O mapeamento do caminho crítico é uma importante ferramenta para o gerente de projetos administrar recursos, prazos e expectativas.
Mesmo em empresas que usam metodologias ágeis, respeitar os prazos é sempre um desafio em projetos que têm alguma complexidade – comuns em grandes organizações e em startups e outras companhias da área de tecnologia.
O primeiro passo para evitar atrasos é identificar com clareza os pontos que exigem mais atenção.
É justamente aí que entra o caminho crítico, um recurso que ajuda o gestor a visualizar melhor quais são essas etapas.
A partir de cálculos, previsões e representações gráficas, o profissional tem a informação de que precisa para tomar decisões importantes, principalmente quanto à distribuição de recursos entre as fases e atividades previstas no projeto.
Apesar de ser uma técnica de gerenciamento antiga, que já é utilizada há muitas décadas, o caminho crítico se encaixa perfeitamente nos processos e desafios das empresas modernas.
Quer saber no que ele consiste e como aplicar o método do caminho crítico para tornar o planejamento de seu projeto mais correto e eficiente?
Então, siga a leitura!
A partir de agora, você terá contato com um guia completo sobre o assunto, conhecendo todos os passos para colocar o conceito em prática.
O que é o Método do Caminho Crítico?
Caminho crítico é um método utilizado na gestão de projetos para identificar sequências de atividades em que não há folga – o que significa que, se houver um atraso em uma delas, o projeto todo estará atrasado.
Dessa maneira, o gerente de projetos mapeia as etapas críticas e sabe onde precisa redobrar as atenções e tomar as medidas necessárias para evitar que o atraso aconteça, minimizando ou prevenindo os riscos temporários.
O caminho crítico não é apenas uma ferramenta gráfica, mas é praticamente um algoritmo de planejamento, gestão e análise dos tempos e prazos de um projeto.
Isso porque ele envolve um sistema de passo a passo para identificar os pontos críticos.
Conhecido também pela sigla CPM, do inglês Critical Path Method, o método foi criado no fim da década de 1950 pelos americanos Morgan R. Walker, funcionário da gigante da área química DuPont, e por James E. Kelley, que trabalhava na fábrica de máquinas de escrever Remington Rand.
Desde então, o caminho crítico tem sido usado em diversas áreas.
Qualquer projeto que seja composto por atividades e etapas interdependentes (isto é, em que uma depende das outputs de outra para iniciar) pode se beneficiar do método, seja qual for o produto final.
Atualmente, existem softwares que tornam a aplicação do CPM muito mais simples.
Mesmo assim, ainda é muito importante ter conhecimento teórico e conceitual sobre a ferramenta.
Como o caminho crítico pode me ajudar a gerenciar projetos com mais eficiência
A aplicação do método do caminho crítico traz uma série de vantagens para empresas dos mais diversos setores.
A começar porque ele permite identificar as tarefas mais importantes – o que ajuda o gestor e sua equipe a concentrarem esforços naquilo que é prioritário.
Além de prevenir atrasos, em alguns casos, o CPM pode resultar na redução da duração de projetos.
O que acontece é que a ferramenta proporciona um alto nível de compreensão do prazo do projeto e seus detalhes
Dessa forma, permite enxergar com mais clareza quais tarefas e etapas podem ser modificadas para a redução do prazo final.
Redução essa que também traz uma série de consequências positivas, como satisfação do cliente e aumento na produtividade.
Sem contar na possibilidade de utilizar o tempo que sobrou para promover melhorias adicionais.
A aplicação do método do caminho crítico é útil ainda para que os gestores aprimorem suas habilidades de planejamento para os próximos projetos.
Isso porque eles podem comparar o que foi planejado no cronograma inicial com o progresso real das atividades.
Por fim, podemos dizer que o caminho crítico pode ser um recurso precioso para conscientizar os colaboradores sobre o impacto do que eles fazem no trabalho dos demais funcionários da empresa e do projeto como um todo.
Mostrar a eles a representação gráfica do caminho crítico é um passo importante para a promoção de uma cultura de auto gestão e otimização do tempo de trabalho.
Requisitos para conseguir analisar o caminho crítico do projeto
Para aplicar o método do caminho crítico, não é só sair desenhando as etapas do projeto em uma folha e avaliar mentalmente quais são os pontos de atenção.
Há algumas etapas a serem seguidas para tirar o máximo possível do que essa ferramenta tem para oferecer.
Confira nos tópicos abaixo.
Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
Antes de aplicar o método do caminho crítico, é necessário ter feita a Estrutura Analítica do Projeto, ferramenta que também é conhecida pela sigla EAP.
Ela serve para quebrar o escopo de grande projeto em entregas menores, oferecendo ao gestor uma visão do todo decomposto em partes.
Com a EAP, é possível enxergar quais são as atividades necessárias para completar o projeto e quais as saídas que resultam de cada uma dessas atividades.
Para montá-la, estabeleça quais são as principais fases que definem o ciclo de vida de um projeto e, depois, identifique os pedaços menores dessas fases, organizando as informações por áreas de competência, em pacotes de trabalho.
