Existe uma frase conhecida dos empreendedores que resume muito bem a maior regra para conquistar o crescimento profissional: “não basta ser bom, tem que parecer bom”. Ela é especialmente útil para os profissionais que passam maus bocados apresentando os resultados da empresa.
Afinal, nem sempre quem tem boa capacidade de análise de dados consegue expressá-los claramente. E as consequências disso são o nervosismo de quem apresenta, a falta de envolvimento da plateia e a sensação de ser bom e não parecer.
Quer acabar com esse problema de uma vez por todas? Então acompanhe este artigo até o final, melhore suas apresentações e pareça aquilo que você realmente é: um bom analista e o futuro gestor do seu departamento!
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Como interpretar os resultados da empresa
Tudo começa com um bom entendimento da importância de trabalhar os dados da maneira certa.
Quem lida com eles diariamente sabe que uma pesquisa rigorosa é muito importante, mas que a análise bem-feita desse material é tão fundamental quanto.
Ou seja, dados mal coletados — em que as fontes não são confiáveis, a amostragem é insignificante ou o assunto é irrelevante — não servem de nada. Mas os dados certos mal interpretados também não vão te levar a melhorias significativas na performance de uma empresa ou departamento.
Então vamos voltar no início desse processo e compreender como algumas medidas podem melhorá-lo. Um bom ponto de partida é entender que a qualidade dos seus dados depende que eles sejam relevantes, interpretáveis, precisos e acessíveis.
Ao coletá-los, faça a si mesmo as seguintes perguntas: os dados não interessam a ninguém? Então eles não são relevantes. São tão complexos que você mesmo não é capaz de tirar conclusões a respeito? Então não são interpretáveis. Foram conseguidos sem um método sistemático?
Então não são precisos. São relevantes, interpretáveis e precisos, mas simplesmente não dá para explicá-los para a sua equipe? Então não são acessíveis.
Por outro lado, se seus resultados passaram nesses quatro quesitos, parabéns! A primeira parte do processo de apresentar os seus resultados já foi cumprida!
Só falta lembrar que avaliar é diferente de analisar. Até agora, você avaliou seus resultados e se certificou que eles foram bem medidos. Ou seja, de que não há equívocos nos números que você levantou.
De agora em diante, resta analisar. Isto é: dar uma interpretação adequada aos seus números. E para que você pareça bom, os números sozinhos não bastam, porque, ao contrário do que muita gente pensa, eles não falam por si sós. Cabe a você ligar as coisas e propor uma interpretação para o que mediu com base em sua experiência e conhecimento do problema específico.
Vamos ver isso na prática, em cada um dos tipos de apresentação de resultados mais comuns no dia a dia organizacional.
Diagnóstico empresarial
O diagnóstico empresarial faz parte da estratégia de qualquer empresa. Sua apresentação consiste, boa parte das vezes, em comparar 3 situações e, a partir delas, tirar conclusões que vão definir estratégias de curto, médio e longo prazo.
Esse tipo de diagnóstico é muito importante, pois dele podem depender as próximas ações de marketing, vendas, seleção e recrutamento e qualquer tipo de escolha estratégica interna.
É também um diagnóstico difícil de apresentar, pois, dependendo do tamanho da empresa ou do departamento em que você trabalha, pode ser preciso mobilizar uma quantidade gigantesca de dados: vendas, detalhes estratégicos, efetividade de projetos, ações e várias outras coisas.
Para lidar com esse volume enorme de informações, o melhor é recorrer a planilhas e ser muito organizado — tanto na preparação do material quanto na apresentação dele.
Provavelmente, o que se espera é que um bom diagnóstico empresarial mostre à equipe 3 situações que vão nortear a estratégia:
- Onde a empresa está: em termos estratégicos, qual é o posicionamento da organização? Ele é bom? A concorrência é alta? O produto que vende tem baixo custo e lucratividade alta? O que a empresa conquistou financeiramente ao longo dos anos? Basicamente, essa pergunta ajuda a compreender se tudo que foi feito até o momento é satisfatório.
- Onde deveria estar: aqui, considera-se o mínimo que se espera de uma empresa de um determinado porte no que diz respeito ao retorno financeiro, marketing e recursos que ela movimenta. Costuma-se usar benchmarking — comparação com os números de outros empreendimentos similares e que são bem-sucedidos — para responder essa pergunta.
- Onde se gostaria que ela estivesse: em termos ideais, o que os gestores imaginam para essa empresa? Essa pergunta é muito mais uma meta distante a se perseguir do que uma proposta de realidade imediata. É uma espécie de sonho que mantém todo mundo motivado.
