Não pule fases: siga o método

Não pule fases: siga o método

O post de hoje vai especialmente para os jovens consultores, coordenadores ou analistas que trabalham com projetos de Lean Six Sigma no seu dia a dia. A dica que eu dou é: sigam o método e não se afobem, caso contrário, a chance do projeto naufragar é enorme.

Independente do histórico escolar ou velocidade de raciocínio, todos jovens analistas e consultores sofrem do mal da ansiedade. Todos estão ansiosos para mostrar os resultados que suas mudanças trarão à organização e o quanto estas conseguirão economizar.

Project Charter

Num projeto típico de Six Sigma, começamos sempre com a fase DEFINE. Nela definimos o VOC, por meio da árvore CTC (crítico para o cliente), elaboramos nossos primeiros SIPOCs para entendermos o terreno em que estamos pisando e finalizamos elaborando o contrato de melhoria ou Project Charter. Até aí, perfeito. A segunda fase é o MEASURE. Nela usamos as ferramentas adequadas para realizar a coleta e análise dos indicadores que nos permitirão entender qual a situação do processo que estamos querendo melhorar. 

Aí começam os problemas.

Coletando indicadores e analisando-os já é possível identificar várias oportunidades de mudança. Fica nítida, neste primeiro momento, a enorme quantidade de dinheiro que a empresa esta perdendo (ou deixando de ganhar). Nesta hora, nosso jovem começa a ficar mais ansioso que nunca. Ele fica como criança quando vê um pirulito, mas como a criança, ir com muita sede ao pote, atropelando o método pode fazê-lo se lambuzar. Neste momento, ele como responsável pelo projeto não deve deixar que os demais membros comecem uma busca cega pela implementação das mudanças pensadas.

ANALYSE

É muito comum nestas situações, que tanto a equipe como o consultor júnior, partam para a implementação das mudanças, pulando a fase ANALYSE e os testes em pequena escala. Quando isto acontece, é alta a probabilidade da equipe propor mudanças que combatam efeitos e não as verdadeiras causas. Tais mudanças, no máximo, surtirão efeito no curto prazo. Reitero a minha dica: não façam isto.

É possível achar mudanças elementares no início do projeto que vão trazer melhoria significativa? Sim, é possível. Este tipo de mudança é chamado de ganhos rápidos ou quick-wins, porém, tentar utilizar deste artifício já no seu primeiro ou segundo projeto é loucura. Este é um artifício que só deve ser usado por profissionais mais experientes, que irão conseguir manter a equipe no foco, utilizando-os como pontos extras.

Se o gerente do projeto deixar a equipe escapar para a implementação louca de mudanças nesta fase, repito, o problema pode ser grave.

Ao largar o método, o consultor conduzirá as mudanças e o projeto somente com base no bom senso e na experiência da equipe. E, bom senso é uma coisa complicada, pois quem de vocês já ouviu falar de alguém que se julgava sem? Todos acham que tem e assim, defender uma determinada mudança ficará mais no plano da persuasão vazia do que a munida de dados experimentais. O próximo passo desta situação é o junior ser fuzilado pelos mais velhos nas reuniões, pois quando ele for questionado irá amparar suas sugestões nas opiniões dos demais membros da equipe e não na aplicação sistemática das ferramentas. É aí que ele dança, pois ninguém irá defendê-lo quando a primeira mudança atrasar seu prazo de implantação ou alguém mais experiente confrontá-lo com dados contrários a predições do grupo.

Aproveite o ANALYSE

Mudar em cima de hipóteses é furado, portanto, siga o roteiro. Aproveite o ANALYSE e nele use e abuse das ferramentas que lhe ajudará a chegar às mudanças mais promissoras. Aplique as sete da qualidade, use tecnologia, seja criativo e não se esqueça dos conceitos de melhoria. Com todas as mudanças listadas, testes as mais promissoras. É um PDSA apenas, não dói. Durante a busca pelo aumento de tráfego em nosso site, evitamos anunciar em uma revista e perder 10 mil reais em propagando que não surtiram efeito nenhum, somente testando em pequena escala por meio de um PDSA.

Por fim, bem embasado e seguro de suas mudanças, elabore um plano de implementação e vá até o final, pois agora você seguiu o roteiro e tem uma base sólida para argumentar. Seja político sempre, negocie a implementação ao máximo e busque fugir dos confrontos, porém seja firme. Agindo assim, certamente seu projeto será um sucesso e irá projetá-lo na organização. Não ceda a pressão das pessoas por resultados rápidos e sem consistência. Este maldito vício brasileiro o fará perder prestígio e realizar o projeto novamente. Boa sorte e conte com o nosso apoio. Este é um relato de alguém que já enfrentou situações parecidas, escorregando pela ansiedade durante os projetos do estágio e entrando nos trilhos ao receber orientação de um sênior.