Governança talvez seja um termo relativamente familiar, mas será que a governança de projetos está no seu vocabulário?
Empresas precisam de regras, normas, políticas e princípios para pautar suas condutas e processos, da mesma forma que projetos também precisam de orientação.
Um negócio que não sabe como conduzir projetos arrisca-se a falhar feio, já que, sem um norte, fica difícil até mesmo definir os objetivos.
Leia o texto até o final para saber de qual forma a governança ajuda sua empresa a organizar projetos para ter resultados melhores.
O que é governança de projetos?
Governança de projetos é uma espécie de regra geral que orienta pessoas e equipes nas empresas em relação à forma como os projetos devem ser conduzidos.
Ela engloba normas, regras, princípios e políticas que não podem deixar de ser observadas sempre que um novo projeto for encampado.
Por contemplar uma série de pressupostos amplos, ela é frequentemente confundida com a gestão de projetos, mas, como veremos a seguir, tratam-se de coisas bem diferentes.
Qual a diferença entre governança e gestão de projetos?
Um projeto pode se encaixar nos requisitos e exigências do cliente, mas será que ele se encaixa aos padrões da empresa?
A governança de projetos é a diretriz que vai dizer para as pessoas envolvidas em projetos diferentes como elas devem agir para se manter em conformidade.
É como a constituição de um país, ou seja, a lei das leis, que deve ser sempre observada desde a concepção até a finalização de um projeto.
Já a gestão de projetos é o conjunto de medidas adotadas para garantir que um projeto alcance os objetivos propostos dentro de um contexto e regras específicas.
Para que serve a governança de projetos?
Imagine que você trabalha para uma empresa que tem um padrão de qualidade bem definido para os produtos que desenvolve.
Ao mesmo tempo, essa empresa adota a gestão horizontal de pessoas, modelo em que os profissionais têm uma liberdade maior para trabalhar.
Sem uma governança de projetos, o risco de que cada um faça as coisas do seu jeito é muito alto e, nesse caso, a perda de qualidade é iminente.
A governança serve para manter os projetos “nos trilhos”, de modo que, por mais variados que sejam em seus objetivos, eles mantenham sempre um padrão comum.
Quais os benefícios da governança de projetos?
O principal benefício que a governança de projetos traz é o alinhamento estratégico dos projetos às diretrizes da empresa.
Essa é uma maneira de garantir maior eficácia, por meio da redução dos riscos, com a vantagem de melhorar o processo de tomada de decisão.
Além disso, a governança dá mais transparência à prestação de contas, abrindo caminhos para a melhoria contínua e o aprendizado organizacional, garantindo também que:
- Os envolvidos nos projetos não ajam de má-fé
- A legislação pertinente seja cumprida
- Os processos de tomada de decisão sejam melhor estruturados
- Os interesses dos stakeholders sejam contemplados
- Haja o nivelamento das expectativas e necessidades prioritárias
- Sejam garantidos princípios como transparência e prestação de contas.
Como aplicar a governança de projetos?
Por norma geral, a governança de projetos é um segmento estratégico, que deve ser estruturada conforme uma série de etapas coordenadas.
Uma governança mal organizada expõe a empresa a toda sorte de problemas, a começar pela própria eficiência da gestão ao conduzir projetos.
Para isso, vale conferir a norma ISO 21505:2017 (em inglês), que trata do contexto no qual a governança de projetos, programas e portfólios é conduzida.
Veja na sequência alguns dos passos a serem dados para o seu cumprimento.
Estabelecimento de níveis de governança
Dependendo do porte da empresa e do seu portfólio de produtos e serviços, pode ser necessário estabelecer uma hierarquia entre diferentes setores e níveis de governança.
Imagine, por exemplo, uma empresa de tecnologia com as seguintes ramificações:
- Governança de projetos estratégicos
- Governança de projetos de outsourcing
- Governança de projetos de CRM.
Definição das funções e seus responsáveis
Não se faz governança sem pessoas qualificadas para exercer funções de controle e de monitoramento das atividades.
Para isso, é fundamental definir também uma hierarquia de cargos diretivos, mais ou menos como em um conselho de administração, tais como:
- Conselho fiscal
- Comitês (a serem designados conforme a necessidade e a área de atuação da empresa)
- Auditoria interna e externa
- Ouvidoria
- Controladoria.
Criação das normas e métodos
Formada a estrutura da governança, ela pode finalmente se dedicar à criação de normas, métodos e boas práticas para nortear a criação de projetos.
É seu papel disseminar essas práticas, assim como monitorar os projetos de maneira a garantir o seu pleno cumprimento.
Registro das atividades
Cabe à governança de projetos monitorar o andamento das atividades, o que por sua vez gera a obrigação de registrar e documentar tudo que acontece no âmbito de um projeto.
A documentação gerada serve não apenas como prova do que foi feito, como também é um valioso repositório de dados para balizar decisões em projetos futuros.
Controle dos resultados
Um projeto bem orientado deve ter seus resultados medidos a partir de três pilares: propósito, eficácia e eficiência.
- O propósito visa garantir que os objetivos do projeto foram compreendidos
- Assim, pode-se estabelecer indicadores que apontam para a eficácia, ajudando a saber se o objetivo está sendo atingido
- Com isso, é possível estipular indicadores de eficiência operacionais, como presteza nas entregas e cumprimento de cronogramas, entre outros.
Revisão e melhoria contínua
Nenhuma empresa é perfeita, e a governança de projetos também está sujeita a melhorias.
A Escola EDTI é o braço direito das empresas que têm a meta de estabelecer a melhoria contínua, por meio de treinamentos in company e cursos EAD.
Conte conosco e melhore seus resultados por meio da capacitação dos seus colaboradores.
Conclusão
A governança de projetos é essencial para todo gestor que busca melhorar a qualidade do que faz em sua empresa.
Esse objetivo é mais facilmente atingido quando se conta com pessoas altamente qualificadas.
Tenha líderes e gestores prontos para dar conta dos desafios, ou seja você o solucionador de problemas, graduando-se como Green Belt ou Black Belt com a EDTI.