O Diagrama de Tartaruga pode ajudar bastante a “acelerar” uma tarefa emperrada.
Como recurso visual, ele é de grande utilidade para visualizar potenciais focos de falhas naquelas partes dos processos que ninguém vê.
Cuidar dos processos é cuidar da qualidade, logo, contar com soluções que sirvam para identificá-los é o primeiro passo para ser mais competitivo.
Isso fica mais fácil recorrendo a soluções práticas e simples, como o Diagrama de Tartaruga.
Saiba como montar um, as vantagens que agrega e muito mais neste texto.
O que é o Diagrama de Tartaruga?
Diagrama de Tartaruga é uma ferramenta utilizada para mapear processos e todos os seus componentes.
Com ela, é possível identificar tudo que antecede um processo, o que acontece enquanto ele é executado e o resultado disso.
Não menos importante, o diagrama serve também para elencar as métricas usadas para avaliar o sucesso ou não de um processo, de modo que seja possível detectar focos de perdas e falhas.
Por essas e outras razões, o Diagrama de Tartaruga pode ser considerado uma ferramenta de melhoria contínua.
Por que o nome Diagrama de Tartaruga?
Diagramas são ferramentas gráficas, logo, é natural que, ao serem desenhados, assumam um formato característico.
É assim, por exemplo, com o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Espinha de Peixe, por parecer um peixe dissecado.
O mesmo acontece com o Diagrama de Tartaruga, que recebe esse nome por ter um formato que lembra o quelônio, com cada uma de suas partes simbolizando uma parte fundamental de um processo.
Curiosidades à parte, ambas são ferramentas essenciais para a metodologia Lean Six Sigma, que busca combater o desperdício enquanto eleva os padrões de qualidade.
Para que serve o Diagrama de Tartaruga?
Os processos empregados na fabricação de bens ou na prestação de serviços podem esconder vícios ou falhas estruturais.
Se não houver um esforço direcionado para detectar essas inconsistências, elas vão se perpetuar, levando a uma série de perdas.
Digamos que uma fábrica de peças, em seus processos, observou que alguns lotes estão com inconformidades nas medidas.
Nesse e em outros casos, pode ser difícil detectar onde a falha aconteceu apenas observando o problema.
O Diagrama de Tartaruga pode ser a solução, servindo como uma ferramenta investigativa e de análise para chegar à causa raiz de uma falha.
Há ainda muitos outros usos para o diagrama, como os que destacamos na sequência.
Documentar processos
Um dos desafios que se impõem na gestão de processos é manter cada uma de suas etapas registradas, a fim de que se possa fazer modificações e melhorias.
O Diagrama de Tartaruga é bastante útil nesse aspecto, ao tornar um processo visível, facilitando assim eventuais mudanças.
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Analisar entradas e saídas
Nas empresas que não têm uma cultura data driven ou os processos não são bem documentados, é difícil saber até mesmo onde eles começam e terminam.
Esse é um conhecimento imprescindível, já que uma empresa que não conhece seus próprios processos fica impossibilitada de melhorar ou de corrigir falhas.
Ferramentas como o Diagrama de Tartaruga fazem a diferença porque dão à gestão uma visão clara sobre o que a empresa realmente faz, detalhando suas entradas e saídas.
Definir responsabilidades
Haverá situações em que a empresa poderá precisar apurar responsabilidades, como acontece quando ocorre falha humana na operação de máquinas e equipamentos.
Por outro lado, a atribuição de responsabilidades também pode ser necessária quando se quer saber como melhorar um processo.
Em alguns casos, pode ser necessário treinar as pessoas e, para isso, precisamos saber quem é quem e o que faz.
Analisar resultados
Se uma empresa fosse um corpo, os processos seriam como a circulação sanguínea, que leva nutrientes para os órgãos, elimina impurezas e combate agentes infecciosos.
Essa dinâmica, por sua vez, não pode ser compreendida a fundo sem antes fazer um minucioso mapeamento.
Essa é mais uma utilidade do Diagrama de Tartaruga, uma ferramenta gráfica que ajuda a colocar processos a limpo, permitindo que seus resultados sejam melhor avaliados.
Promover a melhoria contínua
Não se pode melhorar quando não se sabe nem por onde começar.
Como vimos, os processos são a dinâmica que move um negócio, devendo ser sempre analisados sempre que haja uma falha ou necessidade de melhorar algo.
Não por acaso, a melhoria contínua (Kaizen) foca principalmente na gestão por processos, pois é onde tudo começa e tudo termina em uma atividade produtiva.
Como fazer o Diagrama de Tartaruga?
