6 dicas para apresentar dados de uma forma eficiente

Construir e pesquisar dados são tarefas que exigem muito empenho e foco e que fazem parte do dia a dia de todos os profissionais, inclusive os gestores de empresas do setor da saúde. Transformar soluções cotidianas em números e expô-los é necessário para que o gestor mantenha uma administração em constante crescimento e com o número mínimo de erros. Mas todo esse trabalho inicial pode não ser entendido se o gestor não apresentar dados de forma clara e eficiente.

Provavelmente, você já assistiu a alguma apresentação que parecia interminável de tão desorganizada e confusa. Qualquer coisa ao redor prendia a sua atenção, menos a entediante amostra de gráficos mal elaborados. Fazer uma boa apresentação é uma arte — no entanto, é algo que está ao alcance de todos, desde que sejam utilizadas as técnicas corretas.

Você precisa realizar uma apresentação com vários dados e não sabe por onde começar? Quer saber como tornar as suas apresentações eficientes? Para responder e te ajudar nessas questões, confira agora as 6 dicas que preparamos para você!

1. Enfatize os pontos mais importantes

Destacando os pontos importantes e relevantes, a apresentação terá uma aparência de maior organização. Mas, para destacar tais pontos, não é necessário riscar os gráficos ou descaracterizá-los.

Mudanças nas cores das figuras ou das legendas são ótimas estratégias para diferenciar os gráficos mais importantes. Uma técnica correta de modificações visuais é tudo que você precisa para salientar pontos dentro de uma apresentação.

O ponto principal a se ter em mente é que não adianta encher a tela de números: destaque apenas o que for mais importante e relevante para a sua audiência — algo que Steve Jobs, fundador da Apple, fazia com maestria.

2. Utilize elementos gráficos adequados

Uma apresentação de dados deve ser de fácil entendimento, e a escolha correta dos gráficos ajuda muito nessa hora (inclusive, existe um ótimo eBook que explica Como Fazer Análise de Dados). Começar questionando-se sobre qual o objetivo da apresentação é primeiro passo para definir os gráficos corretamente. Também é importante considerar se terão variáveis ou alguma separação de grupos a serem exibidas. Conhecendo os detalhes da sua exibição, é só escolher o gráfico que melhor se adapta a todos.

A verdade é que ninguém gosta de ficar olhando para tabelas e um emaranhado de números. Evite esse tipo de abordagem e utilize elementos gráficos para apresentar as informações. Nada de se virar para a tela de apresentação e ler números. Faça com que os elementos falem por si, sendo você apenas um facilitador. Se possível, utilize animações para destacar pontos importantes. Apenas tome cuidado com exageros, pois o foco pode sair das informações para os efeitos.

Faça alguns testes e veja se pessoas que não têm conhecimento do assunto conseguem entender. Se elas não conseguirem explicar, é sinal que as suas informações não estão claras, sendo necessário simplificá-las.

Se as pessoas que trabalham com você no hospital, por exemplo, não estão acostumadas a interpretar os gráficos será ainda mais importante que seus gráficos sejam atrativos e claros.

3. Trabalhe apenas com o essencial

Quanto mais informações estiverem sendo apresentadas em um slide, mais difícil será para o público entender o que é mais importante. O excesso de legendas pode atrapalhar mais do que ajudar na hora de apresentar dados. Mantendo apenas o essencial na exibição, a análise torna-se mais simples, bem como a absorção das informações por parte de quem assiste.

Se o intuito é demonstrar tendências por meio dos dados, as legendas na maior parte dos data points tornam-se desnecessárias. Agora, se existe legenda na maior parte dos gráficos, a referência do eixo torna-se desnecessária. Porém, é importante frisar que essa dica não quer dizer que você deve tirar tudo do gráfico só para deixá-lo mais bonito. Não esqueça que ainda é uma apresentação de dados, e o que é essencial deve ser mantido, procurando manter também um visual atrativo.

Seja objetivo! Lembre-se da máxima de que “menos é mais”. Não é necessário abarrotar a apresentação de detalhes ou gráficos para fazer-se entendido. Uma regra de ouro que pode ser seguida diz que quanto menor tinta for utilizada melhor, caso a informação continue sendo passada.

4. Use o layout como seu aliado

Na maioria dos idiomas, o padrão de leitura é da esquerda para direita. Sabendo que os presentes na apresentação seguirão esse padrão na hora de observar os dados, aproveite para expor as informações de forma estratégica, colocando o texto do lado esquerdo e a imagem do lado direito.

Escolha templates que utilizem subtítulos, bullet points (marcadores) ou numeração em vez de utilizar frases inteiras. A escolha das cores também são fatores de extrema importância. O tema deve estar ligado com a identidade visual da empresa e ser o mais limpo possível. Os textos devem contrastar da cor do fundo, caso contrário, será muito difícil visualizar as informações.

Ainda em termos de layout, atente-se ao tipo de fonte. Dê preferência a fontes comuns e fáceis de ler — como Helvética, Tahoma ou Verdana —, evite cores extravagantes e utilize tamanho a partir de 30 pontos (isso facilitará a leitura e forçará você a escrever menos).

Para finalizar, não transforme a sua apresentação em uma algo carnavalesco, em que cada slide tem uma grande variação de cores, taxados, negritos, sublinhados etc. Caso queira destacar algo, utilize um ou no máximo dois estilos. Com menos poluição visual na apresentação, as pessoas conseguirão focar e entender os pontos principais.

5. Exemplifique dados difíceis

Quando se trata de dados, é comum que surjam muitas informações difíceis de serem entendidas sem uma explicação complementar. Para ajudar quem assiste, é importante ilustrar e, para isso, pode-se utilizar diversos métodos, como:

• exemplos do cotidiano;
• histórias;
• parábolas;
• comparações;
• hipérboles, entre outras.

Essa abordagem é muito interessante, pois conecta as pessoas com o apresentador e faz com que elas visualizem mentalmente, o que facilita a memorização.

Também é importante definir operacionalmente os indicadores que estão sendo mostrados. É importante que todos tenham clareza sobre como cada indicador foi coletado para evitar confusões e mal-entendidos.

6. Atente-se ao horário e aparência

Não subestime as adversidades! Antes e durante a apresentação muitas coisas podem dar errado: sala trancada, microfone que não liga ou não funciona corretamente, os slides com os gráficos não abrem, projetor que para de funcionar etc. A melhor forma de impedir ou reverter rapidamente o jogo é seguindo alguns passos essenciais:

• chegue cedo;
• teste todos os equipamentos;
• ensaie a apresentação;
• sempre deixe um “plano b” para eventualidades.

Além do horário, é importante que você esteja “adequadamente vestido”. Isso não significa que você deve utilizar sempre uma roupa de grife ou um traje extremamente formal. Na verdade, a situação que determinará isso.

Se você está realizando a apresentação apenas para a sua equipe de enfermeiros, por exemplo, talvez seja necessária muito menos formalidade, podendo utilizar até mesmo o seu uniforme. Mas, se você for apresentar informações sobre os dados do seu setor para os médicos e conselheiros da empresa ou até em uma conferência de saúde, é mais sábio apresentar-se com um traje mais formal.

No geral, apresentar dados é como falar em público: muitas coisas estarão acontecendo ao seu redor, mas nunca se deve perder a concentração e o foco no conteúdo. Coordenar uma equipe demanda várias qualidades de um profissional, então é preciso se preparar bastante para ajudar o time a construir os resultados desejados.

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