Cronograma de projeto: como fazer e usar no dia a dia da empresa

O cronograma de projeto representa uma das melhores formas de garantir um bom gerenciamento do tempo na sua empresa.

Vale lembrar que o tempo é o único recurso irrecuperável, algo que não tem preço, portanto, é preciso controlar muito bem o uso que se faz dele.

A propósito, a gestão desse bem é um desafio para as empresas, que podem perder até um quarto do seu tempo já escasso em reuniões improdutivas.

Certamente não é assim que você planeja passar o resto da sua carreira, correto?

Neste artigo, vamos tratar de que forma um cronograma pode ser a melhor solução para que seus projetos andem sempre para frente.

Cronograma de projeto: o que é?

A principal característica que diferencia um projeto de uma empresa é o fator tempo.

Enquanto as empresas são constituídas sem um prazo definido de existência, os projetos são limitados nesse aspecto.

Portanto, é preciso monitorar o seu progresso ao longo do tempo, e para isso, um cronograma é indispensável.

No entanto, não basta apenas definir prazos e cobrar a realização de tarefas.

Isso porque, na maioria dos projetos, é preciso observar o correto encadeamento de atividades, de modo que tarefas interdependentes se articulem.

Importância do cronograma de projetos

Tendo em vista a necessidade de “juntar as peças” do quebra-cabeças que é um projeto, o cronograma é também uma forma de facilitar essa composição.

Imagine um projeto como uma linha de montagem, na qual cada fase depende da conclusão de uma ou mais etapas antecessoras.

A partir de um cronograma claro e efetivo, essas atividades serão encadeadas, viabilizando a continuidade do projeto até a sua conclusão.

Quais projetos se beneficiam de um cronograma de projeto?

Outra característica de um projeto é que, via de regra, imprevistos acabam por interferir nas rotinas de uma atividade, gerando impactos sobre a produtividade.

Na indústria, por exemplo, esses impactos precisam ser minimizados ou anulados, de maneira que uma linha de produção continue ativa.

Seria o caso, por exemplo, de uma célula que, ao ser modernizada, precisasse ser paralisada algumas horas por dia.

Dessa forma, é preciso contabilizar com precisão milimétrica quanto tempo será consumido para a implementação de um projeto como esse.

Isso se aplica a projetos em todas as áreas e segmentos produtivos, nos quais o cronograma é a principal ferramenta para apoiar o crescimento de uma empresa.

Tipos de cronograma de projeto

Projetos não são todos iguais.

Considerando as peculiaridades e limitações de cada um, é preciso escolher com critério o tipo de cronograma que mais facilita a sua gestão.

Conheça os quatro mais difundidos a seguir.

Linha do tempo

O cronograma em forma de linha do tempo mostra em linhas ou colunas o que foi realizado em um determinado dia, semana, mês ou ano.

Por motivos evidentes, é o tipo mais simples de cronograma.

Gráfico de Gantt

Mais complexo que a linha do tempo, o Gráfico de Gantt tem os prazos para cada atividade geridos em linhas e colunas.

Nas linhas, são inseridos os dias do mês, enquanto nas colunas são listadas as tarefas, que, conforme avançam, vão ocupando mais espaço na linha horizontal.

Diagrama de Rede

Já o Diagrama de Rede tem um formato mais parecido com o de um organograma.

Nele, tarefas interdependentes são conectadas por setas, representadas por polígonos.

Cronograma de Marcos

Também conhecida como Milestones, essa ferramenta tem deadlines para cada etapa de um projeto marcados em um gráfico.

Por isso, é indicado como um complemento a outros tipos de cronograma mais completos.

Como fazer um cronograma de projeto

O desafio que a maioria dos gestores encontra ao ter que montar um cronograma é definir um prazo exequível sem ter ainda a visão completa das tarefas a serem realizadas.

Afinal, o que fazer quando não se tem ideia de quanto tempo um projeto precisa para sua conclusão?

Embora não exista uma “receita de bolo” para isso, sabe-se que alguns passos podem ser dados para fazer alguma previsão.

Confira na sequência quais são e como elas se articulam.

Veja também como utilizar o ciclo PDSA em seus projetos!

Determine o escopo

Todo projeto começa pela definição de um objetivo.

A partir disso, cria-se primeiro um esboço do que será feito ao longo da empreitada, assim como o que não deve ser feito.

Determinado o escopo, já se pode ter também uma ideia de quanto tempo um projeto precisará para ser concluído, bem como dos recursos necessários.

Com essa visão geral, o gestor poderá enfim partir para o detalhamento do projeto por etapas, e para esta fase, a EAP é o método mais indicado.

Monte a EAP

Estrutura Analítica do Projeto, ou EAP, é uma ferramenta auxiliar para a gestão de projetos.

Basicamente, é por meio dela que as lideranças determinam o que precisa ser entregue em cada etapa a ser definida.

O EAP serve ainda para definir uma estrutura hierárquica, pela qual é possível determinar em seguida quais são as atividades prioritárias e o que pode ser deixado para depois.

Veja abaixo os passos a serem seguidos para sua montagem:

• Nomeie o projeto em sua fase inicial
• Determine suas fases e seu ciclo de vida no segundo nível
• Vá decompondo as diferentes fases de cada entrega a ser feita conforme os resultados, chegando assim a um terceiro nível de atividades
• Continue descompactando, acomodando os resultados em grupos menores que os iniciais
• Faça modificações na EAP até que todas as partes envolvidas no projeto estejam satisfeitas.