O Diagrama de Tartaruga pode ser usado para diversas finalidades.
Ele pode servir também como um apoio ao planejamento, auxiliando a gestão a identificar os pontos chave de um processo e os recursos para viabilizá-lo.
Para quem não é muito fã de soluções complexas, ele é bem mais simples de utilizar do que ferramentas como o fluxograma, usado para documentar processos em geral.
Essa simplicidade é facilmente observável ao conhecer como o Diagrama de Tartaruga pode ser montado.
Confira nas próximas linhas.
Processo
Tudo começa ao dar nome ao processo que será mapeado, que deve ser inserido no “casco” da tartaruga.
No nosso caso, vamos imaginar que o processo a ser destrinchado é a fabricação de um alimento.
Para isso, será necessário dar conta de diversas atividades preliminares e indispensáveis para que o processo seja executado, como por exemplo:
- Análise de viabilidade financeira
- Escolha de fornecedores de matéria-prima
- Estoque e armazenagem dos insumos
- Procedimentos fiscais e tributários.
Essa é uma etapa em que o processo é mapeado em linhas gerais, a fim de facilitar o andamento das próximas.
Portanto, não se preocupe em ser tão detalhista aqui.
Inputs
As entradas, também conhecidas como Inputs de um processo, correspondem às primeiras medidas tomadas para agregar valor, transformando matérias em estado bruto em bens ou conhecimento em serviços.
No nosso caso, vamos imaginar que o alimento em questão é um farináceo, vendido em embalagens de 500 gramas.
Para isso, é preciso reservar os grãos a serem utilizados no processo, por meio de uma requisição junto ao setor de produção.
A partir dessa requisição, a matéria-prima é separada e submetida aos primeiros processos para se transformar no produto final.
Outputs
Se processos têm inputs, ou seja, entradas, isso significa que eles também têm saídas, ou outputs.
Para o nosso processo, a saída é um produto embalado, dentro do peso padrão e na qualidade que se espera.
Lembrando que quando estamos tratando de processos encadeados, o output de um pode ser o input de outro.
A ordem de entrada para a produção do farináceo, aqui, poderia ser o output de um processo do setor de vendas.
O mais importante é que, entre uma ponta e outra, o processo como um todo seja minuciosamente mapeado e que atenda aos KPIs escolhidos.
Pessoas
Ainda que estejamos em plena Indústria 4.0, em que a automação é a palavra de ordem, os processos produtivos sempre dependerão de pessoas para acontecer.
Por isso, uma das “patas” da tartaruga é reservada para listar os profissionais envolvidos no processo a ser mapeado.
Vamos imaginar que, no processo de fabricação do farináceo, precisamos de pessoas que trabalhem com a triagem dos grãos.
Também poderemos precisar de pessoas responsáveis por garantir que o peso de cada embalagem esteja dentro de um desvio padrão aceitável e por aí vai, até que o produto esteja pronto para ser distribuído.
Recursos
Todo processo demanda algum recurso material para ser realizado.
No segmento industrial, isso implica investir pesado em máquinas que possam fazer o que a mão humana jamais conseguiria.
O objetivo, no caso, é garantir um volume de produção que possa suprir toda uma fatia de mercado que pode ser de milhares ou milhões de pessoas.
Não por acaso, as máquinas industriais demandam manutenção constante, bem como rotinas de calibração e instrumentação.
Método
Processos sem métodos não podem sequer ser considerados dessa forma.
Fabricar alimentos em grãos requer atenção constante a diversos fatores, principalmente a pesagem e a qualidade do produto a ser distribuído.
Assim, é fundamental definir quais procedimentos e normas relativas à qualidade precisam ser observadas ao longo do processo.
Da mesma forma, é necessário que esse processo seja documentado, de maneira que, se houver alguma falha, a gestão tenha uma fonte de consulta para tomar decisões.
A propósito, cabe à gestão definir ainda quais devem ser as práticas adotadas para que o processo seja executado, desde a entrada até a saída.
KPIs
Toda atividade produtiva está sujeita a melhorias constantes.
Só pode melhorar quem avalia os resultados por meio de indicadores consistentes.
Dessa forma, o Diagrama de Tartaruga só estará completo se, em cada uma de suas partes forem listados os Key Performance Indicators (KPIs).
O tempo de produção (lead time) é um bom exemplo de KPI que pode ser utilizado no caso do nosso produto, assim como o Overall Equipment Effectiveness (OEE), entre outros.
Exemplo de Diagrama de Tartaruga
Já sabemos que o Diagrama de Tartaruga é simples de montar.
Na verdade, você nem precisa saber desenhar uma tartaruga para isso.
