O que é conformidade na qualidade e como atingir esse padrão

A conformidade é uma condição indispensável para o sucesso de uma empresa.

Trata-se de um pilar sobre o qual se sustentam processos de negócio que, por sua vez, dão origem aos produtos e serviços.

Um processo sem conformidade é um sério obstáculo porque, dessa forma, a empresa compromete a qualidade em tudo que faz.

Sabemos que, sem qualidade, não há como ser competitivo, e a tendência é a perda de espaço e de relevância no mercado.

Logo, a conformidade é um pressuposto indispensável para a qualidade total, o “santo Graal” para as empresas focadas em atingir a excelência. 

Neste conteúdo, você vai entender as implicações da falta de conformidade nas empresas e de que maneira isso impacta em seus resultados.

Você está convidado a nos acompanhar até o final em mais esta jornada de conhecimento.

Vamos em frente?

O que é conformidade?

Estar em conformidade significa que uma atividade produtiva está alinhada às leis, normas e padrões indispensáveis para alcançar a qualidade.

O conceito de conformidade pode variar um pouco, dependendo do local, da experiência dos gestores e da própria cultura da empresa.

Isso nos leva à compreensão de que se faz necessária uma norma geral, que se aplique a todas as organizações, não importa onde estão localizadas ou qual o segmento em que atuam.

Por isso, a norma padrão internacional é definida pela International Organization for Standardization (ISO).

Desde os anos 1940, ela é a entidade que representa o controle de qualidade em nível mundial, a maior autoridade já conhecida no assunto.

O que significa estar em conformidade?

Um dos significados de conformar é ajustar, amoldar.

Por isso, conformidade tem esse sentido de garantir que uma atividade, produto, serviço ou processo esteja ajustado aos padrões mais aceitos.

Uma mercadoria em não conformidade com as expectativas do consumidor não pode ser vendida, porque colocaria em risco a reputação da marca que a produz.

Também não podem chegar ao cliente produtos que não estejam em conformidade com leis, já que, dessa maneira, quem se arrisca é quem consome.

Portanto, estar em conformidade é um meio para se manter competitivo em um mercado regulado, onde as empresas que falham, acabam sendo superadas ou penalizadas.

?Conheça os indicadores de produtividade na indústria e aprenda a otimizar os resultados

Qual o papel da conformidade na gestão da qualidade?

Qualidade é um requisito básico para o sucesso de toda empresa.

Ela deve estar presente em todas as etapas do processo produtivo, desde a extração da matéria-prima até a chegada de um produto às mãos do consumidor.

Afinal, um produto de boa qualidade não pode nascer a partir de processos que não a priorizam, certo?

Nesse sentido, a conformidade pode ser a melhor resposta para elevar o padrão de qualidade ou para alinhar produtos e serviços às expectativas do consumidor final.

O raciocínio é muito simples: quanto mais obediente à exigência de qualidade é uma empresa, mais alto tende a ficar o nível para as concorrentes, e assim o próprio mercado eleva seu padrão.

Uma das maneiras de chegar a esse nível é adaptar os processos da empresa à norma ISO 9001, como veremos a seguir.

A conformidade na ISO 9001

Qualidade e conformidade caminham lado a lado, portanto, não é possível garantir um padrão de excelência quando as normas de produção deixam de ser observadas.

Essas normas têm uma espécie de lei máxima: a norma ISO 9001:2015.

Ela é tão importante que, para as empresas mais destacadas do mercado nos quesitos qualidade e conformidade, é atribuída uma certificação, o selo ISO 9001.

Com ele, uma empresa ou entidade passa a ser oficialmente reconhecida com a Certificação de Sistemas de Gestão da Qualidade. 

Trata-se de uma importante chancela, concedida apenas a um grupo seleto de empresas, em razão do rigor exigido.

Para obtê-la, é preciso passar pelo crivo de empresas de auditoria credenciadas, que promovem uma ampla inspeção nos processos das empresas avaliadas.

?Aproveite para conferir também o nosso e-book: ISO 9000 e Seis Sigma!

O que é certificado de conformidade?

Um certificado de conformidade é um documento que confere credibilidade ao produto ou serviço que o ostenta.

Consiste basicamente em uma declaração, de autoria do fabricante, informando que o produto está em conformidade com as normas de fabricação de um país ou de um continente.

Embora não seja uma garantia total, o documento ajuda a transmitir uma imagem positiva, já que evidencia a preocupação da empresa em obedecer às normas.

É também um meio mais simples de apresentar ao consumidor uma prova de que seus produtos podem ser comprados sem receio de estar ferindo as boas práticas de higiene, respeito ao meio ambiente e laborais.

