A vida de um gestor da área médica não é mesmo fácil. Correria, cobrança e responsabilidade com pacientes, muitas vezes, deixam os profissionais atordoados, não é mesmo? A gestão de processos, ao tratar de estabelecer um padrão nas metodologias visando planejar, executar e avaliar todas as atividades da cadeia do negócio, serve para desatar esses nós.
Neste post, abordaremos a importância desse sistema para ajudar você a se tornar um profissional com um diferencial competitivo de peso na sua área de atuação. Acompanhe!
Avançar com planejamento
A melhor forma de explicar a gestão de processos é recorrer ao próprio significado da segunda palavra. Com origem no latim, esse vocábulo vem do verbete “procedere” e sua definição é ampla: projetar, controlar, usar, transformar ou inventar.
Dessa forma, são estabelecidos modelos de operação para pôr em prática esses verbos. Esse método é dinâmico, isto é, oscila o tempo todo. Por isso, é vital a vigilância constante sobre ele. Para que a administração tenha êxito, as atitudes benéficas terão de passar por incessantes aperfeiçoamentos. Do mesmo jeito, as prejudiciais vão requerer contínuas correções.
Como esses procedimentos são traduzidos em melhorias no atendimento de saúde? Aplique essa lista de ações relacionadas à palavra “processo” diretamente sobre os seus desafios. Desse modo, será fundamental:
- projetar (antecipar situações críticas e detectar oportunidades);
- controlar (garantir a qualidade);
- usar (empregar todos os recursos possíveis para conquistar seus objetivos);
- transformar (criar e coordenar atos práticos em direção às mudanças);
- inventar (encontrar saídas inéditas e criativas para prosperar).
Por meio dessas precauções, sempre haverá elementos para abastecer o seu olhar crítico sobre o desempenho do grupo de trabalho. Você valorizará os movimentos positivos, mas não deixará de consertar os negativos, aprimorando-os.
Ampliar a comunicação
Esse controle de métodos traz um benefício enorme para a comunicação, um problema recorrente na medicina. Isso porque os estilos padronizados de agir vão proporcionar a abertura de diversos canais de diálogo.
Vamos para uma situação prática. Imagine que um médico deu alta a um paciente, mas saiu do hospital antes de assinar a liberação. A família ansiosamente lhe cobra uma medida. Você fica com receio, pois é muita responsabilidade autorizar essa saída sem um documento.
Um profissional com habilidades em comandar teria identificado esse — e outros obstáculos — e estabelecido um padrão de reação prévio. Qual seria ele? Essa resposta tem múltiplas faces. Poderia ser a criação de um esquema de substituição automática, conforme a virada de cada plantão. Por exemplo: o médico X sai às 21h e, a partir das 21h01, o doutor Y passa a ser o responsável pelos pacientes de X.
Haveria ainda a hipótese de instalar um software com integração a smartphones, no qual o doutor X pudesse consentir a partida desse usuário pela internet. Um terceiro meio seria estabelecer uma rotina na qual cada profissional, antes de deixar seu expediente, tivesse que prestar contas sobre a jornada. O conjunto de medidas a ser selecionado dependerá do tipo de serviço e da realidade de cada clínica ou consultório. Evidentemente, isso se repete em qualquer outra adversidade que você consiga constatar.
Como são muitos os contratempos na área de saúde, é essencial ter o domínio sobre essas técnicas. Assim, será possível identificar os responsáveis por cada uma das ações e avaliar suas performances. Um curso de especialização pode fazer com que o gestor aumente a qualidade de seus comandos. Afinal de contas, seja qual for o procedimento escolhido, o diálogo terá de ser usado para manter a equipe integrada.
Todos os diferentes departamentos necessitam estar conectados em perfeita sincronia. O mercado demanda profissionais capazes de gerenciar e executar a implantação dessa cultura em prol de vantagens concretas para os atendimentos médicos. Quem mostrar aptidão para preencher essas lacunas terá destaque. Acredite!
Dividir tarefas e aumentar a eficiência
A divisão estratégica de funções é um importante suporte aos líderes, pois a fiscalização dos métodos torna-se mais simples. Cada departamento deve conhecer tanto as próprias obrigações como as de outros setores.
Trata-se de algo fundamental para conseguir técnicas sinérgicas, ou seja, que garantam uma ação conjunta de diversos agentes em busca de um resultado melhor — do que aquele que era esperado com providências solitárias.
