A importância de um plano de ação para uma empresa

Planos não funcionam, em grande parte, por seus gestores não saberem exercer de forma correta a função de controle, ou então o que fazer quando as coisas começam a dar errado.

É pensando exatamente neste tipo de dificuldade que hoje abordaremos recomendações fundamentais para quem deseja entender como fazer um plano de ação efetivo, que impacte positivamente o desempenho e a produtividade da equipe, especialmente no desenvolvimento de projetos.

Realizar um plano de ação é importante pois torna claro os objetivos que, em resumo, são a expressão do caminho que a organização pretende seguir e a estratégia é o projeto final para se chegar lá. A estratégia, portanto, é o plano no qual seria impossível o exito em qualquer projeto.

No universo corporativo, com sua competitividade gritante e altos custos de produção, formação constantes de novos perfis do consumidor, que se apresentam cada dia mais mais exigentes e menos fieis a marcas, pois conhecem todas as possibilidades de compra existentes, entre outros aspectos, torna indispensável o planejamento e o desenvolvimento de plano sólido no qual tem como objetivo alcançar a visão da empresa, significa um fracasso iminente.

Para isso, é imprescindível que informações sejam realmente confiáveis e existam possibilidades de execução sólidas, afinal, sem isso qualquer atividade de planejamento se transforma em mero desperdício de tempo. E é justamente por isso que as empresas que obtém sucesso são as que seguem com rigor seus planos de ação, uma listagem detalhada de todos os atos necessários para se atingir um determinado objetivo.

Com o crescimento natural do negócio, da quantidade de colaboradores envolvida em cada iniciativa, bem como da complexidade das funções, passa a ser ainda mais imprescindível gerenciar adequadamente um plano de ação. Isso porque o inevitável processo de delegação, sem um roteiro a ser transmitido à equipe. Mas como atingir esse patamar de solidez no planejamento?

No que consiste o plano de ação

O processo de operacionalização dos objetivos deve mostrar com o máximo de clareza:

• O objetivo final a ser alcançado;
• Os passos a serem trilhados, em sequência, para alcançar esse objetivo;
• A lógica na realização dessas atividades;
• Os prazos de início e fim de cada atividade;
• O responsável pela execução de cada etapa;
• Os recursos envolvidos na materialização de cada tarefa;
• As metas intermediárias a serem atingidas ao final de cada atividade;
• Os indicadores que serão usados como base no processo de avaliação de resultados, retroação e correção dos rumos da empresa.

Como fazer um plano de ação

Um plano de ação normalmente é realizado com a aplicação da técnica 5W2H, que consiste, em linhas gerais, na realização de uma checklist de determinadas atividades, por meio das seguintes palavras-chaves:

• What: o que será feito (etapas);
• Why: por que será feito (justificativa);
• Where: onde será feito (local);
• When: quando será feito (tempo);
• Who: por quem será feito (responsabilidade);
• How: como será feito (método);
• How much: quanto custará fazer (custo).

Passos para elaborar um plano de ação

1. Definir onde se quer chegar (objetivo);
2. Compreender e saber transmitir aos colaboradores por que esse objetivo deve ser alcançado;
3. Materializar os caminhos para atingir os objetivos por meio de metas que devem ser definidas em conjunto com a equipe (administração por objetivos);
4. Elaborar uma lista de ações para cada meta, o que pode ser feito com técnicas de compartilhamento de ideias, como o brainstorming;
5. Preparar um cronograma com prazos bem delimitados para a conclusão de cada etapa por cada membro da equipe;
6. Atribuir as responsabilidades, delegando tarefas (quem será responsável por fazer cada atividade e a quem se reportará?);
7. Alocar recursos, delineando detalhadamente o total e quanto há de verbas para a consecução de cada atividade;
8. Identificar possíveis problemas, fazendo um diagnóstico completo de tudo o que pode dar errado ao longo do processo, para isso pode ser usada a matriz SWOT;
9. Desenvolver estratégias para acompanhar a evolução, monitorando o progresso permanentemente;
10. Implementar efetivamente o plano.

Erros mais comuns

Na elaboração de um plano de ação, é preciso tomar bastante cuidado para não que não ocorram equívocos, que podem ser cometidos até mesmo por gerentes de projeto experientes.

Concentrar muitas atividades em um curto espaço de tempo, sobrecarregando a equipe, superestimar os recursos disponíveis, ignorar passos importantes para o alcance dos objetivos finais, misturar a sequência de etapas e não detalhar suficientemente as atividades são figurinhas carimbadas na lista de tropeços mais cometidos.

É bastante improvável que um gestor consiga controlar todas essas variáveis com a excelência desejada sem o auxílio de um software de gestão de projetos.

Afinal, uma solução em gerenciamento de projetos automatiza algumas tarefas do cotidiano, disparando lembretes de prazos, mostrando por meio de um dashboard se há membros da equipe ociosos ou sobrecarregados, qual o atual percentual de dispêndio de recursos, as previsões estatísticas de custo total do projeto e assim por diante.

Para o gestor, receber dados sobre a evolução do time em tempo real e dispor de relatórios com análise de indicadores de desempenho são enormes diferenciais que separam a adivinhação fracassada da execução de excelência.

Como evitar estes erros

Esteja preparado! Profissionais Black Belt possuem ainda um alto senso analítico e estatístico. Isso porque o sucesso de um projeto de melhoria é sempre pautado em dados concretos. A contratação de um Black Belt sempre gera a expectativa da concretização das melhorias em maior lucro e menores custos. Dessa maneira, ao se certificar como Black Belt, o profissional estará apto a traduzir todos os seus processos em lucros reais para a corporação.