Defina as prioridades

A EAP serve para elencar as tarefas a serem realizadas, mas ainda não há uma clara relação das prioridades.

É nesta terceira etapa da montagem do cronograma que o gestor define para valer a sequência das atividades em um projeto, conforme seu nível de relevância.

Nessa fase, é fundamental definir quais tarefas dependem de outras para serem realizadas, de maneira que as pessoas envolvidas entendam quais são as suas responsabilidades.

Estipule prazos para as atividades

Uma vez que se conheçam quais são as etapas de um projeto e quais atividades têm prioridade sobre outras, é possível definir prazos para cada uma delas.

Vale destacar novamente a importância da hierarquização e da relação entre tarefas interdependentes.

Falhas nessa etapa podem gerar um perigoso efeito “bola de neve”, fazendo com que todo o projeto atrase.

Como veremos mais à frente, existem ferramentas que ajudam a visualizar mais facilmente a definição desses prazos, facilitando a montagem do “quebra-cabeças”.

Considere os parceiros externos

Ao longo de todo o processo de montagem do cronograma, é fundamental considerar também os parceiros e stakeholders envolvidos.

Digamos, por exemplo, que para realizar uma etapa, você estipula um prazo de três dias, mas a empresa que fornece os insumos leva quatro dias para entregar.

Portanto, ao montar um cronograma, é fundamental considerar o envolvimento dos prováveis parceiros, cujas restrições são determinantes para o seu cumprimento.

Onde fazer cronograma de projeto?

Soluções não faltam em termos de ferramentas para gestão de projetos.

Boa parte delas é fornecida como um Software as a Service (SaaS), algumas inclusive gratuitas.

Automatizar é sempre a melhor resposta quando se trata de gerir projetos, permitindo que as equipes envolvidas ganhem tempo para se dedicar ao que de fato interessa.

Isso sem contar a maior segurança dos softwares on cloud, hospedados em servidores externos, blindados contra ciberataques e quedas de energia.

Confira na sequência.

GanttProject

Entre as opções gratuitas, o GanttProject se destaca por ser uma das poucas com código aberto.

Isso significa que ele pode ser modificado e adaptado às necessidades da empresa e de diferentes projetos por um programador qualificado.

Como o nome indica, ele utiliza o Gráfico de Gantt como ferramenta de gestão e montagem de um cronograma.

O ponto negativo é não ser baseado na nuvem, embora tenha versões para todos os sistemas operacionais.

Trello

Por sua vez, o Trello toma como base o sistema Kanban, no qual as tarefas são dispostas em um quadro com três colunas.

Na da esquerda, devem constar as que estão “por fazer”, enquanto no meio entram as que estão “em andamento” e na terceira coluna as que estão “concluídas”.

De qualquer forma, o Trello tem ainda uma série de “extras”, permitindo o compartilhamento de arquivos e a comunicação entre membros de uma equipe. 

Artia

O ponto forte do Artia é agregar uma série de funções e ferramentas de gestão, tornando-o um dos SaaS mais completos para gestão de projetos e montagem de cronogramas.

Além da organização das tarefas, ele conta com uma poderosa ferramenta de geração de relatórios, permitindo medir o desempenho de uma atividade.

É ainda um dos poucos do mercado que permite usar a técnica Pomodoro de gestão do tempo.

Asana

Há quem diga que Asana e Trello são “irmãos”, já que suas funcionalidades são bastante parecidas.

Contudo, o Asana tem alguns recursos próprios, a começar pela própria visualização dos quadros de tarefas, ordenada em uma timeline.

Isso sem contar que ele pode ser integrado a diversos outros SaaS e plataformas de compartilhamento de arquivos como o Google Drive e Dropbox, entre outras.

Microsoft Project

Tradicional solução em gestão de projetos, o Microsoft Project carrega uma bagagem de quase 40 anos no mercado.

Sua vantagem principal é a facilidade de usar, já que tem comandos e interface similares aos dos conhecidíssimos Word e Excel.

Como qualificar ainda mais seus projetos

Gerir um projeto com competência requer um conjunto de habilidades e hard skills específicas.

Entre elas, destaca-se o conhecimento nas metodologias ágeis e, principalmente, em Lean Six Sigma.

Aliás, conhecer os princípios Lean faz tanta diferença na gestão de projetos que, entre as exigências das empresas ao contratar gestores está o conhecimento dessa metodologia.

A Escola EDTI é parceira para encorpar o seu currículo, capacitando-o para lidar com os projetos mais desafiadores.

Para ganhar ainda mais tempo e ter uma formação de qualidade, conte com os nossos cursos EAD, com certificação green belt e black belt.

Ou, se preferir, pode optar pelos nossos cursos presenciais para se qualificar como um especialista Lean.

Conclusão

Fazer um cronograma de projeto é imprescindível para aproveitar o tempo ao máximo.

Porém, como vimos ao longo deste artigo, não basta apenas definir datas e prazos.

Tão importante quanto isso – ou ainda mais – é saber gerir recursos e pessoas.

Nesse caso, quanto mais qualificado em metodologias de gestão, mais preparado o gestor estará para liderar projetos de diferentes graus de complexidade.

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