Quais são as principais ferramentas de gestão e como usar na empresa

Ferramentas de gestão estão para as empresas como os aparelhos usados para medir a performance física nos esportes.

Da mesma forma que um corredor de 100 metros rasos não pode melhorar o desempenho sem marcar seu tempo e outros fatores, fica muito difícil produzir mais e melhor em uma companhia sem observar certas métricas.

Cada empresa lida com uma realidade própria, na qual precisa superar limitações conforme o seu nicho de mercado, região e até tributação.

Como escolher, então, a ferramenta certa para medir o sucesso?

A resposta para essa pergunta (e outras que surgem em decorrência dela) nós vamos apresentar neste artigo.

Prossiga atentamente na leitura e descubra quais são as ferramentas mais eficazes para alcançar seus objetivos de negócio.

O que são ferramentas de gestão?

Como aponta o estudo “Success in Disruptive Times” (em inglês), do Project Management Institute (PMI), empresas que gerenciam seus projetos desperdiçam 21 vezes menos recursos.

Para isso, elas não abrem mão das ferramentas de gestão para controlar resultados, avaliar KPIs e definir prioridades, assim como eventuais medidas corretivas.

A propósito, como indica o mesmo estudo, a principal causa para o fracasso nos projetos é a mudança nas prioridades das organizações.

Nesse sentido, as ferramentas de gestão são um recurso para que as empresas gerenciem seus projetos e, além disso, saibam traçar metas e o que fazer para alcançá-las.

Para que serve uma ferramenta de gestão

Um negócio que não é orientado por objetivos arrisca-se a naufragar.

O desafio enfrentado pelos líderes das empresas é definir esses objetivos com assertividade.

Ligar o “piloto automático” é uma postura bastante arriscada, já que o negócio tende a ser superado com facilidade por concorrentes mais determinados e organizados.

As ferramentas de gestão servem para manter a gestão da empresa sempre com “olhos de águia”, evitando assim que seja surpreendida.

Além disso, elas são indispensáveis para manter o controle de qualidade sobre seus produtos e serviços, o que por sua vez é fundamental para sua imagem e reputação.

Principais usos desse recurso

Imagine que você está à frente de uma linha de montagem.

Agora, considere a necessidade dessa linha em manter o controle sobre o seu cronograma, de maneira que, na ponta final, os produtos saiam dentro das especificações.

Esse é um dos usos indicados para as ferramentas de gestão.

Elas servem para medir o tempo gasto em uma determinada tarefa, ajudando assim a visualizar o seu sucesso ou falha.

Outro uso recorrente é na gestão de projetos.

Nesse caso, é preciso avaliar antes de começar os recursos disponíveis e os prazos para sua realização.

Isso sem contar o controle de qualidade, que como vimos, é o caminho de excelência pelo qual uma empresa garante aos seus clientes produtos dentro (ou acima) das suas expectativas. 

Qual a importância das ferramentas de gestão?

Não faltam casos reais que indicam a eficácia das ferramentas de gestão em empresas de todos os níveis.

Veja, por exemplo, este estudo de caso realizado com uma empresa do setor imobiliário no Rio Grande do Sul.

Os pesquisadores concluíram que a implementação de ferramentas como Ciclo PDCA e 5W2H, entre outras, levou a empresa a melhorar seus resultados.

Dificilmente ela melhoraria nos quesitos avaliados se suas rotinas não fossem avaliadas e monitoradas com métodos de controle.

Essa é a importância das ferramentas de gestão, um conjunto de recursos para quem precisa definir metas e, em consequência, os meios para atingi-las.

Principais ferramentas de gestão empresarial

Gerir a qualidade requer instrumentos diferentes dos que são usados para a gestão do tempo.

Dessa forma, antes de avaliar a possibilidade de aderir a uma ou mais ferramentas de gestão, é recomendada a definição dos indicadores chave de performance apropriados.

Em um projeto de desenvolvimento de um novo produto, a urgência pode não ser tão grande como acontece na gestão de crises.

Essas nuances devem ser consideradas, tendo em vista a escolha da ferramenta certa para uma determinada “missão” ou função.

Nesse aspecto, a seleção nunca foge muito de três escopos básicos: realização de projetos, garantia da qualidade e otimização do tempo.

