Eficácia, Eficiência e Efetividade: Aprenda a Diferença e Como Esse Conceito Ajuda na Gestão

Eficácia, eficiência e efetividade são três conceitos relacionados ao universo da gestão, mas facilmente confundidos ou, por vezes, equivocadamente tratados como sinônimos.

É verdade que guardam bastante em comum. Cada um da sua forma, contribui com os resultados de um projeto ou empresa.

Mas são as diferenças entre eles que a tornam mais produtiva, com maior qualidade e melhores índices de satisfação de clientes.

Por isso, é tão importante não apenas entender o significado de cada uma dessas palavras, mas compreender quais ações são necessárias para que essas condições sejam alcançadas em seus processos.

É sobre isso que vamos falar a partir de agora.

Você vai conferir quais são as diferenças entre eficácia, eficiência e efetividade, descobrindo as peculiaridades de cada conceito e de que forma apoiam uma gestão mais qualificada.

Fica o convite para acompanhar até o final e entender como essas perspectivas são utilizadas para controlar e garantir a qualidade dos seus resultados.

Siga a leitura e veja como conduzir uma empresa mais eficaz, eficiente e efetiva.

Eficácia, Eficiência e Efetividade: Quais são os “Três Es” da Gestão?

Eficiência, eficácia e a efetividade são conhecidas como os “três Es” da gestão.

Em seu texto clássico, As funções do executivo (1971), o autor Chester Barnard divide os termos de eficiência e eficácia de acordo com as interações entre as pessoas e a organização.

Para ele, a eficácia estaria mais relacionada a objetivos organizacionais, como a realização de entregas atingindo o resultado projetado durante a fase de planejamento.

Aqui, falamos do cumprimento de metas, objetivos e alcance de benchmarks.

Já a eficiência é um conceito que ajuda o profissional a se aproximar mais dos seus objetivos pessoais, como melhores salários, promoções, bonificação entre outras formas de reconhecimento.

Ela não estaria ligada ao cumprimento das atividades do modo como foram especificadas – isso seria eficácia -, mas nas características subjetivas das entregas feitas.

Isso significa avaliar o custo, o tempo de produção, o uso ou desperdício de insumos materiais e recursos humanos.

Dito de outra maneira, bastante simplificada, a eficácia mede o resultado de modo quantitativo (a presença ou ausência de resultados bastaria aqui), enquanto a eficiência é utilizada para avaliar os resultados de maneira qualitativa (como foi a entrega, qual foi seu custo, quanto tempo demorou, entre outras questões).

Para Barnard, “toda pessoa precisa ser eficiente para satisfazer as suas necessidades individuais mediante a sua participação na organização, mas também precisa ser eficaz para atingir os objetivos organizacionais por meio da sua participação”.

Por fim, a efetividade surge da confluência entre eficácia e eficiência.

Qualificamos um resultado como efetivo quando podemos verificar que o objetivo foi atingido (eficaz) da melhor maneira possível (eficiente), de modo a impactar positivamente a organização e o indivíduo.

Entendido por que eficácia, eficiência e efetividade são os “três Es” da gestão, ainda há muito a saber sobre esses conceitos.

Por isso, agora, vamos falar individualmente sobre cada um deles.

O que é Eficácia?

Chamamos de eficácia a dimensão do desempenho que é acionada para verificar se o trabalho executado foi suficiente para atingir os resultados que foram projetados ainda durante a fase do planejamento.

Nesse momento, não estamos lidando com custos, prazos ou fazendo qualquer outro juízo de valor sobre a qualidade do que foi entregue – isso é, na verdade, uma questão de eficiência.

A presença ou ausência dos resultados é a medida que deve ser empregada para determinar se um profissional ou uma equipe de trabalho foi eficaz no desempenho de suas funções.

O foco da eficácia é totalmente externo, focado nos resultados.

Portanto, é um conceito que não permite gradações: o alcance dos objetivos e das metas é a única medida que pode ser utilizada para definir se as ações foram eficazes ou não.

Dessa forma, o gestor não se deve preocupar com otimizações de qualquer tipo.

A intenção isolada da eficácia não é gastar pouco ou entregar de maneira ágil, mas, sim entregar o resultado que se espera dentro das condições que estão colocadas.

Se, por exemplo, existe no planejamento uma verba prevista de R$ 20 mil reservada para ações de marketing, uma execução eficaz deve direcionar todo esse valor para obter os resultados projetados.

Nessa avaliação, não cabem preocupações com a redução de custos ou com o aumento no número de entregas.

É claro que superar a meta sempre é algo positivo, mas, para ser eficaz, você não pode nunca sacrificar os resultados em nome da economia ou da pressa.

O que é Eficiência?

A eficiência dá um passo à frente na análise dos resultados ao avaliar também o caminho utilizado para atingir os objetivos, o que vai além da simples presença ou ausência dos resultados conforme previstos no planejamento.

Para poder chamar de eficiente o seu trabalho, é preciso cruzar os resultados obtidos com o caminho e o meio no qual o trabalho foi executado.

A intenção aqui é avaliar se, para atingir a eficácia, foram feitas as melhores escolhas possíveis para chegar até ela pelo percurso mais simples.