A Estrutura Analítica do Projeto não é um cronograma detalhado, mas sim o passo inicial antes da distribuição de responsabilidades, atribuição de prazos e mapeamento das interdependências entre as tarefas e pontos críticos do projeto.
Cronograma
Enquanto a EAP é um recurso no qual o projeto é dividido em tarefas pequenas (em pacotes de trabalho), o cronograma é um documento mais amplo.
Ele contém um maior número de informações e, dessa forma, serve como guia para o acompanhamento do gestor e de toda a equipe envolvida.
No cronograma, estão registradas as fases do projeto, além de detalhes sobre as tarefas, estimativas de prazos, profissionais responsáveis, recursos necessários, entre outras informações.
O documento não é estático. Em vez disso, é constantemente atualizado com informações sobre o status de cada etapa, por exemplo.
O cronograma é a principal ferramenta do gerente de projeto para fazer seu trabalho, pois é a manifestação escrita (e desenhada) de seu planejamento para a realização do projeto, na qual é possível enxergar de que maneira ele organizou os recursos disponíveis.
Cada projeto tem suas particularidades, a depender da empresa, do que está sendo feito, da área de atuação e das preferências do gestor.
Por isso, há diferentes tipos de cronogramas que podem ser utilizados.
Para saber mais sobre isso, acesse o artigo que escrevemos especialmente sobre o tema.
Diagrama de PERT
Com a Estrutura Analítica do Projeto, fica mais fácil projetar o diagrama de redes, um recurso que tem relação mais direta com os passos seguintes do caminho crítico.
A ferramenta também é conhecida como diagrama PERT, sigla para Program Evaluation and Review Technique, ou Técnica de Avaliação e Revisão do Programa.
Adicionalmente à divisão do projeto em partes menores, o diagrama de redes é uma representação na qual fica muito claro o antes e o depois.
Além disso, é uma boa maneira de enxergar as relações de dependência entre as atividades.
O diagrama será a base para identificar o caminho crítico, mas não é o único elemento necessário para aplicar o método.
Caminho Crítico
Com o diagrama de redes, você tem a informação visual da interdependência entre as tarefas.
Isso ainda não é o suficiente para determinar quais são as etapas que podem gerar atrasos, ou seja, onde está o caminho crítico.
Para ter esse mapeamento, é preciso estimar o tempo de realização das atividades que constam no cronograma do projeto.
Sem essa definição, não é possível aplicar de fato o método do caminho crítico.
Em um projeto de porte pequeno ou médio, a estimativa de cada atividade será medida em dias.
Já pacotes de trabalho de projetos maiores podem ser medidos em semanas ou até meses – nesse último caso, pode ser recomendável quebrar as tarefas em unidades menores, para facilitar o controle.
Caso as projeções sejam pouco confiáveis por algum motivo, pode ser usada a estimativa de três pontos, na qual são previstos três tempos distintos:
a: estimativa relativa ao melhor cenário
m: estimativa com maior probabilidade de acontecer
b: estimativa do pior cenário.
Para definir qual valor será usado no gráfico, você pode fazer a média ponderada, aplicando a fórmula (a+4m+b)/6.
Ou, então, a distribuição triangular, cuja fórmula é (a+m+b)/3, em que a estimativa mais provável não tem peso maior.
O passo seguinte consiste em inserir no diagrama de redes a definição da duração estimada da tarefa.
A representação da atividade será a seguinte:
| F | 4 |
Neste exemplo, “F” é a letra utilizada para representar determinada tarefa, e 4 é o número de dias previsto para a conclusão da tarefa.
Na linha seguinte, a primeira coluna é para a data de início, enquanto a segunda coluna para a data de conclusão da tarefa, na hipótese de não haver atraso no início.
Completando o exemplo acima, a tabela fica assim:
| F | 4 |
| 5 | 8 |
Ou seja, se as atividades anteriores não atrasarem, a tarefa será iniciada no dia 5, com a conclusão prevista para o dia 8.
Essas informações devem ser inseridas em todas as atividades presentes no diagrama de redes.
Agora, é o momento de completar a última linha das tabelas, na qual as previsões mais pessimistas são inseridas.
Para isso, é preciso fazer o caminho reverso.
A estimativa é feita a partir da data final mais tarde possível para que o projeto seja entregue no prazo.
Vamos imaginar que não há nenhuma atividade dependente da tarefa “F” de nosso exemplo. Ou seja, ela pode ser concluída até o prazo final do projeto.
Supondo que este prazo seja o dia 15, completamos a outra linha da tabela assim:
| F | 4 |
| 5 | 8 |
| 12 | 15 |
Isso quer dizer que, se a tarefa tiver a duração prevista, pode iniciar até o dia 12 para não haver atraso no fim do projeto.
O que resulta em uma folga de 7 dias (12 menos 5).
