
Como foi dito anteriormente, essa metodologia pode ser aplicada em qualquer tipo de empresa. Basta saber se ela e todas as equipes estão preparadas para implementar mudanças dentro dos seus ambientes de trabalho. Afinal, requer uma colaboração coletiva. Em busca de maximizar seu valor, veja de que maneira é feita a aplicação em algumas áreas presentes na corporação.
Administração
É uma área muito importante em um empreendimento. Pois, trata-se de um local onde são gerenciadas questões que envolvem os recursos materiais, humanos e financeiros. Ela monitora e controla as atividades burocráticas presentes de todos os departamentos. Procurando definir as melhores metas e estratégias para contribuir na saúde de um negócio.
Por ele ter acesso a todas as áreas, sua utilidade será bastante relevante nas aplicações do Kaizen. Se os gestores organizarem boa parte do seu tempo de trabalho a fim de focar nas melhorias desse setor, a empresa sairá ganhando. Porque, ao enxergar os pontos que precisam ser aperfeiçoados, é possível padronizar os processos e promover um ambiente organizado.
Além disso, um monitoramento pode ser implementado a fim de certificar que os colaboradores farão seu papel de diminuir desperdícios e agir de modo mais produtivo em suas rotinas. No entanto, o diálogo precisa sempre ser promovido como forma de entender atitudes e influenciar a um bom comportamento. Sem precisar impor ou ser incisivo.
Gestão de pessoas
Talvez essa seja uma das áreas mais difíceis das aplicações do Kaizen. Pois, se tratando de seres humanos, é de conhecimento geral que cada um pensa e age de maneiras diferentes. O que pode ser certo em alguma situação poderá ser errada na visão do outro. No entanto, é preciso entender que no ambiente de trabalho é necessário seguir um ideal para conquistar um objetivo.
Logo, a presença de um líder é muito importante justamente na gestão dessa área. Porque ele trabalhará de forma motivacional fazendo com que aconteça um maior desempenho no departamento que gerencia. Algumas reuniões podem ser feitas a fim de dialogar sobre certos aspectos que ainda são complicadas de lidar. Porém, certas ferramentas poderão ajudar.
O brainstorming é uma atividade que ajudará a achar melhores soluções e permitirá que o time trabalhe de modo dinâmico com sua criatividade. Se for o caso, rever o plano de ação que foi estabelecido no planejamento estratégico trará um melhor aproveitamento das ideais propostas ou, até mesmo, promover a reformulação dele no intuito de estar apropriado à metodologia.
Segurança
A segurança interna, que protege a integridade dos funcionários, e a que guarda os dados e demais informações dos clientes precisam ser levadas em consideração. As aplicações do Kaizen aqui devem ser utilizadas a fim de enxergar brechas e pontos inseguros que, se não reparados a tempo, poderão gerar graves consequências dentro um empreendimento.
Já imaginou saber que sua empresa dispõe de um site que apresenta inúmeras vulnerabilidades que possibilitarão a invasão de hackers? Seria uma situação muito complicada ter qualquer informação valiosa do cliente nas mãos de estranhos, não é mesmo? Por isso, foque em tais questões e transmita mais proteção aos seus consumidores e colaboradores.
Procure trabalhar com softwares confiáveis e que são bem avaliados no mercado. É interesse estabelecer métricas com o seu setor de TI. Pois, por meio delas, é possível ficar em alerta e identificar quaisquer riscos. No entanto, é sempre bom tomar cuidado na mensuração: não se pode medir exageradamente ou esquecer dessa atividade. Estude qual será a sua melhor forma.
Logística
Muitas empresas são mal avaliadas em alguns sites na Internet devido aos problemas de logística que elas enfrentam. Além de relacionar a sua marca a uma imagem negativa, tal ação pode significar outro desserviço: falta de controle de estoque. Logo, as aplicações do Kaizen serão de grande proveito nesse departamento a fim de eliminar desperdícios e diminuir gargalos.
Uma das ferramentas que ajuda em tal propósito é o ciclo PDCA. Por meio das suas etapas o gestor responsável poderá manter sua equipe comprometida com tarefas mais organizadas. Essa metodologia possibilita também reduzir os itens estocados com intuito de minimizar o excesso de solicitações. Assim, um fluxo de separação é feito a fim de aumentar a produtividade.
Produção
Em certas empresas, o chão da fábrica encontra-se mal elaborado e faz com que um produto tenha uma grande rotatividade dentro do próprio setor. As aplicações do Kaizen mostrarão o quanto essas etapas estão atrasando as entregas dos produtos e como isso prejudica o dia a dia da equipe do departamento.
Logo, é possível mapear os processos de uma maneira mais produtiva e que elimine os desperdícios. Tal atividade também ajudará na construção do PPCP. É importante lembrar que essa metodologia começou com total foco industrial e grandes marcas no mercado usam até hoje tal filosofia em suas rotinas de trabalho. A Toyota e a Porsche são alguns exemplos.
O investimento no Kaizen
Conhecer sua metodologia e todos os aspectos das aplicações do Kaizen trará um grande diferencial na vida dos seus funcionários. Pois, além de investir na capacitação deles, sua empresa conhecerá ferramentas e métodos que mudarão sua forma de gestão.
Como você percebeu, ao longo deste artigo, as aplicações do Kaizen, em seja qual for a área, trarão resultados surpreendentes e grandes chances de estabelecer um ambiente mais produtivo e com funcionários mais focados. No entanto, é preciso conhecer por completo sua metodologia.
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