Na prática, isso significa redobrar a atenção sobre os custos de suas ações, olhando para o uso dos insumos e recursos humanos de modo a evitar desperdícios que possam causar prejuízos para a organização.

O tempo de produção também deve ser levado em conta já que, em geral, ele é a medida de remuneração dos profissionais.

Isso significa que quanto mais rápido for um processo, mais vezes ele pode ser repetido dentro de uma única jornada de trabalho.

A eficiência tem foco interno, portanto, e diz respeito aos objetivos individuais de cada profissional ou departamento: diminuir os custos, reduzir o desperdício, eliminar os gargalos da produção, entre outros.

O conceito, muitas vezes, é usado dentro de avaliações de desempenho dos funcionários, já que traz escalas que permitem comparar a performance de diversos profissionais sem levar em conta a eficácia, que é pré-requisito.

O grande objetivo de produções eficientes deve ser o de melhorar ao máximo o custo-benefício do projeto ou empresa.

Assim, quanto menor for o esforço empregado e a quantidade de recursos utilizada, maior será a eficiência da sua produção.

O que é Efetividade?

Enfim, chegamos ao conceito de efetividade.

Essa é a dimensão usada para medir o desempenho que leva em conta os resultados alcançados, comparando-os com o contexto em que a atividade foi desempenhada para medir o impacto das transformações ocorridas.

Para a administração, o termo reflete a habilidade de ser eficaz e eficiente ao mesmo tempo, atingindo as metas projetadas durante o planejamento e otimizando o uso dos recursos humanos, do tempo e dos insumos.

Em outras, a efetividade representa a relação entre a produção e a capacidade de produzir.

Ela mede o impacto e as transformações produzidas por meio do desempenho das atividades.

Diferente dos dois primeiros conceitos, a efetividade foca na comparação da entrega final com o cenário anterior, ganhando pontos pela capacidade de transformar a realidade dentro das condições de tempo e orçamento pré-estabelecidas.

Mas se engana quem pensa que isso significa que a efetividade está longe dos conceitos de eficácia e eficiência.

Muito pelo contrário, pois ela aparece em uma confluência dos dois citados anteriormente.

Uma entrega efetiva é aquela que chega até o resultado que se esperava (ou seja, é eficaz) e o faz otimizando o uso dos recursos (logo, é eficiente) para, assim, garantir o melhor resultado possível e gerar um grande impacto com o mínimo de esforço.

Na prática, isso significa que os profissionais da equipe devem aliar rapidez, economia e exatidão no desempenho de suas funções para garantir resultados que vão ao encontro aos objetivos da organização e satisfazem suas metas individuais.

Qual a Diferença entre Eficácia, Eficiência e Efetividade

Ao chegar até aqui, é provável que você já tenha uma boa ideia sobre a diferença entre esses conceitos, mas cabe reforçar.

Eficácia, eficiência e efetividade são complementares e se interligam para garantir um maior sucesso nos resultados de produtividade de uma empresa, projeto, equipe ou profissional.

Ainda assim, existem algumas diferenças fundamentais na definição de cada um dos termos que nos ajuda a desvendar qual o limite da aplicação de cada conceito.

A eficiência define o ato de fazer as coisas certas de acordo com o que foi pedido e determinado no planejamento ou manual da sua função.

Nem sempre, porém, um trabalho eficaz conseguirá ser eficiente em seus resultados.

Isso porque a eficácia parte de uma predeterminação do que precisa ser feito, muitas vezes, imposta por gestores que estão longe da linha de produção.

Assim, pode ser que o funcionamento e a dinâmica de produção, conforme foram documentadas, não sigam o caminho mais eficiente possível.

A eficiência, por outro lado, surge do cruzamento do plano de ação proposto com as condições materiais verificadas durante a produção.

Ser eficiente é produzir o efeito esperado, mas, não necessariamente, agir conforme está estipulado no manual.

Dentre os fatores que devem ser considerados para garantir a eficiência na produção, estão otimização de orçamento e a disponibilidade de insumos e de mão de obra.

Por fim, a efetividade aparece quando existe uma produção eficiente que consegue chegar até a eficácia.

Para ser efetivo em seu trabalho, o gestor deve se certificar de que sua equipe entende quais são os objetivos gerais do projeto, mas também tenha certa autonomia para sugerir e testar melhorias no processo e, assim, garantir a eficiência.

Como esses conceitos influenciam na gestão

Os três conceitos que estamos abordando neste artigo são de extrema importância na gestão de qualquer empresa.

A sua aplicação, quando feita de maneira correta, é o que pode determinar o sucesso ou fracasso de uma organização na entrega de resultados de excelência.

Tudo começa com um bom planejamento, que é o ponto de partida para aplicação de qualquer técnica que vai garantir entregas de qualidade e rentáveis para a organização.

No plano de ação, deve estar descrito o resultado projetado para aquele trabalho e o produto final que será entregue ao cliente.

Ainda, descrever quais atividades e ações serão necessárias para garantir tais resultados, em um passo a passo do trabalho que deve ser feito.

