Afinal, o que é gestão por processos?

Para ser bem-sucedida, toda organização precisa aproveitar ao máximo os recursos disponíveis: colaboradores, equipamentos, tecnologias etc. Mas apenas isso não adianta, é preciso entender as vantagens da gestão por processos. Caso contrário, por melhor que seja seu ambiente corporativo, sem a devida coordenação dos procedimentos, ele perderá muita produtividade.

As marcas têm a ajuda das mídias sociais e demais ambientes online como forma de buscar mais engajamento e ter um destaque maior que os seus concorrentes. No entanto, a procura por melhorias deve ser iniciada dentro de cada departamento. Pois analisando suas atividades e entendendo o porquê da sua precisão, falhas e ruídos de comunicação podem ser identificados.

Nos tópicos abaixo, você conhecerá quais são os benefícios desse tipo de gerenciamento e de que maneira ele pode ajudar o seu empreendimento a ter atitudes acertadas. Continue a leitura e descubra a resposta a essas perguntas por meio de exemplos práticos.

O que é gestão de processos

Este tipo de procedimento representa a integração entre todas as funções desempenhadas por uma empresa em seus vários departamentos, contrariando a concepção do gerenciamento por setores e seções utilizados nas organizações. Tal divergência tem confundido bastante a compreensão do conceito e a sua abrangência na organização.

As marcas funcionam como organismos vivos, com pessoas e atividades funcionando de maneira interdependente. Com a implementação dele essa visão será fortalecida, favorecendo a melhoria em nível global. Isso é muito enfatizado no método Seis Sigma, que são práticas desenvolvidas pela Motorola a fim de eliminar defeitos.

Na prática, os empreendimentos quase nunca executam tarefas por uma única área, mas sim com um grande envolvimento de diversas áreas e times, criando-se até equipes específicas. Em síntese, ela é uma técnica utilizada para reavaliar, aprimorar e padronizar os processos de trabalho. Com uma estratégia sistematizada bem elaborada, permite a participação de toda a equipe na construção. Veja abaixo as vantagens da gestão por processos.

Otimização na gestão do tempo

Gerenciar o tempo é saber o que priorizar e tomar medidas para ampliar a efetividade das tarefas, reduzindo a duração e a quantidade de recursos gastos com o intuito de aumentar a produtividade. As vantagens da gestão por processos caminham juntas com este gerenciamento e é de extrema importância que estejam ligadas a fim de promover uma boa integração.

Elas contribuem no propósito dos colaboradores manterem o foco nas funções principais, eliminando retrabalhos e automatizando os deveres do colaborador. Impedindo qualquer processo engessado de continuar existindo. Ele também possibilita uma melhor distribuição e organização, facilitando a coordenação da rotina e até mesmo de projetos mais complexos.

Um exemplo simples da sua aplicação é no número de reuniões realizadas dentro da corporação, podendo ser reduzidas e otimizadas. Aplicando tais práticas, a equipe poderá focar no que é realmente importante e esta é uma ótima oportunidade de redução de custos.

Inclusive, se o gestor deseja aperfeiçoar e administrar de um jeito aprimorado as atividades, é possível utilizar o 5W2H, uma ferramenta que estabelece responsabilidades aos funcionários. Isso torna o ambiente dinâmico e propício ao comprometimento. É interessante que um bom líder saiba trabalhar esse tipo de exercício.

Integração entre as áreas

Quando se trabalha neste intuito, a marca valoriza a integração das áreas, facilitando as relações interpessoais dentro da organização e identificando problemas de vários setores de forma concomitante, unificando a empresa. Ouvir o pensamento alheio contribui em uma melhor análise de dados e na busca de melhores resoluções em relação ao controle da qualidade.

A equipe passa a ter uma visão macro da firma, colaborando na sugestão de novas ideias e no entendimento da importância da sua atividade para o comprimento do objetivo. Deste jeito, pode-se maximizar o valor que os funcionários têm no empreendimento e enxergar competências até então desconhecidas que eles têm e não houve oportunidade de exercê-las.

É fundamental que todos os colaboradores estejam cientes da necessidade de se ter novos padrões de excelência. Dessa maneira é possível estabelecer melhorias nos processos, otimizando os resultados e gerando um ambiente focado na redução de desperdícios, assim como podemos aprender com o Lean Manufacturing, também conhecido por Sistema Toyota de Produção.

Rapidez na tomada de decisão

Ao se analisar os dados e mensurar resultados, com as vantagens da gestão por processos é possível obter informações preciosas em tomadas de decisões mais acertadas, auxiliando na escolha de prioridades e norteando os procedimentos em todos os níveis, do estratégico ao operacional. Uma ótima maneira de manter a ordem dentro da sua corporação.

