Agile e DMAIC formam a combinação de sucesso para apoiar a gestão das empresas na implementação do framework Scrum.
Inclusive, as metodologias podem ser utilizadas também por gestores iniciantes, desde que tenham algum conhecimento em Lean Six Sigma (LSS).
No caso, Scrum, Agile e DMAIC são aplicados no desenvolvimento de softwares.
Porém, nada impede que os três sejam usados como referência em projetos para criação de outros tipos de produtos e até serviços.
Como veremos ao longo deste texto, porém, Scrum pode ser uma estrutura de trabalho generalista demais, cuja implementação pode facilmente se perder, por falta de referências.
Para evitar que todo o esforço de organização se perca, os especialistas em LSS adaptaram o roteiro DMAIC para auxiliar nesse processo.
Esse é um conhecimento valioso para quem precisa de mais organização em rotinas de desenvolvimento de soluções para o cliente.
Veja nas linhas abaixo como implementar o Scrum e tenha resultados muito melhores em seus projetos!
Qual é a relação entre Agile e DMAIC?
Agile é o termo usado para se referir à filosofia e metodologia ágil, que vamos conhecer em detalhes mais à frente.
Por sua vez, DMAIC é o um roteiro de ações que é a base da metodologia Lean Six Sigma.
Embora sejam ferramentas de trabalho totalmente distintas, não demorou muito para que fosse estabelecida uma relação entre elas.
A razão para isso não é difícil de perceber: ambas existem para dar mais organização aos projetos de desenvolvimento de soluções e de melhoria.
Por analogia, Agile DMAIC seria como um grande Transformer.
Embora cada robô seja poderoso por si só, quando eles se unem, tornam-se imbatíveis.
Isso porque a metodologia ágil prioriza o que deve ser feito, em detrimento da burocracia e da normatização excessiva, por meio da estrutura de trabalho Scrum.
Enquanto isso, o DMAIC antecipa em suas etapas as ações a serem realizadas.
O que é Agile?
A filosofia Agile foi criada em 2001 por um grupo de 17 nomes influentes da indústria de softwares.
Naquele momento, o segmento de TI se ressentia de um conjunto próprio de conceitos e métodos de trabalho.
Os que eram usados até então foram herdados da indústria, que opera de maneira distinta.
Foi então que eles criaram o Manifesto Ágil, um conjunto de 12 princípios, que tomam como base quatro valores fundamentais:
- Valorizar mais indivíduos e interações ao invés de processos e ferramentas
- Valorizar o software em funcionamento ao invés da documentação abrangente
- Valorizar a colaboração com o cliente ao invés da negociação de contratos
- Valorizar a resposta à mudança em vez de seguir um plano.
O que é DMAIC?
DMAIC é a abreviatura para as cinco etapas essenciais para a implementação da metodologia LSS, cujos objetivos principais são a melhora da qualidade e a redução do desperdício.
- D: Define (Definir)
- M: Measure (Medir)
- A: Analyze (Analisar)
- I: Improve (Melhorar)
- C: Control (Controlar).
É um processo que se supõe cíclico. Ou seja, assim que a gestão chega ao “C”, ela pode retornar ao “D”, melhorando ainda mais o objeto ou processo em questão.
Assim, utilizar o roteiro DMAIC dentro dos princípios ágeis confere uma dinâmica muito maior, dando ainda mais segurança na implementação do Scrum.
O que é Scrum?
Já a metodologia Scrum surge a partir do Manifesto Ágil.
Portanto, ela é a operacionalização das ideias e teorias suscitadas pelos seus signatários.
Não tardou para que ela fosse “exportada” para outros segmentos, além do de software.
Na indústria de transformação, por exemplo, o Scrum pode ser utilizado com as mais diversas finalidades, principalmente em projetos de melhoria.
Cada objeto alvo das ações é chamado de “artefato” e recebe tratamento conforme três fundamentos:
- Inspeção: os artefatos são inspecionados sistematicamente e, se algum problema é detectado, ele deve ser resolvido o mais rapidamente possível
- Adaptação: todas as etapas do projeto devem ser pautadas pelos princípios Kaizen de melhoria contínua
- Transparência: as decisões em um projeto são sempre compartilhadas e os seus artefatos devem estar sempre ao alcance de todos que dele fazem parte.
