Projeto: etapas, características e como fazer

Como você faz ao elaborar um projeto na sua empresa?

Segue alguma metodologia ou usa a experiência e a intuição para definir responsabilidades e tarefas?

O caminho do “achismo” nunca é o ideal. E, nesse caso, nem mesmo é necessário.

Afinal, há diferentes métodos e ferramentas que você pode colocar em prática para construir um bom projeto, estabelecendo no papel tudo aquilo que precisa para atingir os objetivos que deseja alcançar.

Para tanto, há uma série de etapas a cumprir, é verdade.

Mas não se preocupe: neste conteúdo, vamos passo a passo ajudar você a entender o que é e como fazer um projeto bem-sucedido.

Acompanhe nossas dicas e informações até o final para se sentir confiante e mais bem preparado.

O que é um projeto?

Um projeto é uma atividade temporária, com um começo e um fim, empregada para alcançar uma finalidade específica e preestabelecida, como desenvolver um produto, serviço ou outro resultado único.

Esse tipo de atividade tem como característica possuir um propósito definido e caráter temporário, não tendo continuidade por tempo indefinido.

Importante esclarecer ainda que, ao mencionar um projeto, isso pode se referir tanto ao plano de execução documentado quanto ao evento no qual pessoas participam da produção de algo.

Nesse sentido, a criação de uma solução personalizada para um cliente é exemplo de projeto.

O mesmo vale para desenvolver um site para a empresa ou projetar a sua expansão, seja para o mercado internacional ou com uma nova filial na mesma cidade.

Diferença entre projeto e processo

Projeto e processo são duas atividades importantes de gerenciamento e execução em empresas, mas que possuem suas diferenças.

Já que definimos o que é projeto, vamos analisar o conceito de processo.

Nesse caso, estamos falando sobre algo contínuo e permanente.

Consiste em uma lista de atividades que precisam ser executadas repetidamente e com certa frequência.

Além disso, processos podem fazer parte de um projeto.

Como funciona um projeto e para que serve?

Como vimos até aqui, um projeto serve para planejar o caminho para um ou mais resultados, desde melhorar a comunicação a tomar melhores decisões.

É como um mapa que estabelece o que é preciso para chegar a um determinado objetivo.

Para tanto, funciona com uma sequência que prevê:

Início: envolve o levantamento das necessidades e primeiras análises
Organização: inclui o desenvolvimento de um plano que especifica os resultados desejados, o trabalho a ser feito, cronograma, custos e recursos necessários
Operação: etapa na qual a equipe do projeto executa as tarefas planejadas
Finalização: é quando o objetivo é atingido. Pode envolver entrega do produto, avaliação final dos resultados, aprovações do cliente, novas atribuições e balanço das finanças.

Mais à frente, ainda neste artigo, vamos trazer mais detalhes sobre as etapas de um projeto.

A importância da gestão de projetos em empresas

A gestão de projetos é uma área da administração de empresas que define tarefas e recursos para todas as suas etapas, do planejamento à análise dos resultados.

Conforme pesquisa da PMI, as organizações que subestimam essa disciplina costumam ver seus planos falharem 50% mais.

Esse cenário resulta em perdas financeiras, de clientes e de oportunidades de negócios.

Já quando conduzida da maneira certa, a gestão de projetos permite à equipe ter foco nos objetivos, acompanhando como cada tarefa realizada torna o sucesso mais próximo.

Além disso, funcionários que participam de um projeto alinhado percebem como seu trabalho contribui para a estratégia da empresa, o que é um fator motivacional importante.

Sempre lembrando que isso repercute positivamente na produtividade do time.

Quais as características básicas de um projeto?

Independentemente de sua finalidade, um projeto segue alguns requisitos básicos.

Vamos listar as suas principais características:

Tem uma data de início e de conclusão definida: ainda que existam projetos com duração de vários anos devido à complexidade, ele não vai se estender indefinidamente
Cria algo novo: cada projeto é único e produz algo que não existia anteriormente. Ainda que o objetivo seja o mesmo de uma experiência anterior, as condições do momento podem exigir um projeto diferente
Possui limites estabelecidos: um projeto opera dentro de certas restrições de tempo, orçamento, qualidade e funcionalidade, que são mapeadas na fase de análise.