O que é uma não conformidade na ISO 9001?

A ISO 9001:2015 abrange um amplo espectro de atividades e pode ser usada como referência para alcançar a qualidade em todos os segmentos produtivos.

Dessa forma, todo processo ou padrão que esteja desalinhado em relação a suas diretrizes estará automaticamente em situação de “não conformidade”.

Cabe frisar que estar em não conformidade não significa que um produto ou processo produtivo apresente defeito.

Uma linha de montagem que deveria entregar 100 produtos acabados ao fim do dia, mas entrega apenas 90, é uma linha defeituosa, mas não necessariamente em não conformidade.

Por outro lado, outra linha fora dos padrões de conformidade da ISO pode entregar esses 100 produtos sem apresentar um único defeito.

Ficou clara a diferença?

Como fazer a gestão de conformidades na empresa

Existe uma frase que diz: “Sse você acha caro contratar um bom profissional, é porque não sabe o quanto custa um incompetente”.

De certa forma, a não conformidade segue essa mesma lógica.

Ou seja, quem não se preocupa em garantir a qualidade de seus produtos se arrisca a pagar muito mais caro depois.

Portanto, tão importante quanto evitar a não conformidade é assegurar que os processos produtivos estão sendo facilitados e pautados pelos padrões mais elevados.

Com isso, a empresa deixa de focar em apagar incêndios, voltando suas atenções e esforços para o aprimoramento da qualidade daquilo que produz.

Uma maneira de desenvolver um mindset voltado para a conformidade é seguir algumas boas práticas no sentido de elevar a exigência pela qualidade.

Check-ups periódicos

Processos, equipamentos e até pessoas podem apresentar defeitos e inconformidades em seus padrões de operação.

Não por acaso, as empresas do segmento industrial estão em sua maioria empenhadas em realizar verificações constantes em seus respectivos maquinários e mão de obra.

Elas sabem que uma simples falha ou falta de manutenção pode vir a cobrar um preço muito alto, então, o melhor a fazer é prevenir.

Esse é o foco da manutenção preventiva, na qual as rotinas de ajustes são voltadas para evitar o defeito na raiz, ou seja, em suas causas primárias, antes que aconteçam.

Automatizar processos

A falha humana é, desde sempre, um dos principais motivos para desvios no padrão de qualidade, defeitos de fabricação e falhas na operação.

Uma forma de evitá-la é investir na automação de processos, como fazem empresas ao confiar a robôs a tarefa de realizar o atendimento inicial a clientes.

Assim também fazem aquelas que implementam tecnologias de pagamento “self-service”, como as redes de supermercados e de fast food.

Automatizar, portanto, é uma maneira de se aproximar de padrões de qualidade mais elevados, uma vez que esse processo diminui os riscos de erros causados em razão de negligência ou imperícia.

Integrar sistemas

Nas médias e grandes empresas, é relativamente comum que diferentes setores trabalhem em sinergia.

No varejo, por exemplo, vai ser impossível manter as vendas aquecidas sem que todo um back office, formado pelos setores de compras e de estoque, esteja estruturado.

Para isso, existem sistemas projetados exatamente para facilitar a operação de setores interdependentes.

Chamados de Enterprise Resources Planning (ERP), consistem em plataformas digitais que congregam em um único local os recursos necessários para trabalhar com diferentes departamentos e até empresas.

Atualizações legais e normativas

Quando se trata de conformidade, seguir as leis e as normas em vigor é básico.

Uma possível mudança nas regras de tributação, nesse aspecto, pode impactar diretamente a oferta de produtos e serviços, o que indiretamente pode abalar sua qualidade.

O mesmo se aplicaria a mudanças nas leis trabalhistas, as quais podem forçar a modificações expressivas nos modos de produção.

Por isso, uma maneira de realizar a gestão das conformidades é garantir que a empresa esteja sempre atualizada em relação à legislação pertinente.

Isso pode ser feito por um setor jurídico que, junto ao contábil, cuidará de garantir que seus processos estão rigorosamente dentro do que a lei permite.

Conclusão

A conformidade é um atributo a ser desenvolvido com o tempo, afinal, não é da noite para o dia que um processo muda.

Da mesma forma, não é de repente que se forma um profissional qualificado, ainda que existam meios de alcançar a excelência de maneira mais rápida e possivelmente mais eficaz.

Os cursos da Escola EDTI são o seu atalho mais seguro para adquirir formação de qualidade, tanto em módulos presenciais quanto na modalidade EAD.

Continue aprendendo ao ler o guia sobre índices de capabilidade e desempenho de processos!