Imagine, por exemplo, uma padaria. Digamos que foi estabelecido o processo para que, ao chegar a determinado nível de estoque, a matéria-prima ou o produto finalizado seja solicitado ao fornecedor. Para facilitar a tarefa e evitar a falta de produtos, pode-se criar alertas e até e-mails automáticos enviados ao distribuidor, garantindo a chegada do pedido no momento correto.

Utilizando essa técnica, o gestor passa a ter a habilidade de antecipação, respondendo às inquietações do mercado em tempo hábil e potencializando suas oportunidades de negócios. É um jeito de prever a existência de um problema que atrapalhará o sistema e agir de modo a rapidamente pensar em uma resolução. Este comportamento traz credibilidade à imagem da marca.

Realização de mapeamento sistematizado

Mapear processos de forma sistematizada na sua empresa é fundamental na estruturação da organização e na eficiência da administração. Com sua efetuação, você poderá ter novos insights, para o aprimoramento e evolução do seu negócio, a partir de análises a fim de detectar e priorizar problemas. Essa é uma entre as vantagens da gestão por processos.

Todo seguimento tem uma entrada e uma saída, e, muitas vezes, na troca de informações dos setores, elas costumam se perder. Isso faz com que rotinas desnecessárias perdurem, tomando bastante tempo do procedimento e gerando gargalos que impedem a fluidez e a agilidade na finalização dos deveres dos funcionários.

Portanto, é importante a construção de fluxos de trabalho na realização de todas as alterações que forem necessárias, garantindo a melhoria deles. Tal ação dará maior naturalidade às atividades. É uma maneira de cada colaborador aprender e começar a usar novas ferramentas que lidam diretamente com a qualidade. Por exemplo, Ishikawa e Pareto.

O mapeamento também auxilia a visualizar claramente os pontos fortes e fracos, além de ser uma ótima ocasião de melhorar a compreensão sobre os processos e fazer o uso da análise SWOT, que muito tem a oferecer nessas ocasiões. Com esta postura pode-se otimizar ou até mesmo eliminar tudo aquilo que não está agregando valor à marca.

Investimento em tecnologia

Os sistemas tecnológicos são feitos como intuito de estabelecer a automatização das atividades da empresa, simplificando e incrementando a segurança das tarefas. As vantagens da gestão por processos estão alinhadas com o aprimoramento e modernização dos métodos de trabalho. Mantendo a marca sempre próxima da inovação.

A tecnologia possibilita integrar facilmente todas as áreas, aumentando a velocidade da comunicação entre elas, com validações para garantir que os dados informados estejam corretos e facilitando a administração por meio da análise de dados, gráficos e indicadores. É impossível negar a quantidade de benefícios que temos ao adotá-la na nossa rotina.

Além de melhorar os processos internos, é possível utilizar os sistemas na melhora do relacionamento que há com os clientes, criar produtos e serviços que atendam às necessidades dos consumidores e aumentar as vendas. O gestor não poderá afastar-se dessa realidade, pois, diante da existência da inteligência artificial, fica difícil não querer aproximar a companhia de algo semelhante.

Qualidade do produto ou serviço

A qualidade do produto ou serviço é alcançada quando uma marca acompanha todas as etapas de produção e não somente ao verificar o resultado final. O gerenciamento eficiente faz com que ela oferte apenas produtos e serviços que estejam dentro do padrão de qualidade exigido pelos órgãos reguladores e pelas normas internas.

Uma grande empresa de engenharia, por exemplo, é vistoriada por vários órgãos (de meio ambiente, análise estrutural, urbana etc.) ao criar e executar um projeto. Ter gestão por processos garantirá que todas elas sejam seguidas, assegurando que a obra não seja embargada e, assim, reduzindo custos e tempo de conclusão.

Dessa forma, aumenta-se a satisfação do cliente, melhorando os resultados do empreendimento, visto que as necessidades estão sendo atendidas, o que agrega valor ao que será ofertado. Logo, é preciso elaborar táticas e pôr em prática métodos que possibilitem aperfeiçoar e tornar as mercadorias mais próximas à realidade do consumidor.

Melhoria contínua e associação da estratégia

Como diz o ditado popular: “nada é tão bom que não possa ser melhorado”. Pode-se dizer o mesmo sobre aplicar as vantagens da gestão por processos na empresa da qual você faz parte. Os japoneses criaram o termo kaizen, que significa “melhoria contínua” e é a base do Lean Manufacturing.