Em outras palavras, o planejamento estabelece o que precisa ser realizado para chegar até a eficácia.

Contudo, nem todas as ações da gestão se resumem a garantir entregas de acordo com o que foi descrito.

A partir do momento que a empresa se mostra capaz de entregar o valor prometido ao cliente, começam a entrar em voga as questões de eficiência dessa produção.

Entre elas:

• Será que o tempo gasto hoje é o melhor que conseguimos fazer?
• O orçamento está sendo utilizado em sua totalidade ou é insuficiente?

Essas são algumas perguntas que podem e devem ser levantadas nesse momento, sempre levando em consideração que existem diversos caminhos para chegar até um mesmo objetivo.

E é justamente do casamento da excelência em resultados (eficácia) com a otimização dos processos (eficiência) que surge o conceito de efetividade.

Uma equipe efetiva é aquela tem autonomia, está integrada e é composta por profissionais proativos para sugerir melhorias contínuas na produção.

Como medir Eficácia, Eficiência e Efetividade (quais KPIs)

Em empresas que perseguem a qualidade total, redução de desperdícios e melhoria contínua, os conceitos de eficiência, eficácia e efetividade devem ser uma preocupação constante para o gestor.

Cabe a ele se certificar de monitorar seu status durante todas as etapas da produção.

Para tanto, existem os Key Performance Indicators (KPIs) ou indicadores-chave de performance, na tradução livre do inglês.

Os KPIs nada mais são do que índices, dados que são coletados durante toda a produção e que servem de parâmetro para medir se a eficácia e a eficiência estão de acordo com o que se espera.

A definição de qual dado será usado como indicador de performance é uma escolha subjetiva, que depende do que se pretende monitorar.

Se a questão for eficácia, um controle de qualidade pode ser estabelecido ao fim da linha de produção para verificar se as características físicas (ou simbólicas, no caso da prestação de serviços) estão de acordo com o planejamento.

Ainda, se houver uma preocupação com os atrasos, o registro dos tempos de cada atividade e dos intervalos é útil para entender se é possível promover melhorias para acelerar as entregas sem comprometer o bem-estar dos trabalhadores.

Com os KPIs, a qualidade também pode ser verificada como forma de garantir a eficiência.

Testes laboratoriais, pesquisas de satisfação e de imagem da marca são apenas algumas ideias que podem ser colocadas em prática para entender, por meio de dados, se o valor entregue ao cliente atende às suas necessidades.

Como Criar uma Cultura Organizacional Com essas Características

Mais especificamente sobre a efetividade, já comentamos que ela nasce do encontro entre eficácia e eficiência.

Diferente dos outros dois conceitos, porém, um trabalho efetivo não responde a determinações pré-estabelecidas.

No caso da eficácia, é dado de antemão qual a expectativa de resultados.

Na eficiência, busca-se otimizar a produção de acordo com necessidade específicas da organização – sejam elas mais agilidade, um custo menor, redução dos desperdícios, etc.

Já no caso da efetividade, tudo fica um pouco mais difícil de definir, já que não existe um registro formal do que se busca alcançar.

De fato, para garantir uma produção efetiva, o gestor precisa construir uma cultura organizacional que seja solo fértil para melhorias contínuas.

A equipe deve ser proativa, disposta a solucionar problemas que ela mesma verifica e agir preventivamente para evitar erros e falhas.

A busca pela melhoria contínua deve vir de um esforço diário e consciente de todos, que precisam estar focados no objetivo comum e a par das dificuldades dos setores.

Uma boa comunicação é essencial nesse momento, pois é o que vai garantir que todos estejam na mesma página, entendendo a necessidade de mudar e propondo as soluções coletivamente.

A cabo, uma gestão mais horizontalizada é o que garante a efetividade dos resultados.

Ao confiar em seus liderados, o gestor passa um senso de responsabilidade para os colaboradores, que se veem mais integrados ao processo e passam a se reconhecer em suas funções.

Conclusão

Por vezes confundidos, os conceitos de eficiência, eficácia e efetividade não são iguais, mas funcionam de maneira complementar.

Os três Es da gestão são capazes de garantir o sucesso de uma boa estratégia e a excelência nos resultados.

Enquanto a eficácia aparece quando o valor entregue está de acordo com o que foi descrito no plano de ação, a eficiência se certifica de melhorar os processos para chegar até a eficácia com o menor esforço possível.

A intenção é diminuir custos, tempos de espera e desperdícios de materiais para conseguir entregar cada vez mais e melhor sem que, para isso, precise aumentar o quadro de funcionários ou comprometer a saúde do trabalhador.

Tudo desemboca na efetividade, que nasce de uma cultura organizacional que vai incentivar cada profissional a trabalhar com os objetivos em mente, sendo sensível para entender as deficiências do processo e proativo para sugerir melhorias.

Como vimos neste artigo, acompanhar as métricas é fundamental para os resultados.

Com os indicadores-chave de performance, o gestor pode verificar de maneira metódica o que funciona bem e o que pode ser qualificado.

Por isso, aplicar a eficácia, eficiência e efetividade na empresa exige a busca pelo aperfeiçoamento profissional e a melhor formação.

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