Analisando os resultados de um determinado período a partir dessas perguntas, você pode dividir as próximas ações em muito urgentes, urgentes e nada urgentes de acordo com os aspectos que pretende melhorar e em quanto tempo.
Pronto! Agora você tem uma linha de ação para o próximo ciclo (ou ano): basta seguir o planejamento que foi baseado em um diagnóstico seguro das ações estratégicas. Essa ação sempre deve ser o resultado de uma análise de dados… a consequência dos seus aprendizados.
O diagnóstico empresarial é muito importante para os colaboradores de uma empresa. Ele é que dá segurança institucional e permite que todos tenham uma unidade de ação, sabendo quais erros corrigir, que tipo de comportamento preservar e em quanto tempo isso deve ser feito.
Talvez seja um dos tipos mais complexos de análises de dados, tanto pela quantidade de informações que requer quanto pela importância das decisões que vão ser tomadas por causa delas.
Pode ter certeza que vai ser difícil encontrar um jeito melhor de empregar o seu talento com os números!
Resultados financeiros
Sim, estamos falando de dinheiro. E, você sabe: esse assunto é delicado. A boa notícia é que uma análise desse tipo não é nem de longe tão complexa quanto um diagnóstico empresarial. Até porque bons resultados financeiros também dependem de um diagnóstico bem-feito, então, de certa forma, ela já começou lá.
Cuidado com as análises de dados de curto prazo
Em todo caso, é bom tomar alguns cuidados, pois qualquer erro aqui significa dinheiro perdido. Por exemplo, evite tirar conclusões analisando dados de curto prazo. Toda vez que você avalia oscilações mensais ou semanais em um gráfico, corre o risco de dar um significado a eventos aleatórios.
Quer um exemplo? Imagine que você trabalha em uma empresa de transportes e observou faturamento baixo no mês de janeiro. Seria um grande erro culpar o setor de vendas por não fechar novos contratos, uma vez que é período de férias escolares. Seria melhor que uma conclusão desse tipo fosse baseada em dados semestrais ou anuais, não é verdade?
Evite reduzir tudo à causalidade
Esse exemplo, aliás, também mostra como a causalidade pode ser perigosa. Causalidade é isso mesmo que o nome dá a entender: você interpreta um dado como causado por outro em um processo simples.
O problema é quando a interpretação é simples demais. É claro que se espera que você dê significado aos dados de resultados financeiros na sua apresentação, mas ficar procurando respostas para todas as perguntas e “forçando a barra” com os seus números é muito perigoso.
A realidade é algo muito mais complexo do que uma série de relações de causa e efeito em que cada efeito tem uma causa direta e visível. Alguns resultados podem ter diversas causas e não é aconselhável que você fique arriscando respostas para todos eles.
Além disso pode existir o que os estatísticos chama de correlação espúria, ou seja, quando existe correlação, mas essa não implica em causalidade. Quer um exemplo bem interessante? Você sabia que quanto mais padeiros mais crimes acontecem? Você concluiria que seria interessante diminuir o número de padeiros para diminuir os número de crimes? Leia mais desse exemplo no texto entendendo correlação e causa.
Satisfação do cliente
Dentre os tipos de análises que apresentamos, a de satisfação do cliente acabou se transformando na mais fácil de se fazer. E isso se deve a um tipo de análise chamado Net Promoter Score — ou Placar da Rede de Promotores, em português.
Criado por Fred Reichheld e Rob Markey no livro A Pergunta Definitiva, esse modelo torna muito fácil transformar em números o nível de satisfação dos clientes de uma empresa.
Basicamente, a única pergunta que o consumidor deve responder é: “de 0 a 10, qual é a chance de você indicar nossa empresa a um amigo?”
E a resposta a essa pergunta deve ser interpretada da seguinte forma:
- 0 a 6: clientes detratores
- 7 e 8: clientes neutros
- 9 e 10: clientes promotores
Os clientes promotores são os que indicariam sua empresa a amigos. Os neutros podem até gostar do seu produto ou serviço, mas não o consideram bom o suficiente para indicar. E os detratores são os que têm grandes chances de falar mal dela.
Repare que só os valores mais altos (9 e 10) são atribuídos aos clientes promotores. E isso tem um motivo: para que um cliente indique uma empresa espontaneamente, ele deve considerá-la muito acima da média.
Depois de fazer essa pesquisa com uma amostragem dos seus clientes, basta aplicar os resultados a uma fórmula bem simples:
promotores – detratores = nível de satisfação do cliente
Aqui na Escola EDTI nós calculamos o NPS em cada turma realizada e ele nos ajuda a acompanhar a qualidade do curso. Como estamos em expansão para mais de 10 cidades no Brasil, precisamos garantir que a qualidade seja mantida e o NPS serve como nosso indicador. Como benchmark, podemos dizer que nosso NPS é de 93%.