Sem a integração entre as diversas áreas de uma organização de saúde, não dá para caminhar em direção à gestão plena de processos. A conexão entre as partes precisa contar com canais abertos, desobstruídos e ágeis. Isso se refletirá no efeito global.
Para os atendidos, pouca importa um desempenho parcialmente eficaz. Lembra do caso do paciente que ficou sem a sua guia de autorização para a alta? Imagine que a recepcionista e os enfermeiros tenham sido gentis e que o médico também tenha recebido desse usuário uma boa avaliação.
Mesmo assim, nesse cenário, esse paciente deixará o hospital insatisfeito, o que comprova que cada área tem de estar empenhada em cumprir as suas missões. É como a fábula do sabiá apagando o fogo da floresta:
“O leão pergunta ao pássaro — Por que você está levando água nesse bico tão pequeno? — E a ave responde — Para fazer a minha parte, senhor Leão. Se cada um tivesse feito a sua, essas chamas já estariam apagadas.”
E como fazer para dividir os encargos de jeito eficiente e que atenda às carências específicas de sua realidade? São inúmeras as opções, pois essa metodologia é recheada de diversas correntes.
Uma delas é a do escritor James Harrington, que separa as operações em três espécies de meios gerenciais: primário (ou principal), de apoio e de gestão. Abaixo, vamos explicar um pouco sobre elas. Confira!
1. Processo Primário ou Principal
Este tipo ganha essa classificação, porque está diretamente ligado aos pacientes e à finalidade básica da organização. Em uma clínica, por exemplo, o trabalho dos médicos e os procedimentos de enfermagem seriam incluídos nesse rótulo.
2. Processo de Apoio
Neste modelo, serão enquadrados os serviços que dão suporte aos atendimentos primários. Daí a origem dessa nomenclatura. O fornecimento de produtos, de insumos e de equipamentos para a atividade primordial entra nessa categoria.
São exemplos disso a limpeza, a compra de medicamentos e aparelhos, a elaboração dos cardápios nos refeitórios de hospitais, a área de cobrança, de segurança, entre outras.
3. Processo de Gestão
Nesta parte, estão as funções de controle. Trata-se do monitoramento das ações para o progresso do negócio. Esse método contribui para a adaptação da coordenação de processos à rotina médica.
Com um cotidiano, muitas vezes, imerso no caos, como é a rotina de um centro de saúde, fica impossível alcançar o sucesso administrativo sem organização. É ela que garante que os erros apareçam e os acertos tragam benfeitorias.
Ao conhecer a fundo cada departamento, você conseguirá uma visão panorâmica da totalidade. Veja, abaixo, algumas das recompensas que essas teorias proporcionam:
- ampliação da confiabilidade dos pacientes na equipe;
- menos tempo de resposta para os problemas;
- queda de custos;
- equilíbrio do estoque;
- aumento da capacidade de produção;
- redução da burocracia;
- acompanhamento dos indicadores de desempenho.
Conquistar mais espaço no mercado
O domínio sobre os andamentos das operações proporcionará agilidade e eficiência, o que é ótimo para a qualidade da sua supervisão. Só tem um porém: isso não é suficiente para expandir.
Mencionamos que parte do significado da palavra “processo” é “transformar” e “inventar”. Para ter chances na briga por um lugar maior ao sol, será fundamental ter ideias que surpreendam os pacientes, os médicos e a direção.
Por essas razões, batemos tanto nas duas teclas: “retificar os erros” e “aperfeiçoar os acertos”. Isso porque os planos, ousados ou modestos, terão de estar embasados na realidade de cada organização.
Dessa maneira, a estruturação e a inspeção dos processos vão mostrar as falhas específicas, cujos reparos também serão peculiares. Depois de identificar esses equívocos e conhecer seus pontos fortes, será mais simples ter ideias fascinantes e vitoriosas.
Essas regras valem para grandes e pequenas escolhas. Seja para comprar um equipamento milionário de ressonância magnética, para implantar um moderno software especializado ou, até mesmo, para aderir a um procedimento simples, como avisar o usuário sobre a data da consulta pelo WhatsApp.
Com a gestão de processos, portanto, é fácil aprender a analisar corretamente os dados, o que lhe proporcionará melhores condições de apresentar benefícios à diretoria.
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