Etapas de um projeto

Já falamos anteriormente quais são as principais etapas de um projeto.

Agora, então, vamos entrar nos detalhes de cada uma delas.

Acompanhe!

1. Iniciação

Na primeira fase do projeto, há um lançamento oficial, sua nomeação e a estruturação geral do plano.

As metas são apresentadas, assim como as limitações e riscos, participantes e responsabilidades atribuídas.

Dependendo do projeto, estudos prévios podem ser realizados para confirmar a sua viabilidade.

O desenvolvimento de um novo produto, por exemplo, exige uma pesquisa de mercado para verificar a aceitação e interesse de possíveis clientes.

2. Planejamento

Na etapa de planejamento, é estabelecido um roteiro para guiar as equipes como um mapa do que deve ser feito a partir dali.

Da mesma forma, os prazos devem ser definidos e os recursos alocados.

A divisão de tarefas em atividades menores facilita a gestão de riscos, custos, qualidade, tempo e outras demandas importantes para o sucesso do projeto.

3. Execução

O plano do projeto é implementado durante a fase de execução.

Ou seja, é quando ele sai do papel e as ações definidas começam a ser realizadas.

Se o planejamento foi bem construído, todos os participantes saberão o que fazer e o que se espera deles para atingir os objetivos.

Podem ser empregadas diferentes metodologias e ferramentas para acompanhar os resultados e promover os ajustes necessários – o que nos leva à próxima etapa.

4. Monitoramento

A fase de monitoramento e controle do projeto ocorre de maneira paralela à execução.

É função do gerente de projeto supervisionar as operações e se certificar de que tudo está ocorrendo bem, de acordo com o cronograma.

Também é quem lidera as ações para monitorar recursos, gerenciar riscos, dirigir reuniões de status e gerar relatórios.

5. Encerramento

O encerramento se dá com a entrega do projeto concluído.

Em muitos casos, é feita uma última reunião para discutir os insights, aprendizados e recompensas.

Exemplos de projetos: conheça 10 tipos

As possibilidades de utilização de um projeto são bastante amplas, em vários segmentos econômicos e sociais.

Onde há uma meta a alcançar, um bom projeto pode ajudar.

Conheça detalhes sobre dez tipos de projetos diferentes.

1. Projeto de produtos

Consiste no desenvolvimento ou aperfeiçoamento de um produto para o mercado.

2. Projeto de construção

Criação ou reforma de uma estrutura física, como um prédio comercial, industrial ou residencial.

3. Projeto de infraestrutura

Desenvolvimento, personalização, configuração ou implementação de algum tipo de infraestrutura (infraestrutura de rede, por exemplo).

4. Projeto de comunicação

Criação, análise e otimização das estratégias de uma marca ou empresa para se comunicar com os públicos interno e externo, nos mais variados formatos.

5. Projeto de sistemas

Desenvolvimento, customização ou ampliação de um sistema, ferramenta ou plataforma, digital ou não.

6. Projeto de dados

Envolve análise e tratamento de informações para uso com finalidade específica.

7. Projeto de eventos

Preparação e execução de um evento, que pode ser corporativo, educacional, esportivo, de entretenimento ou outro.

8. Projeto de manutenção

Relacionado a algum tipo de reparo, que pode ser de infraestrutura ou de equipamentos, por exemplo.

9. Projeto de pesquisa

Preparação para um estudo acadêmico ou de mercado são os tipos mais comuns.

10. Projeto de marketing

Diz respeito às estratégias de divulgação de uma marca, podendo ter como objetivo principal o posicionamento de mercado, a captação e retenção de clientes, a educação do público-alvo, entre outros.

Como fazer um projeto: passo a passo

Agora que você já conhece as etapas de um projeto e está por dentro de seus principais tipos, já se sente mais seguro para começar o seu?

Preparamos uma série de dicas que vão tornar essa tarefa mais fácil.

Confira!

1. Inicie bem o projeto

Não é exagero dizer que a fase de iniciação do projeto é a mais importante.

Afinal, é a partir dela que todas as outras etapas ganham forma.

Uma boa prática é começar com um brainstorming, reunindo a equipe para obter ideias sobre o que fazer a partir de um problema central.