Essa prática foi, e continua sendo, essencial para que as companhias japonesas sejam hoje reconhecidas mundialmente como modelo em qualidade, custo e durabilidade. Seu foco principal é na eliminação de desperdício, controle de qualidade, fluxos contínuos, estoques enxutos e entregas rápidas.

Todos os procedimentos devem levar em conta esses fatores, desde os processos gerenciais até os operacionais, esse conjunto reduz custos e aumenta a competitividade e os lucros. Agindo dessa forma, sua marca mostra um diferencial diante da concorrência e consegue mais engajamento tornando-se um case de sucesso.

A prática da gestão por processos

Agora que você já sabe quais são as vantagens da gestão por processos, mostraremos nos tópicos a seguir como você pode pôr em prática um processo de melhoria e validação da qualidade nos serviços prestados pela sua empresa. Veja algumas maneiras de tornar isso possível e transformar beneficamente o ambiente corporativo.

Mapear os processos

A primeira tarefa a ser planejada é a de começar a mapear os processos que estão sendo feitos atualmente. Por meio de entrevistas e reuniões, cada gestor poderá incentivar seu time a fazer com que esse mapeamento seja feito de modo construtivo, onde todos possam ajudar sem mesmo comprometer seus prazos de entregas e obrigações a serem feitas no dia a dia.

O interessante é que a realização desse evento comece com um departamento por semana, pois assim o foco será maior. Antes de tomar qualquer atitude, é bom alinhar com todas as partes se a data escolhida para o mapeamento é possível e se não atrapalhará outros compromissos que eles terão. O uso de um checklist facilitará nessas horas e manterá a organização das etapas.

Analisar as informações

Após a coleta de informações e com o mapeamento já pronto, os gestores podem se reunir a fim de promover uma análise de como está a situação atual da rotatividade de tarefas dentro de um departamento. É em momentos assim que muitos verão que mudanças precisam ser feitas, pois o modo que certos trabalhos estão sendo executados dificulta a evolução da marca.

É interessante que todos estejam presentes porque uma tarefa que é executada em uma área, por menor que ela seja, poderá impactar em outra. Logo, é preciso a opinião dos responsáveis que lideram seus times. Em ocasiões assim, a prática do brainstorming se faz necessária. Todas ideias necessitam ser respeitadas e ditas, este é um bom momento para lidar com a diferença de opiniões.

Buscar melhorias

Depois de conhecer o que tem gerado gargalos e retrabalhos dentro de um departamento, chegou a hora de perceber como as vantagens da gestão por processos são eficazes. Pois você procurará métodos que facilitem a rotina da sua equipe e ajudará ela a crescer exponencialmente promovendo um ambiente mais dinâmico e focado na inovação.

É importante fazer com que as atividades executadas diariamente estejam contribuindo com o planejamento estratégico que a empresa fez. Afinal, tudo gira em torno de um objetivo maior: aumentar o número de vendas, explorar nichos de mercado desconhecidos, tornar-se o empreendimento com o melhor atendimento da região, são alguns exemplos.

Definir métricas e prazos

Depois ter analisado e implantado mudanças dentro de cada ambiente, é preciso saber se elas estão funcionando e se seus funcionários estão contribuindo para que elas sejam executadas conforme foi proposto. Pois, caso a mudança de comportamento não tenha sido feita, de nada adiantou o esforço feito e as horas gastas a fim de promover uma melhoria.

As métricas são bastante necessárias e ajudam no alcance do sucesso. Usando indicadores de desempenho, é possível perceber o que está dando certo ou analisar se alguma ação desejada trará um bom investimento. A mais indicada em tais casos é o ROI, que em tradução livre significa retorno sobre investimento.

O calculo é o seguinte: (Retorno do Investimento – Custo do Investimento) dividido pelo Custo do Investimento. Outras formas de medição podem ser usadas. No entanto, é necessário definir datas e prazos que ajudaram a validar as informações. Em suma, não se pode mensurar exageradamente ou esquecer de realizar a métrica.

Como você percebeu, ao longo deste artigo, as vantagens da gestão por processos precisam ser entendidas e, ao serem colocadas em prática, mostrarão à sua empresa uma maneira de rever sua forma de gerenciamento e promover um ambiente de trabalho mais dinâmico e moderno. Logo, comece a planejar essa mudança e não esqueça de tentar os resultados.

Gostou do nosso conteúdo? Como forma de incentivo a continuar explorando este assunto, convidamos você a conhecer nosso post sobre a importância da análise de dados para um negócio!