A partir disso, o trabalho se organiza da seguinte forma:
- Sprint: ciclo de entrega com metas para criar ou melhorar um produto.
- Reunião de Planejamento: reunião que precede o desenvolvimento de cada Sprint
- Reunião Diária (Daily Scrum): evento rápido realizado diariamente para revisar o andamento do Sprint
- Sprint Review: feedback sobre o produto entregue ao final de cada Sprint
- Sprint Retrospective: evento em que se cria um plano de melhoria para o próximo Sprint.
Como Agile e DMAIC podem ser utilizados juntos?
Até mesmo nas empresas que já têm alguma experiência com o framework Scrum, pode ser desafiador definir o que fazer em cada uma de suas etapas.
Lembre-se que o objetivo do Manifesto Ágil é, sobretudo, desburocratizar o desenvolvimento de software, logo, a metodologia de trabalho a ser usada precisa ser aberta.
Toda essa liberdade de ação proposta pelo Scrum pode torná-lo genérico demais para a gestão, tornando-se ineficaz por falta de aplicação prática.
O roteiro DMAIC, nesse sentido, dá um norte para as ações a serem realizadas, orientando quanto aos indicadores a serem observados em cada etapa do Scrum.
Em outras palavras: o Scrum orienta quanto ao que fazer, enquanto o DMAIC preenche cada etapa com um direcionamento prático.
Quais os benefícios de combinar Agile e DMAIC?
Os conceitos ágeis servem como uma referência ao conduzir projetos, sendo operacionalizados por meio de uma série de indicadores.
Uma das ferramentas usadas para isso, como vamos ver neste conteúdo, é o Framework de Adoção Ágil.
Composto por centenas de indicadores, ele fornece uma visão muito mais ampla sobre os artefatos em um projeto Scrum.
Ao combinar essa abordagem com o DMAIC, a margem para erro torna-se praticamente nula, uma vez que uma grande quantidade de variáveis passa a ser controlada.
Assim, o principal benefício em combinar Agile e DMAIC é a minimização da falha, ao mesmo tempo em que o Scrum Team passa a trabalhar com parâmetros sólidos.
O Agile DMAIC se “acopla” ao Scrum, definindo um total de 12 medidas, que são como desdobramentos das cinco etapas do DMAIC, como esquematizado abaixo:
Imagem: Thiago Ferraz (via Linkedin)
Há ainda outras vantagens consideráveis nessa combinação, como veremos na sequência.
Orienta o Scrum Team
Como bem define o engenheiro de software Thiago Ferraz:
“O Agile DMAIC utiliza princípios e técnicas do Lean Six Sigma e foca na execução, de forma iterativa e incremental, de uma simplificação do DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar). Essa execução é realizada em paralelo ao uso do Scrum e, à medida que os problemas são identificados e tratados, as melhorias são implantadas a cada Sprint.”
Dessa forma, o Agile DMAIC traz como benefício mais imediato a orientação quanto ao que fazer em cada Sprint.
Significa então que o Scrum é uma metodologia incompleta?
De certa forma sim, porque as equipes envolvidas podem não ter a prática para trabalhar – o que demanda o uso de mais ferramentas para orientar suas ações.
Lembre que cada Scrum é único e há uma liberdade que, se não é bem direcionada, pode se transformar em caos.
É para evitar esse caos que se aplica Agile DMAIC aos projetos Scrum.
Agiliza os processos
Existe um grande risco de um projeto baseado na metodologia Scrum “emperrar” quando o Product Owner, Scrum Master e Time de Desenvolvimento não estão alinhados.
A aplicação de Agile DMAIC é uma forma de agilizar os processos internos, de maneira que as pessoas envolvidas saibam exatamente o que fazer e como fazer.
É também um meio de tornar os Daily Scrums objetivos e rápidos como têm que ser, aplicando-se o mesmo para as revisões e as retrospectivas.
Apoia a tomada de decisão
As ferramentas Ágeis conferem uma grande quantidade de parâmetros e indicadores para definir e mensurar um objeto de melhoria.