Outra boa metodologia é a SMART para definição de metas relevantes para a empresa e acessíveis para o time.

Lembrando que análises e pesquisas adicionais podem ser necessárias, dependendo da natureza do projeto.

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2. Determine um cronograma

Objetivos definidos, é hora de construir um plano de ação.

A sugestão de metodologia agora é o Ciclo PDCA, que define, basicamente, quem faz o quê, quando, onde e com quais recursos.

A partir dela, você pode propor um cronograma muito mais lógico e efetivo.

Se preferir, siga um roteiro para elaborar seu plano de projeto que responda a perguntas como:

Qual resultado deve ser alcançado?
Como essas entregas e os prazos serão cumpridos?
Quem está na equipe do projeto e que responsabilidade cada um tem nessas entregas?

Nunca esquecendo que é preciso ter uma data razoável para sua conclusão e tempo necessário para executar cada etapa.

3. Avalie os recursos disponíveis

Um projeto sempre demanda recursos: financeiros, humanos e materiais.

Mapear exatamente o que você dispõe ajuda a estimar investimentos que se impõem, se antecipando a possíveis gargalos que possam prejudicar a execução.

É também uma forma inteligente de otimizar o orçamento, não gastando mais, nem menos que o necessário.

4. Comunique-se com sua equipe

Com o projeto apresentado e aprovado, é chegado o momento de reunir a equipe responsável pela execução, repassar ações e sanar possíveis dúvidas.

A comunicação clara e objetiva é fundamental para os resultados.

E vale utilizar a tecnologia para ajudar nessa missão.

Uma boa pedida, por exemplo, é fazer o registro das informações importantes sobre o projeto, utilizando as ferramentas Google (Docs, Planilhas, Calendar, etc).

5. Delegue as tarefas de acordo com os recursos disponíveis

Ainda que você esteja à frente do projeto, como gestor ou empreendedor, isso não significa que será o principal executor.

Crie o costume de delegar tarefas à sua equipe para que você possa se concentrar mais no monitoramento e controle.

Tente fazer isso observando as habilidades e interesses de cada um.

Essa é uma bela lição de liderança.

6. Monitore o progresso do projeto

Esta é uma dica que deve ser aplicada tão logo o projeto inicie.

Afinal, assim que partir para a execução do cronograma, você deve monitorar o andamento das tarefas, entregas previstas, desempenho da equipe e tudo o que afeta seu projeto.

Defina métricas e KPIs (indicadores de performance) a acompanhar para observar se, na prática, os resultados planejados estão se confirmando.

Siga com esse monitoramento até a conclusão do projeto.

7. Trabalhe em equipe

Fique sempre bem informado sobre o status do projeto e reúna-se com sua equipe, fornecedores e interessados regularmente.

Se alguém estiver ficando para trás em relação ao cronograma, dê o suporte necessário para que esse participante do projeto coloque o trabalho em dia.

Esteja sempre aberto, ouça seus colegas e valorize os esforços de sua equipe.

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Qual metodologia de projeto usar?

Uma metodologia de gestão de projetos é um conjunto de princípios e práticas que orienta sua organização para garantir o desempenho ideal e os resultados desejados.

Você não precisa reinventar a roda.

Existem muitos métodos de sucesso que combinam exatamente com o tipo de projeto que vai realizar.

Vamos falar sobre alguns deles agora.

Lean

A metodologia Lean ou Lean Thinking parte do conceito de produção enxuta e sem desperdícios, com foco na redução de custos e maior produtividade.

Nela, cada processo ou tarefa realizada conta apenas com os recursos necessários e fundamentais para a sua execução.

Implantar o Lean é modificar a cultura da empresa, visando adotar a melhoria contínua em todos os processos.

Para as empresas tecnológicas, existe ainda a Lean Startup, ou Startup Enxuta.

SMART

A já citada SMART, que significa inteligente em inglês, é um acrônimo que carrega conceitos relacionados à estruturação de metas.