Confira na sequência as ferramentas mais indicadas em cada um deles. 

?E-book: Descubra como três questões podem ser muito importantes na hora de liderar um projeto de melhoria!

Ferramentas de gestão de projetos

Um projeto é, essencialmente, uma meta estipulada com início, meio e fim.

Em uma indústria de calçados, por exemplo, esse projeto pode ser o desenvolvimento de um novo equipamento de usinagem para uso na linha de produção.

Assim, os gestores e líderes envolvidos precisarão definir com antecedência prazos, recursos, equipes e processos para dar conta da sua realização.

Quanto mais audacioso ou complexo o projeto, maior a demanda por ferramentas de gestão.

Conheça a seguir cinco delas!

1. Trello 

Dificilmente você vai ver uma lista de ferramentas de gestão em que não conste o Trello.

Basicamente, o que ele faz é algo semelhante ao Kanban, método que se consagrou junto com a expansão do modelo toyotista de produção.

Consiste em dispor quadros alinhados em três colunas, nas quais a primeira equivale às tarefas “por fazer”, a do meio, “em andamento”, e a terceira, às tarefas concluídas.

A diferença é que, no Trello, a disposição dos dados é visualmente mais amigável, sem contar a versatilidade e facilidade de edição.

Praticamente não há projeto que não possa ser coordenado sem a valiosa ajuda desse programa, disponível na forma de aplicativo.

2. Wrike

Assim como o Trello, o Wrike é uma ferramenta de gestão de projetos essencialmente visual.

O destaque vai para a sua incrível capacidade de integração com diferentes ferramentas.

Estima-se que, no Wrike, possam ser acoplados mais de 400 softwares e sistemas, inclusive ERPs.

Entre os seus recursos principais, estão ferramentas de gestão de tempo, de planejamento e organização, além de permitir a comunicação instantânea entre membros de uma equipe. 

Outra vantagem é que ele pode ser usado tanto por grandes empresas como por micro e pequenos negócios conduzidos por empresários individuais.

3. Asana

Na mesma linha das outras ferramentas de gestão, o Asana permite criar projetos, definir prazos e inserir membros em diferentes equipes.

Um recurso essencial para quem não tem tanta experiência na gestão de projetos são os mais de 50 modelos de projetos prontos.

Ou, se preferir, o usuário pode começar um projeto do zero, bastando apenas clicar em “+” para dar o pontapé inicial.

Em seguida, pode adicionar as pessoas que farão parte do projeto, bem como prazos, materiais a serem consultados e subtarefas.

Assim como os concorrentes, ele pode ser utilizado em versão gratuita ou disponibilizado em versões pagas que, dependendo do pacote, oferecem mais ou menos recursos.

4. GanttProject

Já o GanttProject tem o grande diferencial de ser totalmente gratuito, sem quaisquer custos para sua utilização.

Embora visualmente não seja tão bonito, é de extrema utilidade na gestão de projetos, especialmente na parte dos cronogramas.

Afinal, ele é todo baseado no diagrama (ou gráfico) de Gantt, cuja finalidade é mostrar em uma espécie de linha do tempo a evolução de um projeto.

Outra diferença para as outras ferramentas é não ser baseado na nuvem, embora possa ser instalado em computadores em todos os sistemas operacionais.

5. ClickUp

Baseado na nuvem, o Clickup é um grande “tudo em um”.

Sozinho, ele serve para facilitar a gestão de diferentes projetos ao mesmo tempo.

Entre seus principais recursos, destacam-se:

• Gravação e capturas de tela
• Chat e comentários
• Controle de metas e de cronogramas
• Documentos em geral
• E-mail
• Marcação de eventos
• Gestão de projetos
• Gestão de recursos
• Lembretes
• Listas de tarefas
• Spreadsheets.

Todas as funções são customizáveis, tanto em termos de recursos quanto no aspecto visual.

Ela permite ainda a importação de dados de outras ferramentas, como Todoist, Trello e Monday.com, entre outras.

Ferramentas de gestão da qualidade

Qualidade é um pressuposto para a continuidade de um negócio.

Ela deve ser monitorada em regime contínuo, de maneira que produtos e serviços sejam fornecidos conforme um padrão.