Se preferir, pode usar formas geométricas como quadrados ou círculos.
O mais importante é que a forma do centro seja destinada para identificar o processo.
Nela, você deverá ligar as outras partes/formas, cada uma sendo preenchida com os itens que conhecemos anteriormente: Entradas, Saída, Pessoas, Recursos, Indicadores e Método.
Veja como fica abaixo:
Fonte: Zeev
Benefícios de usar o Diagrama de Tartaruga
A principal vantagem do Diagrama de Tartaruga é permitir a visualização completa de um processo em todas as suas etapas.
Dessa forma, fica mais simples a tarefa de corrigir eventuais falhas, bem como a documentação do processo para futuras ações de melhoria.
Portanto, essa é uma ferramenta de gestão que todo líder de produção precisa para ter resultados melhores e para melhorar continuamente.
Confira a seguir alguns dos seus benefícios.
Dá uma visão holística do processo
No âmbito doméstico, é sempre arriscado ir ao supermercado sem uma lista, já que, sem saber exatamente o que comprar, é muito mais difícil controlar os gastos.
Algo parecido se passa em relação aos processos que não são documentados.
Quando não se tem uma visão das entradas, saídas, dos recursos e pessoas envolvidas, é impossível agir de forma preventiva ou melhorar sem correr um grande risco de falhar.
Com o Diagrama de Tartaruga, a empresa ganha uma visão holística dos processos, aumentando assim sua capacidade de controle.
Coloca o foco no que é essencial
Em algumas situações, o processo pode até ser conhecido, mas, pela sua complexidade, uma eventual falha pode provocar uma reação em cadeia difícil de conter.
Ao fazer a análise com o Diagrama de Tartaruga, a decisão sobre o que fazer é menos penosa, já que ela dá uma visão mais clara sobre o que é prioritário.
Facilita a análise e melhoria
Ao colocar o foco no que realmente precisa ser feito, o diagrama também acaba sendo uma ferramenta complementar às ações de melhoria.
Ela pode, por exemplo, ajudar a identificar se um colaborador precisa de treinamento para dar conta de uma técnica nova ou operar um novo equipamento.
Portanto, toda empresa que tem como objetivo melhorar continuamente pode e deve usar o Diagrama de Tartaruga para analisar seus processos.
Melhora a comunicação
Um problema recorrente nas empresas estagnadas em suas atividades é a falta de comunicação entre líderes e trabalhadores de linha de frente.
Analisar processos, como vimos, amplia a visão sobre as operações, dando mais subsídios para a tomada de decisão.
Também gera informações que, ao serem compartilhadas, fazem com que as pessoas envolvidas em um processo conheçam melhor seus papéis, onde podem melhorar e em que estão errando, se for o caso.
Auxilia em auditorias
Empresas que se candidatam a receber a chancela ISO terão que submeter-se a rigorosas análises de seus processos.
Quem já faz isso com regularidade sai na frente, dando mais uma prova de que a qualidade total está presente em suas rotinas.
Então, se está nos planos do seu negócio obter algum selo ISO, pode ser que esteja na hora de analisar os processos com o Diagrama de Tartaruga.
Áreas de aplicação do Diagrama de Tartaruga
Ferramentas de análise de processos podem ser utilizadas em uma ampla gama de segmentos, com objetivos dos mais variados.
Confira algumas áreas em que o Diagrama de Tartaruga pode ser aplicado:
- Gestão da qualidade
- Melhoria de processos
- Auditorias internas e externas
- Gestão de operações
- Indústria automotiva (ISO/TS 16949)
- Indústria farmacêutica (GMP)
- Treinamento de colaboradores
- Sistemas de gestão ambiental (ISO 14001)
- Gestão de saúde e segurança no trabalho (ISO 45001)
- Gestão de projetos.
Diferença entre o Diagrama de Tartaruga e outras ferramentas de qualidade
Vimos que o Diagrama de Tartaruga se iguala a uma outra ferramenta parecida, o Diagrama de Ishikawa, por servir como suporte para a melhoria.
Assim acontece também com o Ciclo PDCA, mais uma ferramenta de melhoria que segue uma lógica parecida.
A diferença entre essas ferramentas de qualidade, no caso, é que o Diagrama de Tartaruga é 100% focado em processos.
Sendo assim, se o objetivo é melhorar, corrigir ou aperfeiçoar um processo qualquer, é a ela que sua empresa deverá recorrer em primeiro lugar.
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Conclusão
Conhecer o Diagrama de Tartaruga é apenas uma das muitas técnicas que os bons profissionais de qualidade precisam dominar.
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