Modelagem de processos: como fazer e usar no seu negócio?

A modelagem de processos bem aplicada pode gerar resultados incríveis.

Ela faz parte da rotina de empresas do segmento industrial há algum tempo e pode ser perfeitamente replicada em empresas de outros setores.

Considere adotá-la caso sua empresa não esteja apresentando uma performance satisfatória nos negócios ou se você acredita que uma reformulação seja necessária para melhorar ainda mais.

Leia este artigo até o final para saber mais sobre esse assunto tão importante.

O que é modelagem de processos?

Um modelo a seguir nada mais é do que uma referência ou um guia em relação a um certo tipo de atividade, comportamento ou modo de ser, pensar e agir.

Sendo assim, modelar um processo é formatá-lo de maneira que ele sirva posteriormente como um parâmetro de qualidade.

A partir disso, a tendência é que as operações gerem melhores resultados, já que a empresa ganha maior controle e previsibilidade sobre suas atividades.

Vantagens da modelagem de processos

Se fosse possível, o sonho de toda empresa seria operar em um universo sem riscos.

Embora se possa trabalhar para que esses riscos sejam mínimos, é uma utopia achar que se pode atuar em um mercado sem nenhuma ameaça.

Por isso, é necessário adotar medidas de controle para assegurar a qualidade total e que a empresa possa se manter engajada com a melhoria contínua.

Uma delas é a modelagem de processos, cujas vantagens e benefícios nós vamos abordar a partir de agora.

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Melhora a comunicação

Um processo mapeado por completo é a melhor maneira de facilitar a comunicação entre as pessoas que participam de suas etapas.

Fica mais fácil identificar quem possa ter causado uma falha, atraso ou mesmo cometido algum desvio intencional.

Assim, a empresa estará sempre em condições de apurar melhor as responsabilidades e verificar se os padrões de qualidade estão sendo respeitados.

Reduz o desperdício e atrasos

Uma das bases da Metodologia Lean é a diminuição do desperdício como meio de alcançar a eficiência total.

Para isso, é fundamental conhecer a fundo os processos envolvidos na fabricação de produtos ou na prestação de serviços.

Esse conhecimento abre caminho para diminuir não só o desperdício de insumos e recursos, mas sobretudo de tempo.

Serve como apoio em treinamentos

Uma equipe treinada e qualificada é um ativo valioso.

Digamos, porém, que a sua empresa não conta com uma rotina de treinamentos para aprimorar as competências de seus colaboradores.

Pois a modelagem de processos pode também ser aplicada com o objetivo de implementar esse tipo de rotina.

Ela pode ser usada, por exemplo, como critério e instrumento para detectar quem precisa de treinamento e por que um certo empregado precisa passar por uma reciclagem.

Ajuda no desenvolvimento de colaboradores

Note que reciclar um profissional não tem viés punitivo.

Afinal, é muito comum que, no dia a dia, as pessoas passem a trabalhar no “piloto automático”.

Então, a modelagem de processos visando ao aperfeiçoamento das competências nada mais é do que um meio de desenvolvimento profissional.

Logo, ela pode ser usada tanto para compensar eventuais defasagens como para conduzir os melhores talentos a patamares mais elevados em suas carreiras.

Facilita a automação

Modelar um processo é mapeá-lo.

Afinal, a modelagem se baseia inteiramente em diagramas de setas e polígonos, nos quais as diversas etapas de um ou mais processos são esquematizadas.

Isso abre caminho para um outro tipo de melhoria: a automação, que torna-se possível ao identificar quem faz qual atividade em um processo e que parte dele pode ser automatizada.

Amplia a visão do negócio

Um processo modelado é uma forma de dar aos gestores uma visão mais ampla sobre seu próprio negócio.

Afinal, nenhum empreendimento avança quando não se conhece a fundo todos os processos que permeiam as rotinas de uma empresa.

Sendo assim, recorrer à modelagem de processos é uma forma de ampliar o entendimento do core business e, em última análise, de desenvolver a Inteligência de Negócios (BI).

Como fazer a BPM

A propósito, a modelagem de processos tem nome e sobrenome: Business Process Management (BPM).

No meio empresarial, convencionou-se que a principal referência no assunto é o Guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio – ABPMP BPM CBOK V3.0.

De acordo com esta orientação, um BPM pode ser feito seguindo sete etapas:

• Etapa 1 – Formar equipes que possam identificar uma rotina
• Etapa 2 – Identificar os processos envolvidos
• Etapa 3 – Identificar os processos atuais
• Etapa 4 – Fazer a análise do processo e propor melhorias
• Etapa 5 – Mapear os chamados “fluxos To Be”
• Etapa 6 – Priorizar tarefas e automatizar as que assim exigirem
• Etapa 7 – Monitorar resultados, melhorar e expandir automatização.

Princípios da modelagem de processos

Vale observar, ainda, os nove princípios da modelagem de processos:

• Interação entre organização e cliente
• Agregar valor para o cliente
• Diminuir atrasos no fluxo nas trocas em todas as atividades
• Evitar automatizar em excesso
• Padronizar os processos de negócios
• Antecipar as regras de negócios
• Implementar padrões de conformidade
• Validar a modelagem BPM
• Simplificar o desenho dos processos.

Técnicas de modelagem de processos

A modelagem de processos deve ser feita observando a cultura da empresa e a abordagem que melhor se aplica a sua realidade.

Nesse sentido, é possível seguir por um dos três caminhos:

• Bottom Up: em que a abordagem é de cima para baixo, começando dos pormenores até chegar a uma compreensão mais ampla do negócio
• Middle Out: na qual o foco é em problemas reais e na sua solução
• Top Down: abordagem de baixo para cima, em que a análise começa do macro, até chegar a níveis mais detalhados dos processos.

Metodologias e ferramentas de modelagem de processos

Existem diversas ferramentas e métodos com os quais a modelagem pode ser feita.

Não há uma melhor ou pior, mas aquela que se ajusta mais ao seu contexto, considerando os recursos e tempo disponíveis.

Confira:

• BPMN
• ANSI
• Swimlane
• Matriz SIPOC.

Conclusão

Modelar processos é uma tarefa que requer preparo, espírito analítico e uma profunda capacidade de detectar falhas e oportunidades de melhoria.

Profissionais capazes de fazer isso com certeza têm probabilidades mais altas de conseguir os melhores postos de trabalho.

Você pode se aperfeiçoar nessa área, investindo nos cursos da EDTI, disponibilizados nas modalidades EAD e presencial.

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