Back office: como funciona a retaguarda das empresas

O nome pode não ser familiar, mas a sua empresa certamente conta com back office para atender a todas as demandas e fazer tudo funcionar perfeitamente.

Estamos falando de toda a retaguarda de um negócio.

A verdade é que, sem o back office, não há organização que se sustente, por mais competentes que os líderes sejam na atividade-fim.

Imagine uma empresa sem um setor de recursos humanos ou pelo menos um profissional encarregado desta função.

Num exemplo desses, cedo ou tarde a instituição teria problemas trabalhistas e com os processos de contratações e demissões.

Por outro lado, um back office bem estruturado pode fazer muita diferença nos resultados, tendo em vista seu papel fundamental para a continuidade de um negócio.

Para entender como isso acontece, é preciso antes saber exatamente em que consiste o back office e quais atividades inclui.

Acompanhe!

O que é back office?

Back office nada mais é do que a soma das atividades de retaguarda em uma empresa.

Em uma tradução livre, seria algo como “os fundos do escritório”.

De certa forma, é mais ou menos isso que uma atividade de back office representa.

Ou seja, todo setor da empresa que fica por trás da principal vitrine, sem aparecer.

O caráter discreto das atividades de back office não significa que elas sejam menos relevantes.

Muito pelo contrário, sem uma retaguarda competente, é inviável um negócio continuar de pé.

Isso porque é nela que estão setores-chave de uma empresa e que, embora não apareçam para o cliente final, têm um papel extremamente importante.

O que faz o back office?

Uma das características que tornam a retaguarda fundamental é que ela não é formada apenas por um tipo de atividade.

Tome como exemplo uma loja física de roupas.

Nesse caso, o front office, ou seja, a parte do negócio que aparece, é o ponto de venda com as peças expostas e seus vendedores.

Para que esse setor funcione, é preciso ter por trás um estoque, um setor de compras, de recursos humanos, contábil e por aí vai.

Então, o back office é a soma de rotinas e setores que prestam apoio indispensável para que uma empresa possa chegar à excelência operacional e se manter competitiva ao longo dos anos.

Quem atua no back office?

Por se tratar de um somatório de setores interdependentes, o back office envolve uma ampla gama de profissionais e especialistas. 

Vamos continuar tomando como exemplo a loja de roupas.

Para esse tipo de negócio, os profissionais de retaguarda seriam:

• Contadores
• Advogados
• Compradores
• Estoquistas
• Motoristas
• Gestores de RH.

Note que esses profissionais podem não ser exatamente de back office, dependendo da empresa em que atuam.

Um advogado, por exemplo, deixa de ser back office quando atua em um escritório de advocacia, enquanto um contador que trabalha em um escritório contábil, faz parte do front office.

Importância do back office para a empresa

A partir do que já vimos até aqui, fica claro que a falta de um back office robusto inviabiliza a continuidade de um negócio.

Afinal, é dele que vem o suporte necessário para que as atividades principais prossigam.

Uma peça de roupa não chega às mãos do cliente sem que antes seja mobilizada toda uma cadeia de suprimentos, certo?

Por isso, é indispensável contar com profissionais que entendam de todas as pontas do processo, que começa na fabricação de um produto e vai até a sua venda.

Não menos importante, é necessário que esse processo continue, em um ciclo ininterrupto de atividades em sequência e de melhoria contínua.

Logo, o back office é importante não só para a estrutura de um negócio, mas principalmente para que ele possa se sustentar.

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6 boas práticas para o back office

Uma empresa é a soma de sua atividade principal com as de retaguarda, portanto, ela pode ser comparada com uma grande máquina e suas engrenagens funcionando em harmonia.

Se uma dessas peças estiver desgastada ou mal colocada, é certo que a máquina vai emperrar.

Da mesma forma, para que a performance de uma empresa seja a melhor possível, seus gestores precisam garantir que o back office trabalhe em sinergia com outros setores.

Isso demanda uma série de práticas, medidas de controle e ferramentas que, se bem implementadas, levam um negócio a patamares mais elevados de eficiência.

Veja a seguir quais são.

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Trabalhe sempre com metas 

Manter uma equipe coesa é um desafio e uma tarefa quase impossível quando seus membros não compartilham objetivos em comum.

Agora, imagine o tamanho desse desafio quando, em vez de indivíduos, temos grupos de pessoas com interesses divergentes?

Dessa forma, a primeira das boas práticas para manter seu back office sempre jogando a favor de um projeto é definir metas estratégicas.

Assim, cada setor e área de retaguarda vai atuar no sentido de atingir as metas da empresa, ainda que, para isso, eles precisem definir suas próprias metas.

Automatize rotinas

A falha humana é um risco presente em todas as atividades desde a idade da pedra.

Quando inventamos a roda e, séculos depois, a agricultura e a manufatura passaram a se desenvolver, o objetivo era um só: facilitar a realização de tarefas e reduzir os índices de falha, gerando mais conforto, praticidade, qualidade e eficiência.

No back office, a melhor forma de conseguir isso é automatizando rotinas.

Para tanto, é necessário contar com ferramentas como um Customer Relationship Management (CRM), ERPs e outros softwares de gestão de trabalho em equipe.

Revise seus processos

As atividades de front office dependem de processos bem coordenados para serem realizadas com sucesso, e com as de retaguarda não é diferente.

Por outro lado, pode ser muito complicado manter a eficiência quando não se conhece a fundo os processos que levam aos resultados.

Ou seja: sua empresa pode estar enfrentando problemas justamente porque não tem pleno conhecimento da sequência de atividades que realiza para chegar a certo objetivo.

É muito comum que falhas permaneçam ocultas, em processos obscuros que fogem ao controle da gestão.

Para evitar esse tipo de falha, é fundamental que todas as suas rotinas sejam periodicamente revisadas.

Implemente soluções digitais

Não dá para falar em automação e processos sem mencionar a digitalização.

Tornar processos e rotinas digitais é uma forma de se inserir no movimento de Transformação Digital, em que tudo passa a acontecer no ambiente eletrônico e em rede.

A partir disso, a tendência é melhorar a comunicação e os processos de negócio, entre outros benefícios no contexto das rotinas empresariais. 

Digitalize as tarefas de documentação

A propósito, digitalizar é um termo bastante aplicado na gestão de documentos.

Se até o Fisco brasileiro já dispensa papel para fazer o seu trabalho, não será a sua empresa que vai se agarrar aos métodos do passado, não é mesmo?

Portanto, procure manter suas notas fiscais, registros de RH e de suas rotinas contábeis em formato digital.

Você economiza espaço, tempo, recursos e, não menos importante, faz com que suas atividades de back office ganhem em agilidade e eficiência.

Incentive a cultura do feedback

Como vimos, empresas são como máquinas, cheias de engrenagens e peças conectadas.

Elas também são formadas por pessoas e equipes que, como tais, precisam estar sempre se comunicando.

Por isso, um back office campeão é aquele em que as pessoas estão o tempo todo interagindo entre si, informando falhas, fazendo solicitações e, claro, incentivando uns aos outros.

Conclusão

Uma retaguarda bem coordenada em suas rotinas é a resposta para melhorar a performance de um negócio.

Você também pode performar bem na sua carreira, investindo em um “back office” intelectual e educacional.

Faça os cursos da EDTI e seja um profissional gabaritado em metodologias Lean em especializações green belt e black belt.

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