Kanban: o que é, como funciona, tipos, benefícios e mais

O Kanban é uma daquelas ferramentas que resistem ao tempo.

Implementado na indústria na década de 1940 pelo célebre Taiichi Ohno, essa é uma ferramenta com séculos de existência, cujos primeiros registros da palavra vêm do Japão medieval.

Até hoje o quadro Kanban, como também é conhecido, ajuda empresas de todos os ramos a controlar melhor suas atividades.

Entenda como utilizá-lo, suas vantagens e muito mais lendo este artigo até o final.

O que é Kanban?

Kanban é a junção dos termos “Kan” (看), que significa placa, e “Ban” (板), cuja tradução é quadro.

No Japão, esse termo é utilizado para designar toda e qualquer placa, como banners publicitários e letreiros em geral.

Já no contexto corporativo e empresarial, Kanban é uma ferramenta usada para acompanhamento dos fluxos de trabalho.

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Como funciona o Kanban?

O quadro Kanban tem como função principal servir como um painel de visualização das rotinas produtivas.

Ele é dividido em três colunas: na da esquerda, devem constar as tarefas “To Do”, ou seja, por fazer.

Na do meio, são incluídas aquelas que estejam em andamento, “Doing”, enquanto a coluna da direita é para listar a tarefas já feitas, “Done”.

Tipos de Kanban

Conforme o status de cada tarefa vai sendo alterado, o quadro Kanban também se modifica.

Dessa forma, uma tarefa “To Do” que tenha sido iniciada deverá passar para a coluna “Doing” e assim sucessivamente.

Porém, dependendo do tipo de atividade, pode ser que haja mais de três etapas para a sua realização.

O Kanban pode então ficar mais “sofisticado”, incluindo as diversas fases que podem estar previstas em uma rotina, dando origem a novos formatos.

Conheça na sequência três dos mais conhecidos e utilizados.

Produção

Modelo “clássico” de Kanban, o de produção serve fundamentalmente para controle de atividades e gestão do tempo.

Nele, são inseridos os fluxos de trabalho de uma ou mais atividades, que podem assim ser acompanhadas em tempo real.

Cada tarefa é representada por um cartão, que pode variar de cor conforme a posição que ocupa ou a coluna em que esteja fixado.

Movimentação

A cadeia de suprimentos abarca uma infinidade de fluxos que podem também ser mapeados com ajuda do quadro Kanban.

Nesse caso, os cartões Kanban são usados para sinalizar quando mais materiais são necessários em uma etapa específica.

Há ainda os cartões Kanban de reabastecimento, usados para sinalizar quando os materiais foram enviados de uma etapa para outra.

e-Kanban

Já o e-Kanban nada mais é do que a versão eletrônica e digital da ferramenta.

A principal vantagem desse tipo de quadro é a automação.

Fornecido como um software ou um SaaS, ele permite a integração com outras soluções, como ERPs, CRM e até softwares de BI (Business Intelligence).

Com isso, a empresa ganha não apenas em organização, mas pode, a partir das soluções analíticas agregadas, desenvolver-se em aspectos estratégicos de gestão.

Benefícios de utilizar o Kanban

Está para ser fundada uma empresa que não enfrente desafios na gestão do tempo dos seus colaboradores.

O Kanban é uma solução excelente para isso, com a vantagem de ser simples e não demandar grandes investimentos.

Basta um quadro, que pode ser negro, branco ou de cortiça, canetas, alguns cartões ou post-its e já está pronto.

Essa simplicidade toda pode, em um primeiro momento, fazer parecer que o Kanban não traz tantos benefícios, além do controle do tempo.

Vamos mostrar que essa é uma ideia equivocada, analisando quatro vantagens que a ferramenta agrega.

1. Visibilidade do fluxo de trabalho

Imagine que, em uma linha de montagem, o trabalho de uma célula depende da conclusão de uma outra com a qual não se tem contato visual.

O quadro Kanban pode, nesse e em outros casos, servir como um painel onde cada trabalhador sabe em que etapa da produção a linha se encontra.

Essa é uma ferramenta útil também para empresas como agências de marketing e publicidade, além de desenvolvedores, em razão do regime de interdependência em que operam.

2. Maior controle

Cada etapa registrada no quadro Kanban diz muito sobre o quão ágil ou demorada a tarefa está sendo.

Para os líderes envolvidos, essa é uma forma de garantir maior controle sobre as pessoas sob o seu comando, já que, pelo Kanban, eles conseguem ter uma ideia exata do andamento de cada atividade.

Também serve para os trabalhadores, que podem, com base nas informações em cada cartão, programar-se ou preparar suas estações para cumprimento de suas etapas.

3. Engajamento da equipe

Em uma agência de marketing, por exemplo, a equipe de produção de conteúdo pode recorrer ao Kanban para organizar o trabalho de redatores, pauteiros e revisores.

O quadro pode discriminar em cada coluna essas três etapas, dando uma ideia geral de como está a produção dos artigos, ebooks e posts em redes sociais.

Assim, a equipe como um todo fica mais atenta, podendo até, se necessário, dar uma força para quem estiver mais atrasado ou com problemas de entrega.

4. Melhoria na comunicação

Seja qual for a empresa, uma coisa é certa: com o Kanban, a comunicação tende sempre a melhorar.

Como todos sabem em que fase está a produção, podem assim tirar dúvidas e mandar mensagens com mais agilidade, baseando-se em informações 100% verdadeiras.

Exemplos de Kanban

Veja abaixo alguns exemplos de quadro Kanban, tomando como referência cada um dos tipos já apresentados.

Kanban de Produção

Imagem: artia.com.br

Kanban de Movimentação

Imagem: pipedrive

E-Kanban

Imagem: ekanban.com.br

Kanban vs Scrum: qual escolher?

Uma alternativa ao quadro Kanban é o modelo Scrum de gestão de equipes.

Nele, um projeto tem sua execução dividida em Sprints, ou seja, blocos de atividades que, somadas, compõem a atividade a ser realizada como um todo.

É uma ferramenta muito usada por profissionais de TI, que lidam com artefatos às vezes complexos e projetos sujeitos a muitas modificações.

Já o Kanban, por ser mais estático, acaba sendo mais indicado para atividades repetitivas e menos suscetíveis a mudanças.

Conclusão

O quadro Kanban não sai de moda.

Desde o Japão feudal, ele vem sendo utilizado com sucesso para sinalizar, comunicar e organizar, desde a mais simples tarefa aos mais complexos processos industriais.

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