Dessa forma, os Scrum Masters podem decidir com muito mais segurança, bem como delegar tarefas com conhecimento de causa.
Um dos desafios em projetos Scrum é justamente conciliar a autonomia dos profissionais com o poder de decidir em equipes cuja gestão é horizontal.
Essas incertezas são minimizadas quando existe uma metodologia que deixa claro quais são os assuntos sensíveis e aqueles que podem ser conduzidos sem supervisão.
Como usar Agile e DMAIC em um projeto?
Como vimos, o roteiro Agile DMAIC nunca é o mesmo.
Cada projeto e empresa define como vai utilizá-lo, bem como a forma de adaptá-lo ao Scrum.
De qualquer forma, há orientações comuns que podem ser aplicadas em diferentes casos, facilitando a adoção das práticas ágeis.
Lembrando que, Agile, Scrum e DMAIC são, em essência, ferramentas de checagem, utilizadas para acompanhar o andamento de um projeto.
Veja a seguir como isso pode ser feito.
Agile Adoption Framework (AAF)
O AAF é um dos tantos indicadores em projetos Ágeis e é dividido em duas partes:
- Índice de Medição Ágil: identifica o potencial alcançável por projeto e organização
- Processo de Quatro Estágios: ajudar a avaliar se o projeto e a empresa estão prontos para aderir às práticas ágeis, bem como na identificação das práticas a serem adotadas.
Para a avaliação de agilidade, o AAF sugere aproximadamente 300 indicadores, que juntos formam uma espécie de escala de classificação.
Scrum Maturity Index (SMI)
O SMI também é um índice, mas criado para medir e avaliar o nível de maturidade Scrum de uma empresa em 13 itens, cada um em uma escala de cinco níveis:
- Ready (em preparação)
- Starter (iniciante)
- Practitioner (praticante)
- Performer (artista)
- High Performer (alto desempenho).
Ao medir e avaliar sua maturidade atual, o Scrum Maturity Index (SMI) aponta uma direção a seguir e as ações necessárias para o necessário amadurecimento.
Os itens são:
- Squad Purpose (Metas do Time)
- Product Backlog (Pendências do Produto)
- Backlog Refinement (Refinamento do Produto)
- User Story Definition (Definição da história do usuário)
- Sprint Planning (Planejamento do Sprint)
- Daily Stand-Up (Levantamento diário)
- Review & Showcase (Revisão e Demonstrações)
- Retrospective (Retrospectiva do projeto)
- Obstacle Board (Painel de Obstáculos)
- Squad Norm (Normas para a equipe)
- Calendar & Attendance (Lista de presença e calendário de atividades)
- Squad Dashboard (Painel de Atividades)
- Burn Down Chart (Gráfico de tarefas realizadas);
Scrum Assessment Checklist (SAC)
O Scrum-Checklist serve como guia para quem está dando os primeiros passos com o Scrum, ajudando a avaliar se a implementação dessa metodologia está correta.
Trata-se de uma ferramenta para equipes iniciantes em Scrum, elencando 78 itens usados para avaliar eventos e as funções de cada um dentro das equipes.
Os itens são dispostos por seções, com cada uma delas ligada a um tipo de prioridade.
DMAIC
O Agile DMAIC aplica princípios e técnicas do Lean Six Sigma para execução em projetos por um viés iterativo e incremental.
É considerado uma versão simplificada do DMAIC, sendo aplicado conforme o diagrama abaixo, extraído do artigo Agile DMAIC: Um Método para Avaliar e Melhorar o Uso do Scrum em Projetos de Software:
O papel do graduado Lean Six Sigma no Scrum
Os Scrum Teams, como vimos, são formados pelo Product Owner e Scrum Master.
O primeiro se coloca entre o cliente e o Time de Desenvolvimento, enquanto o segundo atua como uma espécie de supervisor.
No Agile DMAIC, essas funções podem ser desempenhadas por gestores graduados Black Belt ou Green Belt.
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Conclusão
Vimos neste texto que Agile DMAIC é a solução indicada para implementação da metodologia Scrum.
Para isso, é necessário dominar as diversas ferramentas que compõem esse roteiro de melhoria, em que centenas de indicadores de desempenho podem ser utilizados.
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