Melhoria de processos: Para quê serve?

A melhoria de processos, conhecida também por Business Process Improvement (BPI), são os incrementos realizados nos procedimentos de uma indústria por meio de análises e ferramentas de melhoria, visando sempre aumentar a qualidade e praticidade dos serviços realizados.

Os processos de uma empresa podem ser definidos como um conjunto de ações, as quais, etapa a etapa, resultam em um trabalho. Estas sequências de atividades geralmente acontecem na mesma ordem e seguem um padrão pré-definido pela organização.

Nesse cenário, ter um trabalho intenso nessa área é fundamental para quem deseja manter  a sua empresa sempre em crescimento e com maior produtividade. Ficou curioso para saber mais? Então, continue acompanhando e descubra tudo sobre esse tema tão importante no mundo corporativo e também o passo a passo de como fazer melhoria de processos.

O que é a melhoria de processos?

A melhoria de processos nada mais é que as análises que buscam identificar gargalos e ineficiências nos processos produtivos de uma empresa.

A partir da busca por esses erros e ações ineficientes, são definidas metas e objetivos para otimizar os fluxos de trabalho e sequências de atividades

Desse modo, pode-se atuar diretamente na resolução de problemas, tais como: o longo tempo das operações, a fadiga do colaborador quando não há automação e o número de atividades de valor não agregado, aumentando assim a eficiência total da empresa e consequentemente, o seu lucro.

Qual o principal objetivo da melhoria de processos?

O principal objetivo das melhorias de processos internos, como o próprio nome sugere, está em tornar as etapas produtividades mais eficientes e com menor gasto.

Nesse cenário, acompanhe o seguinte exemplo: imagine uma fábrica de automóveis. Dentro dela, um processo efetivo é aquele que monta todas as partes do automóvel sem gerar refugos (peças ruins que precisam ser descartadas) e capaz de atender a todas as demandas de maneira eficiente.

Se um primeiro cliente quer comprar um carro da cor preta e com ar condicionado, um segundo cliente quer um carro vermelho sem adicionais e um terceiro cliente quer um carro prata com travas elétricas, um processo eficiente será capaz de atender a todas essas especificações sem gerar transtornos na linha produtiva e sem atrasar a produção.

Esses carros também serão produzidos com o menor custo possível, porém sem deixar de atender os padrões de qualidade exigidos pelas normas e pelos clientes, utilizando de forma inteligente os recursos disponíveis.

Nesse contexto, o que fará esses processos serem tão eficientes quanto possível será a análise diária das melhorias cabíveis nas etapas de produção.

Quais são as técnicas da melhoria de processos?

Para analisar um processo algumas técnicas e ferramentas podem ser utilizadas. Além disso, pontos chave precisam ser observados para entender em qual momento esta ação precisa ser melhorada para atingir a sua máxima eficiência. São eles:

• Gargalos: pontos específicos dentro do processo em que as tarefas se acumulam, causando um atraso e acúmulo no fluxo das atividades;
• Pontos de contato com o cliente: se resume nos momentos em que o cliente terá contato com a empresa. Portanto, devem ser experiências satisfatórias, pois é o momento em que a empresa é analisada;
• Atividades que agregam valor: estas devem sempre ser aperfeiçoadas ao máximo. Na teoria, todas aquelas que não possuem valor agregado deveriam ser eliminadas;
• Interação entre sistemas: chamados de “Handoffs”, são os momentos em que informações do processo passam de um sistema para outro, sendo que isso acontece muitas vezes por ação humana. Por esse motivo, devem ser estruturados da maneira mais confiável possível, para que não haja divergências entre informações.

Algumas ferramentas para melhoria de processos

Algumas ferramentas de qualidade e melhoria contínua são amplamente utilizadas durante as análises de melhorias de processos, ajudando a identificar os pontos problemáticos e a dar soluções eficientes.

Temos aqui alguns exemplos:

• 5W2H;
• Matriz GUT;
• Técnica da matriz BÁSICO;
• SIPOC.
• PDCA.

PDCA

Esta técnica merece um foco especial, já que é uma das mais utilizadas e eficientes ferramentas de melhoria contínua, acompanhando todas as etapas do aprimoramento.

Na sigla, a letra P deriva de Plan e significa planejar as ações, o D vem de Do e significa executar as ações planejadas, o C é de Check e consiste em checar a eficiência das ações implementadas, e por último o A vem de Act e significa agir em cima das diferenças encontradas durante os ciclos anteriores.

Seguindo essas quatro fases, a empresa atua com a melhoria de processos internos de maneira eficiente e eficaz, fazendo uso do PDCA e aumentando a eficiência de toda a produção.

3 questões fundamentais

Para realizar qualquer melhoria de processo é preciso levar em consideração três questões fundamentais:

1. O que queremos realizar?
2. Como saberemos se uma mudança é uma melhoria?
3. Quais mudanças podemos fazer que irão resultado em melhoria?

Com essas respostas obtidas se torna mais simples identificar os pontos que merecem prioridade nas melhorias, bem como aqueles que podem esperar mais um tempo até receberem uma atuação assertiva.

Como implementar a melhoria de processos?

Não existe um passo a passo único e pré-definido para realizar a melhoria de processos. No entanto, é fundamental entendermos algumas etapas primordiais como identificação, priorização, preparação, redesenho e implementação.

Nesse cenário, podemos concluir então que a ideia do BPI é eliminar todas as atividades que não possuem valor agregado, transformando o processo no mais eficiente possível.

Essas melhorias também visam o aumento da produtividade e a redução da fadiga do operador. Desse modo, torna-se mais simples alcançar uma linha de produção com alto desempenho em todos os momentos do dia.

Ficou interessado em saber mais sobre apresentação de melhoria de processos e outros temas? Continue acompanhando o nosso blog e descubra tudo sobre as melhores dicas para trabalho dentro do mundo corporativo!