Planejamento operacional é um conceito primordial para uma variedade imensa de atividades humanas, desde grandes operações industriais até tarefas simples como ir ao supermercado.
Neste caso, o planejamento começa pela inspeção da despensa e da geladeira, para conformar aquilo que está em falta.
Da mesma forma, é preciso observar se o banheiro está devidamente abastecido com materiais de higiene e se há produtos de limpeza para manter a casa brilhando.
Então, começa a montagem da lista de compras, na qual serão relacionados os itens desejados, conforme o orçamento disponível.
Depois, é preciso pensar no transporte e na acomodação dos produtos, etc.
Enfim, se até mesmo uma simples ida ao mercado é motivo para planejar, imagine então as rotinas de uma empresa?
Pois é disso que vamos falar neste artigo.
Siga em frente e entenda a importância do planejamento para a condução de um negócio.
O que é planejamento operacional?
Planejamento operacional é a parte final de um ciclo de planejamento que começa com a parte estratégica.
Ele engloba todas as atividades de linhas de frente e rotinas de uma empresa, inclusive as de back office.
É na parte operacional que tudo acontece, portanto, esse é um planejamento extremamente importante.
Nas empresas prestadoras de serviços, planejar as operações vai garantir que não faltem insumos e materiais de trabalho para os colaboradores.
Já no varejo, é o planejamento operacional que vai garantir o cumprimento das etapas da cadeia de valor, como a distribuição de mercadorias e o pós-venda, entre muitas outras funções.
Qual a diferença entre planejamento estratégico, tático e operacional?
Vamos voltar ao exemplo do planejamento para fazer compras e que a família, no caso, está planejando viajar.
Para isso, eles decidiram que uma das formas de conseguir juntar dinheiro é poupar em certos itens de supermercado considerados supérfluos.
Calculadora na mão, eles decidem também substituir certas marcas de produtos, aderindo às mais baratas.
Se as contas estiverem certas, essa economia vai garantir metade do que eles precisam para poder curtir as férias no fim do ano.
Esse seria um exemplo simples de planejamento estratégico (economizar nas compras) para atingir um objetivo, que é viajar.
O planejamento operacional nós vimos na abertura do artigo.
Mas digamos que a economia não seja limitada às compras.
Os filhos, por exemplo, também são orientados a tomar algumas medidas para poupar gastos.
Esse já seria um exemplo de planejamento tático, que nada mais é do que a setorização do planejamento estratégico em metas menores, por “departamentos”.
Qual é a importância do planejamento operacional?
Na vida e nos negócios, todos precisamos de metas para nos orientar.
Sem objetivos, estamos condenados ao marasmo e, no caso das empresas, isso é meio caminho andado para ser superado pela concorrência.
Como vimos no exemplo da família que quer sair de férias, não se alcança objetivos apenas com a força do pensamento.
É preciso se mexer para realizá-los.
O planejamento operacional é a etapa decisiva de um plano de ação, porque é nele que materializamos aquilo que colocamos no papel.
Sem ele, metas não passariam de ideias que, na teoria, podem ser maravilhosas, mas sem qualquer aplicação no mundo real.
Como funciona o planejamento operacional
O planejamento operacional é a última fase de uma sequência que envolve os planejamentos estratégico e tático.
Nessa fase, o foco deve ser a garantia da plena realização das atividades indispensáveis para que os objetivos estratégicos de longo prazo sejam cumpridos.
Portanto, o planejamento operacional foca no dia a dia, no “chão de fábrica”.
Da sua constante repetição depende a empresa como um todo, já que é por meio dele que suas metas mais ousadas poderão ser atingidas.
Afinal, como diz o provérbio chinês, “toda grande jornada começa com o primeiro passo”.
Planejar a parte operacional funciona como uma forma de antecipar como cada passo será dado, um dia de cada vez.
Etapas do planejamento operacional
Há incontáveis maneiras de se montar um planejamento para as operações de um negócio.
Porém, o que se observa normalmente é que as empresas não fogem muito das etapas descritas abaixo:
- Definição da meta ou metas a serem alcançadas
- Identificação das atividades que serão mobilizadas para isso
- Definição de métodos de trabalho
- Projeção de orçamento, recursos e prazos
- Definição das pessoas à frente das tarefas
- Antecipação dos riscos por meio da gestão adequada.
Exemplos de planejamento operacional
Uma característica do plano de ação é que ele se destina a atividades que se repetem.
Exemplo disso é o que fazem as empresas que lidam com estoques, ao planejar suas rotinas de picking e de despacho.
O mesmo acontece em empresas de setores como de transportes, logística, industrial e em todas que precisam antecipar riscos e controlar os gastos cotidianos.
Como fazer um planejamento operacional de uma empresa
Aliás, em muitos casos o plano de ação se confunde com o próprio planejamento logístico.
Embora relacionados, tratam-se de duas abordagens distintas, nas quais a logística está inserida na parte operacional.
Por isso, esteja atento ao montar o planejamento operacional para não focar apenas nas questões envolvendo transporte e armazenamento, deixando o resto de fora.
Confira a seguir como fazer em quatro etapas para não errar.
Modele os processos
A modelagem de processos é fundamental para a montagem de um plano para as operações porque sem eles nada sai do lugar.
Em uma empresa do varejo, por exemplo, quais entradas e saídas definem o processo de compras?
Assim, é preciso conhecer tudo que acontece entre uma ponta e outra de um processo para que as atividades possam ser planejadas.
Defina os fluxos de trabalho
Sabendo o que acontece em todos os processos, é possível definir fluxos de trabalho em equipe.
Nas agências de marketing, temos como fluxo de ações de conteúdo a produção da pauta, redação, revisão e publicação.
Toda empresa precisa definir seus fluxos para que, a partir disso, possa planejar a melhor forma de executá-los.
Cuide do orçamento
Para ir ao supermercado, precisamos de algum tipo de transporte, dependendo da distância entre a loja e a nossa casa.
Vamos de carro, a pé, de ônibus ou de táxi/aplicativo?
Faremos um lanche em família depois das compras ou não?
Seja qual for o tipo de planejamento, é certo que haverá um custo envolvido, que precisa ser antecipado.
Para isso, você pode definir budgets mensais e diários, a fim de controlar melhor as despesas e os investimentos que se façam necessários.
Faça revisões periódicas
Não existe empresa perfeita, assim como está para ser criado o planejamento infalível.
Isso sem contar que, por melhor que seja, todo plano de ação sofre desgastes, estando ainda passível de ser copiado pela concorrência.
Em se tratando de planejamento, a zona de conforto deve ser evitada, o que nos leva à necessidade de revisões periódicas, a fim de melhorar continuamente.
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Conclusão
Sem um planejamento operacional consistente, não seria possível dar continuidade a nenhuma atividade produtiva.
Da mesma forma, não se pode avançar na carreira sem uma formação que permita se diferenciar no mercado de trabalho.
Nesse quesito, você pode contar com os cursos Green Belt e Black Belt da Escola EDTI, sua melhor escolha para se capacitar na metodologia Lean Six Sigma.