Dessa forma, os clientes saberão o que esperar de uma marca, que tende a manter receitas contínuas.

Vamos supor, por exemplo, que você seja um gestor à frente de uma indústria de calçados.

Para assegurar que cada par de sapatos saia da linha de produção nas dimensões corretas e sejam confortáveis e duráveis, é preciso monitorar toda uma sequência de processos.

Isso sem contar a necessidade de calibrar os equipamentos e máquinas utilizados na produção, conforme rotinas de manutenção e regulagem programadas.

Veja a seguir as principais ferramentas usadas nesse tipo de controle e de que forma elas ajudam a organizar a produção e manter elevados os padrões de qualidade.

6. Diagrama de Ishikawa

Garantir a qualidade de um produto implica identificar possíveis focos de falhas nos seus processos produtivos.

Para isso, o Diagrama de Ishikawa é uma técnica muito eficaz no sentido de ajudar a reconhecer “pontos cegos” na sua empresa ou projeto.

Também conhecido como “Diagrama de Causa e Efeito” ou “Espinha de Peixe”, esse método foi desenvolvido pelo mestre Kaoru Ishikawa, um dos pais da gestão da qualidade.

Sua execução é bastante simples, começando por definir o problema a ser solucionado, que pode ser escrito em papel ou digitalmente.

A partir desse problema, desenhe uma seta em direção contrária.

Nessa seta, você deverá traçar linhas diagonais perpendiculares, nas quais as possíveis origens do problema serão elencadas em seis diferentes categorias:

• Método
• Máquina
• Medida
• Meio ambiente
• Material
• Mão de obra.

?Depois de finalizar a leitura deste artigo, complemente o seu estudo do assunto acessando este e-book gratuito sobre o Diagrama de Ishikawa!

7. Diagrama de Pareto

No século XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto chegou a uma importante conclusão ao estudar as desigualdades sociais: a de que 20% da população era dona de 80% das riquezas do país.

Algumas décadas mais tarde, o mestre Joseph Juran adaptou essa teoria para a gestão de empresas.

Assim, foi definida a relação 80/20 para avaliar a origem das falhas em processos produtivos.

Ou seja, a maioria dos problemas é causada por um número restrito de motivos.

Basicamente, o Diagrama de Pareto é um gráfico no qual as causas de uma falha são dispostas em colunas.

O topo de cada coluna formará uma linha, que por sua vez, indicará a frequência desses problemas em percentuais.

?Confira no guia: Tudo sobre o Diagrama de Pareto!

8. Gráficos de Controle

Processos em geral apresentam variações conforme o tempo e outros fatores que interferem no seu fluxo normal.

Essa variação pode ser medida pelos gráficos de controle, no qual uma linha central horizontal representa o nível médio aceito para um certo indicador.

Abaixo, deverá ser definido um índice mínimo e, acima dessa linha média, o limite máximo.

Dessa forma, tudo que estiver fora da zona de segurança será considerado como uma falha ou problema.

9. Fluxograma 

O fluxograma é uma ferramenta que serve para identificar a origem de um processo.

É uma solução amplamente utilizada por profissionais de computação.

Cada etapa de um processo é inscrita em um polígono, que por sua vez, é ligado a outros, cada qual representando as diferentes fases encadeadas.

Assim como as outras ferramentas de controle de qualidade, o fluxograma pode ser desenhado em programas gráficos simples, ou mesmo à mão.

10. Histograma

Igualmente simples são os histogramas, também conhecidos como distribuição de frequências.

Em um eixo horizontal, são dispostas colunas que, conforme um eixo vertical, vão apontar para um determinado índice.

Seria o caso de um histograma de vendas, em que cada coluna alinhada na horizontal representa a variação no ticket médio por mês, enquanto a linha vertical indicaria o total acumulado.

Este é só um exemplo, e você pode usar o histograma para avaliar diversos indicadores diferentes.

Ferramentas de gestão do tempo  

Tempo é dinheiro, já dizia o velho ditado, que está cada vez mais atual.

Projetos que atrasam são sempre sinônimo de prejuízo, não só para a empresa como para os clientes, que deixam de ser beneficiados com as soluções esperadas.

Vale sempre destacar que tempo é o único recurso que, uma vez desperdiçado, jamais pode ser recuperado.