Veja:

S – Specific (Específico): metas específicas e claras, nada generalistas
M – Measurable (Mensurável): metas mensuráveis, isto é, com termos financeiros, de tempo ou de resultados que podem ser medidos em números
A – Attainable (Atingível): metas alcançáveis, com dificuldade gradual e possíveis de serem colocadas em prática
R – Relevant (Relevante): metas que realmente agreguem valor ao projeto, que sejam alinhadas aos propósitos
T – Time-related (Temporal): metas temporais, com prazo para serem cumpridas.

Kanban

O Kanban é uma metodologia útil para sinalizar as etapas, dividir em prioridades, designar responsáveis e acompanhar o progresso em um projeto.

Assim, uma atividade só é iniciada depois que a anterior for finalizada.

Geralmente, o Kanban possui um quadro dividido em três colunas, que recebem cartões (que podem ser post-its).

Estas três colunas são:

To do (a fazer): tarefas que devem ser executadas em certo prazo
Doing (fazendo): tarefas em execução no momento
Done (feitas): demandas já concluídas.

Scrum

O Scrum é uma metodologia ágil de gestão de projetos.

Nela, cada projeto é dividido em ciclos curtos (como 1 a 4 semanas).

Em cada ciclo, chamado de sprint, ocorrem as etapas de um projeto.

Após cada entrega, é feita uma reunião de feedback, na qual são apontadas melhorias para o próximo ciclo.

O Scrum possui funções importantes para sua execução:

Dono do Produto (Product Owner): quem define a composição do produto, isto é, as especificações, requisitos e prioridades para a execução
Scrum Master: com atenção constante, é quem deve garantir o cumprimento dos requisitos determinados pelo Dono do Produto pela equipe de desenvolvimento
Scrum Team: é a equipe de desenvolvimento. Funciona independentemente de ter divisões (squads) ou não, desde que o trabalho seja feito em conjunto e seja alinhado ao projeto.

Como aprender mais sobre gerenciamento de projetos

Animado para gerenciar seu próximo projeto e interessado em aprender mais?

A Escola EDTI oferece os melhores cursos para você se preparar para o mercado e liderar projetos com excelência.

Há cursos presenciais e a distância e planos tanto individuais quanto para empresas.

Conheça alguns dos principais cursos de gestão de projetos:

Lean Six Sigma Green Belt

O curso de certificação Lean Six-Sigma Green Belt capacita os participantes a utilizar a metodologia Six Sigma.

Nele, você aprende ferramentas para coordenação e execução de projetos de melhoria para reduzir custos, melhorar a qualidade e aumentar a atratividade de produtos e serviços.

A carga horária é de 60 horas.

Lean Six Sigma Black Belt

A certificação Black Belt é um nível acima da Green Belt e tem uma carga horária maior, de 140 horas.

A Green Belt tem sido um pré-requisito de entrada em muitas empresas e, por esse motivo, muitos já possuem o Green Belt, tornando o Black Belt um diferencial.

Com uma habilidade analítica mais apurada, o curso Lean Six Sigma Black Belt é procurado para muitos cargos de liderança nas empresas brasileiras.

Gestão de Projetos Lean

O curso Gestão de Projetos Lean forma agentes de mudança com o conhecimento de ferramentas de gestão de projetos Lean.

Nele, você aprende sobre métodos de gestão de projetos de melhoria contínua utilizados em iniciativas Lean.

O conteúdo abrange desde os métodos aplicados em melhorias incrementais aos recomendados para as mudanças radicais tão necessárias às nossas organizações.

Scrum – Princípios e Práticas

O curso de Scrum apresenta os conceitos, práticas e ferramentas da metodologia, possibilitando a compreensão e sua aplicação no dia a dia.

Além disso, com ele, você aprende a transmitir os valores do Scrum para colegas de trabalho e diretores e a capacidade de pensar e agir de forma ágil.

Lista completa de cursos da Escola EDTI

Conclusão

Ao ler este artigo até o final, você ficou mais bem informado sobre as características gerais de um projeto, as etapas que devem ser seguidas e como se especializar nessa área.

Também viu quais são as metodologias de gestão de projetos mais populares utilizadas no mercado.

Pronto para dar o próximo passo?Confira nosso ebook sobre Gestão de Projetos Lean e aprenda a gerenciar projetos sem desperdícios!

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O que é um projeto: etapas, características e como fazer