Para tentar entender o porquê de sua nota ser alta ou baixa você vai precisar desdobrar sua pesquisa de satisfação em um questionário.
O conteúdo desse questionário é fácil de imaginar. São perguntas como “por que você avalia o atendimento como bom, médio ou ruim?” e “que sugestões teria para que ele melhore?”.
Em todo caso, é algo que não deve dar muito trabalho, seja na fase de avaliação ou de análise dos dados. Com um pouco de tempo e as escolhas certas para a apresentação, as planilha e os slides, os resultados vão ficar muito fáceis de compreender.
Montando uma boa apresentação
Essa é a etapa crítica para a maioria dos empreendedores. A formação de gestores, no Brasil, ainda é muito técnica e, ao se verem às voltas com situações que exigem envolvimento interpessoal de qualquer espécie, os empreendedores se sentem despreparados e nervosos.
Acrescente-se a isso o fato de que muitos desses gestores não são formados em Administração de Empresas, mas em profissões técnicas e operacionais — o que, de forma nenhuma, diga-se de passagem, diminui a competência, mas deixa uma lacuna no que diz respeito à oratória.
O maior obstáculo para as apresentações é a barreira da linguagem. Qualquer pessoa que conhece um ambiente corporativo é capaz de perceber que times de áreas diferentes falam “línguas” diferentes, o que dificulta a comunicação em alguns momentos.
Portanto, seu primeiro cuidado deve ser nesse sentido: elabore uma linguagem que deixe de lado os chavões da sua profissão, assim como o vocabulário técnico. Até mesmo as piadas — fundamentais para descontrair uma apresentação — devem ser de fácil compreensão.
Se você estiver preparado para transpor essa barreira da linguagem, o resto vai fluir sem problemas. Veja alguns cuidados, conhecimentos e habilidades que podem facilitar muito esses momentos de falar em público e se prepare devidamente:
Trabalhando nos slides
Os slides e o projetor são, ao mesmo tempo, seus maiores aliados e inimigos em uma apresentação.
Quem nunca esteve presente em uma reunião em que o palestrante se contenta apenas em trocar os slides e ler em voz alta o que está escrito neles? Para ele, essa pode ser uma boa forma de se livrar do problema de falar em público, mas para quem está assistindo é muito maçante!
Tenha como regra básica que a sua apresentação é uma história. Nessa história, o enredo (isto é, a ordem em que as coisas acontecem) são os seus dados, e o personagem principal é você, e nunca os seus slides.
Portanto, embora um projetor e um arquivo de PowerPoint sejam ferramentas excelentes para a sua apresentação, eles não devem tirar a atenção do que realmente importa: as informações e a análise que você faz delas.
Sendo assim, trabalhe com pouco texto. Coloque só o necessário para realçar os pontos mais importantes e refrescar a sua memória durante a apresentação.
A importância do design
Se não é interessante que o seu material chame mais atenção do que você, isso começa na escolha do design dos slides.
Apresentações corporativas pedem opções visuais mais sóbrias e um layout organizado e com poucas cores. Se você é uma pessoa bem tradicional, pode usar o logotipo da empresa como plano de fundo para as projeções. Se quiser variar, use as ferramentas de edição do software para criar você mesmo a arte, mas não exagere nos detalhes.
Imagine uma apresentação de diagnóstico empresarial — com todas as suas planilhas, os números, as informações e os dados — diagramada sobre um fundo cheio de cores e detalhes. Difícil prender a atenção das pessoas por muito tempo desse jeito, concorda?
Tudo isso está relacionado a evitar o exagero e apostar no bom gosto. Não recorra a animações, efeitos gráficos extravagantes e foque no que realmente importa: texto sucinto, visual sóbrio, imagens e gráficos simples e funcionais.
Pontos para se destacar
Há uma informação que os escritores compreendem muito bem e que vai te ajudar a fixar o conteúdo das suas apresentações: títulos e subtítulos importam muito.
Se você não acredita, experimente dar uma olhada em todos os subtítulos deste artigo e repare como eles facilitam a compreensão e a localização do conteúdo no texto. Essa é a mesma técnica que você deve usar nos seus slides.
Se o que você quer concluir é que o posicionamento de marketing da empresa não foi o esperado, não chame essa sessão de “problemas estratégicos da empresa”, mas de “posicionamento de marketing insatisfatório”.
Esse tipo de objetividade é o que garante que a plateia fixe o conteúdo da sua apresentação.
Apresentando os resultados
Ao contrário do que se imagina, o nervosismo pode ser um aliado no momento da apresentação, desde que você não permita que ele chegue a um nível que a inviabilize. A adrenalina contribui para o foco e a disciplina na explicação do conteúdo, portanto, vale a pena aprender a lidar com ela.
