Pagamentos glosados podem representar até 10% do faturamento mensal de uma empresa, o que é um número bastante significativo para qualquer empresário que deseja passar por essa crise sem grandes danos. Com o desafio de fechar as contas no final do mês, evitar desperdício e reduzir despesas, os gestores precisam agir para evitar este custo.
Mas como ocorrem as glosas? Quais são as principais consequências de pagamentos glosados? Como evitá-los? Continue a leitura e confira:
O que é glosa e como ela ocorre
Antes de tudo, é importante entender o que de fato é a glosa: trata-se de toda cobrança ou pagamento que não está de acordo com os termos firmados entre o contratado e o contratante. Na área de saúde, o termo é utilizado quando acontece a recusa do pagamento por parte do contratante depois de o serviço ter sido prestado pelo contratado.
Existem 3 classificações de glosas: administrativas, técnicas e lineares. As administrativas podem ocorrer em qualquer área; já as técnicas e lineares são exclusivas da área de saúde. Vamos entender um pouco melhor sobre cada uma:
- Administrativas: as que mais acontecem no mercado. Podem ocorrer devido a mau preenchimento de guias de autorização (formulário impresso que contém detalhes sobre o cliente) e procedimentos médicos, tabelas e valores das taxas fora da margem exercida no mercado;
- Técnicas: quando o enfermeiro auditor realiza procedimentos e cobra-os sem argumentação técnica, como ausência de prescrição médica, anotações a lápis e medicamentos sem checagem devida;
- Lineares: peculiaridades do contratado.
Quais são as principais consequências das glosas
Quando ocorrem sucessivas situações de pagamentos glosados, a primeira grande consequência é a dificuldade de fechar o caixa de forma satisfatória, além do gasto de tempo e monetário para mover ou criar uma equipe de auditoria para revisar relatórios e comparar documentos.
Esse tipo de situação também pode causar um mal estar entre o contratante e o contratado, já que os dois querem ter razão e apenas um está correto na cobrança. Além disso, o cliente ou usuário pode ter uma visão equivocada da empresa, já que ele não tem acesso aos contratos que definem o tipo de acordo assinado por ambas as empresa.
Essa é uma consequência bastante grave dos pagamentos glosados, pois a imagem que a empresa passa para as pessoas e para o mercado é um fator determinante para os sucesso.
Além de todos os problemas citados, o impasse sobre a cobrança de pagamento (a glosa) pode ir além dos escritórios das empresas e parar na justiça, tendo consequências ainda maiores. Valores astronômicos podem surgir desses embates, a credibilidade da empresa pode cair consideravelmente e muitos funcionários podem ser demitidos em decorrência da resolução na justiça.
Como evitar essa situação
Você certamente não quer que a sua empresa tenha que lidar com as situações que mencionamos no tópico anterior. Para evitar esses problemas, é só seguir as dicas que separamos para você:
Melhore os processos continuamente
Um processo bom é aquele onde é fácil fazer o certo e difícil fazer o errado. Nesse sentido, um bom processo deveria diminuir as chance de glosa.
Uma boa maneira maneira de tornar isso possível é por meio da utilização de métodos poka-yoke, ou a prova de erros. O conceito sobre esses sistemas foi desenvolvido inicialmente na Toyota, mas pode ser aplicado em organizações de saúde. Por exemplo, é possível criar lembretes, avisos ou alarmes para nos lembrar de fazer determinada atividade. Também existe a possibilidade de se criar regras no sistema de informações do hospital que não permita que um documento seja enviado sem determinada informação.
Para ajudar nessas melhorias também pode ser interessante utilizar uma metodologia para estruturar essas iniciativas. Algumas técnicas básicas para encontrar a causa raiz como as 7 Ferramentas da Qualidade também pode ajudar.
Seja eficiente na gestão de autorizações
Usar os mecanismos de regulação que os próprios contratantes adotaram na hora de firmar o contrato é a melhor maneira de evitar disparidades entre o que foi acordado e o que o cliente está pedindo na prática.
A empresa deve criar ou adotar um mecanismo para armazenar grande quantidade de informação e que consiga agregá-las e organizá-las. Assim, será possível evitar muitos erros recorrentes por falta de informações ou em razão de informações incompletas, além de agilizar procedimentos simples que não exigem tanta burocracia
Faça uso de um sistema eletrônico
Por mais treinada e eficiente que seja uma equipe, sempre ocorrerão erros na hora de preenchimentos de formulário e similares. Utilizar um sistema eletrônico é fundamental para diminuir as glosas nesses momentos.
Boa parte das glosas ocorre em decorrência do erro humano na hora dos preenchimentos; assim, substituir ou ajudar essa etapa adicionando um sistema eletrônico reduzirá de forma significativa os erros.
Mas é importante ressaltar que não basta utilizar um sistema eletrônico se o processo não for eficiente. Antes de qualquer tecnologia ser adotada é preciso melhorar os processos, caso contrário o sistema só aumentará a velocidade de produção desses erros.
Fortaleça as auditorias internas
Este é um trabalho fundamental para ter excelência nas gestões administrativas e financeiras, alcançando excelência também na qualidade nos serviços prestados.
É necessário treinar e aperfeiçoar a equipe de auditoria para que eles possam obter o máximo de conhecimento sobre os mínimos detalhes de todas as formalidades exigidas. Se um sistema eletrônico já tiver sido implantado, a equipe poderá usar as informações para desenvolver um trabalho mais eficiente.
Tenha um controle mais rígido da qualidade das informações
É importante valorizar as informações obtidas em todas as etapas do processo de contratação, pois a falha ou os ruídos na comunicação podem causar grandes transtornos na hora de obter o pagamento. Tendo um controle rígido em todas as informações passadas, a empresa conseguirá ser mais eficiente, manter a qualidade e evitar as glosas.
Programe um sistema de gestão integrada
Um sistema eletrônico que ajude cada setor nas suas deficiências é importante, mas ter o controle geral de forma única é uma maneira fundamental de evitar as glosas. Com uma gestão integrada, o administrador poderá controlar treinamentos da equipe, workshops, palestras, assim como acompanhar todo o fluxo de informações que acontece entre todas as áreas.
Além de tudo isso, com um sistema integrado, será mais simples gerar valores de todas as atividades e serviços automaticamente, o que, por sua vez, facilitará o trabalho da equipe de auditoria no futuro.
A gestão automatizada e integrada permitirá ainda a criação de documentos eletrônicos já conferidos de forma única e automática. Tudo isso traz uma solidez para a empresa e beneficia a instituição em eventuais buscas judiciais por pagamentos e reembolsos não realizados pelos contratantes.
Não há dúvidas que, para conseguir evitar os pagamentos glosados, é necessário um trabalho em conjunto de todos os setores de uma organização.
O controle rígido de todas as informações que cercam o contrato feito pelas empresas contratantes e uma posterior auditoria também são essenciais no combate às glosas, além, é claro, de um sistema de gestão integrado. Ele facilita o controle das informações obtidas nos formulários e ajuda a empresa em futuros e eventuais processos judiciais.
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