Ao completar o diagrama com as informações de todas as tarefas (sempre respeitando a interdependência entre elas) e inserindo a folga de cada uma delas, encontra-se o caminho crítico, aquele em que todas as atividades precisam ser realizadas dentro da estimativa para não haver atraso.
Depois do caminho crítico identificado, o que devo fazer?
A identificação do caminho crítico de um projeto é muito importante.
Mas, e depois, o que fazer com essa informação?
Se o gestor não fizer nada, há um grande risco de o projeto atrasar, porque imprevistos e problemas de qualquer ordem podem surgir – eis a importância da folga entre as tarefas.
A seguir, apresentamos algumas possibilidades de ações a serem tomadas para minimizar esses riscos.
Acelerar as atividades
Uma das opções é mobilizar os recursos envolvidos com a tarefa para realizá-la na menor duração possível, abaixo do que está previsto no diagrama.
Se a tarefa que está no primeiro nível do caminho crítico, por exemplo, é concluída um dia antes do que estava previsto, nasce aí um dia de folga.
O gráfico pode ser atualizado e esse dia de folga passa para a etapa seguinte. Se o mesmo acontece, ou seja, adianta-se um dia na realização da segunda atividade, isso quer dizer que a terceira terá dois dias de folga. E assim por diante.
Nessa hipótese, estamos considerando a aceleração com a mesma quantidade de recursos – o que exige um grande talento por parte do gestor.
A equipe precisa ser bem instruída e estar bastante engajada e motivada para trabalhar de maneira mais inteligente e superar o prazo previsto.
Reorganizar as atividades
Outra possibilidade para reduzir o caminho crítico e diminuir os riscos de atraso no projeto é redesenhar o cronograma e o diagrama de PERT.
A tarefa é identificar quais atividades podem ser eliminadas sem prejuízo às demais etapas e à entrega final.
Ou, então, quais interdependências podem ser revistas, com duas atividades ocorrendo paralelamente em vez de uma esperar a outra.
Só é possível executar essa reorganização em cronogramas flexíveis.
Há casos em que a estrutura já está um tanto enxuta e que a opção mais viável é reorganizar os recursos, como explicaremos no tópico seguinte.
Reorganizar recursos do projeto (equipamentos, insumos e pessoas)
Por fim, a opção mais garantida é reorganizar os recursos necessários para a conclusão das tarefas.
Essa reorganização pode ocorrer sem acréscimos.
Por exemplo, “pegando emprestado” profissionais de uma equipe na qual há uma folga grande para acelerar uma atividade que está no caminho crítico.
Mas também pode ser recomendável abrir o bolso e pagar horas extras para diminuir a duração de uma tarefa, contratar funcionários temporários ou freelancers, terceirizar atividades, adquirir equipamentos que tornem os processos mais rápidos, entre outras saídas possíveis.
Por isso, recomenda-se que haja também uma folga no orçamento, para que se possa aumentar o custo do projeto e, ainda assim, ter uma margem de lucro positiva.
Como a metodologia Lean Six Sigma pode tornar o projeto mais ágil
Projetos com caminhos críticos difíceis de reduzir são perigosos para qualquer empresa.
No entanto, nem sempre é possível ter um cronograma confortável, por diversos motivos.
Não há como afirmar que a razão de existir do caminho crítico é a falta de um planejamento adequado. Às vezes, é pura necessidade.
A melhor solução, nesses casos, é trabalhar para tornar a empresa mais eficiente – e a metodologia Lean Six Sigma é perfeita para essa finalidade.
Ela agrega de um lado a conhecida filosofia Lean, originada no Sistema Toyota de Produção, que inspirou a metodologia Lean Manufacturing, focada na redução de desperdícios.
E, de outro lado, a metodologia Six Sigma, criada para diminuir o desvio padrão nos processos de uma empresa, o que reduz o número de defeitos no serviço ou produto final.
Ambas são compostas por ferramentas que aumentam a produtividade na empresa e promovem a melhoria contínua.
O Lean Six Sigma parte do preceito que ambas são complementares, e busca a aplicação dos principais métodos de cada uma delas.
Quer saber mais sobre essa poderosa metodologia e quais os benefícios que ela pode trazer para a sua empresa? Leia este artigo.
Conclusão
Quanto mais tempo você tem para realizar uma atividade, melhor será o resultado final do trabalho, certo?
O problema é que o tempo é finito.
Em uma empresa organizada, deve haver uma estimativa de qual o prazo razoável para que determinada tarefa seja cumprida com o grau de qualidade exigido.
Não existe o cenário de dar um prazo indefinido para que o melhor trabalho possível seja feito.
Em vez disso, a lógica é: quanto tempo demora para que tal tarefa seja executada e a entrega cumpra tais requisitos?
Muito mais objetivo, não é mesmo?
Pois essa é apenas uma das múltiplas definições que o cronograma de um projeto precisa ter.
Nesse contexto, utilizar ferramentas como o caminho crítico se revela essencial para que o trabalho de todas as equipes envolvidas no projeto seja concluído dentro do prazo que o cliente – seja ele interno ou externo – espera.
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