Isso é algo que músicos e atores, por exemplo, aprendem desde cedo. Muitas pessoas tímidas conseguem se soltar no palco ou em público, sem necessariamente deixarem de ser tímidas por isso.
Não existe propriamente um tipo de pessoa que “nasceu” para falar em público e isso, como tudo mais, depende de prática e de alguns cuidados. Entenda melhor:
Dicas essenciais
Algumas técnicas podem ajudar a afastar o nervosismo e te dar mais domínio do que vai falar:
Use a “teoria do elevador”
Você conhece a “teoria do elevador”? Trata-se de um exercício de síntese muito bom para quem fala em público. Imagine que, no elevador, a caminho da sua apresentação, um desconhecido puxa conversa com você e pergunta sobre o que você vai falar.
Você tem aproximadamente 40 segundos — que pode ser considerada uma boa média de tempo das conversas de elevador — para explicar a essa pessoa todos os elementos da sua apresentação de resultados.
Se for capaz de fazê-lo, significa que você consegue repassar rapidamente todos os aspectos principais do conteúdo e dificilmente vai se perder ou esquecer os elementos de ligação entre as partes.
Compreenda a técnica do triângulo
Todo show, peça de teatro ou apresentação pública estabelece um triângulo entre quem fala, quem ouve e o conteúdo.
Se você desconsiderar o público ao falar, não vai estabelecer uma relação. Se você ficar perdido no conteúdo, também não. Qualquer lado que é muito enfatizado ou esquecido desequilibra o triângulo e atrapalha a comunicação.
Por isso, faça perguntas ao público, sinta-se à vontade para brincar com ele — desde que não sejam brincadeiras inconvenientes — e sempre retome o que você tem a dizer.
Se você interage com o seu conteúdo e leva os ouvintes a interagirem também, a sua apresentação fica dinâmica, interessante e descontraída.
Erros que não podem ser cometidos
Ao longo deste texto, já abordamos vários tipos de conduta que empobrecem uma apresentação de resultados. Vale a pena relembrar alguns e incluir outros:
- ser excessivamente técnico na linguagem ou não levar em consideração o nível de conhecimento que os ouvintes têm do assunto;
- coletar mal os dados (eles devem ser relevantes, interpretáveis, precisos e acessíveis);
- apenas apresentar dados, sem fazer uma interpretação relevante do que eles dão a entender;
- criar teorias a partir da análise de dados de curto prazo ou dar muita importância à causalidade (achar que todo problema tem uma causa única, simples e direta);
- escolher ou criar um design muito extravagante para os slides;
- colocar texto demais neles e passar todo o tempo lendo as informações mostradas pelo projetor;
- usar títulos e subtítulos pouco objetivos para os slides;
- deixar-se levar pelo excesso de nervosismo;
- não ser capaz de sintetizar todo o conteúdo numa conversa de 40 segundos (teoria do elevador);
- ignorar um ou mais lados do triângulo durante a apresentação (apresentador, público ou conteúdo);
- considerar as apresentações como um aspecto menor do dia a dia de um profissional que ambiciona um cargo de gestão em uma empresa e não se preparar ou se qualificar para elas.
Como dissemos no início desta seção, falar bem em público não é um talento natural com o qual as pessoas nascem. É uma técnica como qualquer outra, que pode e deve ser exercitada.
É hora de se qualificar
Coletar, analisar e interpretar dados de forma precisa é algo que requer qualificação. A estatística e outras técnicas analíticas são conhecimentos que, aliados a uma boa capacidade de explicação, dão muito poder a quem os detém.
São algumas das qualidades que definem e diferenciam os grandes líderes, inclusive. Vale a pena pesquisá-las mais a fundo e investir nesse tipo de qualificação.
Quem sabe colocar em prática os processos de avaliação e análise de dados e tem os requisitos necessários para explicá-los, naturalmente se destaca no dia a dia organizacional e se torna um forte candidato a cargos estratégicos e de liderança.
Já pensou em investir na sua qualificação e começar agora mesmo a virar essa página na sua carreira? Talvez o que falte para você seja ter os números a favor — em todos os sentidos da expressão.
Essa é uma constatação que vale para aprimorar o seu lado pessoal e profissional: “não adianta ser bom, tem que parecer bom”.
Coletando, analisando e apresentando os resultados com riqueza de análise, inteligência e segurança, você vai estar sempre um passo à frente e cada vez mais próximo de reunir todas as habilidades dos grandes líderes e gestores. Comece a dar atenção a esses aspectos desde já e passe a parecer tão bom quanto você é. Em casos assim, as aparências nunca enganam.
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