Afinal, como nos lembra a canção, “o tempo não para”.

Confira na sequência algumas das ferramentas usadas na gestão deste recurso precioso, aumentando a produtividade e acabando com a procrastinação.

11. Método GTD 

Getting Things Done é uma ferramenta de gestão do tempo criada por David Allen, difundida no Brasil pelo livro “A Arte de Fazer Acontecer” (2001).

Basicamente, o método consiste em seguir cinco passos para que uma tarefa ou processo saia do papel.

• Capturar: registrar ideias no papel ou computador
• Esclarecer: analisar cada uma das ideias registradas, decidindo no que vale a pena investir ou não
• Organizar: tomar as ideias que podem prosperar e organizá-las de modo que possam ser acessadas futuramente
• Refletir: revisar todas as soluções propostas, atualizando-as se necessário
• Engajar: colocar em prática as ideias depois de passá-las pelos filtros anteriores.

12. Pomodoro

Já o método Pomodoro é mais indicado para uso no nível individual, embora nada impeça de ser aplicado coletivamente.

Tudo o que você precisa é definir um tempo para realizar uma certa tarefa.

Dentro desse tempo, trabalhe em “pomodoros”, blocos de tempo de 25 minutos, sem parar.

Ao fim de cada bloco, pare por cinco minutos, retornando em seguida.

Se tiver que parar por algum motivo durante os 25 minutos de trabalho, registre o motivo e depois retome a atividade até que o pomodoro se esgote.

No fim do período, você terá uma lista de todos os focos de perda de tempo anotados e quando eles acontecem, o que permite agir para minimizá-los futuramente.

13. Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é um diagrama no qual os problemas são distribuídos em quatro setores, da seguinte forma:

• Primeiro quadrante: tarefas a serem concluídas para já
• Segundo quadrante: tarefas a agendar para mais tarde
• Terceiro quadrante: tarefas para delegar a outra pessoa
• Quarto quadrante: tarefas a serem eliminadas.

14. Objetivos SMART 

Definir metas que sejam realmente adequadas pode ser um tremendo desafio.

Nesse aspecto, a técnica de definição de objetivos conhecida pelo acrônimo SMART é de grande utilidade para gestores na hora de estipular metas para suas equipes.

Abaixo, estão os cinco atributos segundo o qual cada objetivo precisa ser avaliado, com as suas respectivas adaptações (não traduções) para o português:

• Specific (Específico)
• Measurable (Mensurável)
• Attainable (Atingível)
• Realistic (Relevante)
• Time-bound (Temporal).

Como escolher qual ferramenta de gestão usar?

Diante de tantas opções, o gestor pode se sentir em uma verdadeira “encruzilhada” ao tentar decidir pela ferramenta ideal.

Nesta hora, a primeira dica é identificar quais são as principais necessidades da empresa em termos de uso do tempo, controle dos recursos e andamento dos projetos.

Não menos importante, é conhecer a finalidade de cada ferramenta, orientando o processo decisório conforme a sua destinação.

Tendo tudo isso em vista, é possível fazer a melhor escolha.

Como qualificar o uso de ferramentas de gestão?

Tomar decisões no nível empresarial requer destreza, habilidade e o domínio dos métodos de gestão.

E a Escola EDTI é a sua aliada na jornada rumo a se tornar um profissional mais qualificado para usar as principais ferramentas do mercado.

Nossa certificação Lean Six-Sigma Green Belt é um bom exemplo.

Ela capacita os participantes a utilizar a metodologia Lean Six Sigma e suas ferramentas para coordenação e execução de projetos de melhoria.

Assim, eles se tornam capazes de reduzir custos, melhorar a qualidade e aumentar a atratividade dos produtos e serviços em suas empresas.

Conclusão

Quanto mais capacitado o gestor, com mais ferramentas ele estará apto a trabalhar.

Um dos caminhos para isso é investir em formação em técnicas consagradas, com destaque para a Metodologia Lean e sua cultura de combater desperdícios.

Conte com a EDTI nessa jornada, seja nos nossos cursos green belt ou nos cursos EAD e presenciais black belt.

Continue aprendendo ao acessar este e-book, em que mostramos como a metodologia Seis Sigma pode ser aplicada em diferentes áreas!

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