O que é a Procx e Como aplicá-la no dia a dia da Empresa

A função PROCX é o mais recente incremento nas tabelas do Microsoft Excel, disponibilizado, por enquanto, como um recurso Beta. Ou seja, em fase de testes.

Trata-se de mais uma fórmula que pode ser utilizada por quem trabalha com planilhas, podendo ser combinada ou utilizada em seu formato mais simples.

Se no trabalho ou mesmo nos estudos você lida com planilhas com bases de dados extensas, vale a pena aprender a manipular essa fórmula.

Como você poderá conferir neste artigo, ela traz facilidades para quem lida, ao mesmo tempo, com dados cruzados ou precisa apurar números para montar análises estatísticas.

Até agora, essa função só pode ser aplicada por usuários do novíssimo Office Insider, a versão mais recente do consagrado pacote de ferramentas da Microsoft.

Portanto, aqui trataremos somente das fórmulas e padrões do Office.

Se você usa outros softwares ou mesmo o Google Sheets, então, precisará adaptar certos termos e comandos.

Ficou interessado e quer realmente ficar por dentro?

Então, continue lendo para entender como funciona essa ferramenta de grande utilidade.

Vamos em frente!

O que é a Fórmula PROCX no Excel?

As planilhas do Excel são largamente utilizadas para organizar dados, numéricos ou não.

Elas servem, por exemplo, para montar listas, tabelas de preços, agrupar dados demográficos, percentuais e tudo o que possa ser traduzido em números.

Acontece que, em alguns casos, a quantidade de dados inserida pode ser realmente muito grande.

Sendo assim, faz-se necessário um mecanismo que torne as buscas em planilhas mais precisas.

É nesse ponto que a fórmula PROCX representa um tremendo avanço.

Ela serve justamente para mostrar um resultado, tomando como referência um termo de pesquisa específico.

Repare que é diferente da clássica pesquisa utilizando o comando Ctrl+F.

No caso do PROCX, o que acontece é o cruzamento de informações, considerando uma busca mais refinada.

É como se você dissesse “Quero saber a idade de João, mas não sei onde ele está na tabela”.

Com o PROCX, você poderá simplesmente digitar “João” e ver a sua idade instantaneamente.

Não parece interessante para quem trabalha com planilhas contendo muitos dados?

Pois essa praticidade é muito fácil de conseguir.

Mas, antes de sabermos como o PROCX funciona, vamos entender como funcionam seus “pais”: as funções PROCV e PROCH.

Como a PROCV e PROCH são usadas nas empresas

Planilhas são, basicamente, informações dispostas em linhas e colunas.

Assim sendo, podemos concluir que sempre trabalharemos na horizontal ou vertical, certo?

Como abordado no tópico anterior, a quantidade de dados disposta em linhas e colunas pode ser demasiadamente grande.

Essa informação, por sua vez, estará necessariamente posicionada em um mesmo eixo.

Quando esse eixo é horizontal, então, usa-se a função PROCH para encontrar um dado relacionado a um termo.

E se for vertical, passamos à função PROCV.

Então, de forma resumida, o primeiro serve para buscas em linhas, enquanto o segundo é utilizado para varrer colunas.

Na prática, a finalidade de ambos é idêntica. A diferença, portanto, está apenas no sentido da busca.

Veja um exemplo de planilha em que a informação está organizada em linhas. A imagem foi extraída do site da Assessoria Financeira Cavalcante, a quem desde já agradecemos.

Repare que, como a informação está em sentido horizontal, a função aplicada é PROCH.

Agora, veja uma tabela com dados na vertical, na qual se utiliza a função PROCV.

Então, consegue perceber melhor de que maneira essas fórmulas se aplicam?

Na primeira, queremos saber o quanto uma loja varejista registrou em vendas totais em um semestre.

Para isso, basta digitarmos no campo definido na função o termo para o qual queremos saber dos dados – nesse caso, a loja “Ponto Frio”.

Na segunda tabela, a intenção é saber do valor em compras de um certo cliente – o qual, na planilha, chama-se “Maria Junqueira”.

Benefícios da PROCX

Se ao acompanhar o tópico anterior você pensou “não seria melhor se apenas uma função desse conta de pesquisar nos dois sentidos?”, então, você está no caminho certo.

Foi justamente pensando nisso que os desenvolvedores da Microsoft criaram o PROCX.

Ele faz rigorosamente o mesmo que o PROCV e PROCH, mas com uma vantagem: sua varredura é vertical e horizontal ao mesmo tempo.

Tanto é que, no novo Office, ele passa a ser chamado de XLOOKUP.

Ou seja, é um “LOOK” em todos os eixos de uma planilha.

Trata-se de um avanço, anunciado no site da Microsoft com as seguintes palavras (traduzidas do inglês):

“Temos o prazer de anunciar o XLOOKUP, sucessor da icônica função VLOOKUP. 

Antes de descrever o XLOOKUP, quero dedicar um momento para refletir sobre a incrível história e o impacto do VLOOKUP nas planilhas.

O VLOOKUP está no Excel desde o início; foi incluído no Excel 1 para Macintosh, lançado em 1985. 

Por 34 anos, o VLOOKUP foi a primeira função de pesquisa aprendida pelos usuários do Excel e nossa terceira função mais usada (após SUM e AVERAGE). 

Na verdade, ele é tão fundamental nas planilhas do Excel que a maioria dos usuários consegue se lembrar do sentimento de conquista que sentiu quando dominou o VLOOKUP, inclusive eu.”

O texto na íntegra, assinado pelo desenvolvedor de novos produtos da Microsoft Joe McDaid, explica, ainda, formas mais avançadas de se usar a nova função.

Vale a pena conferir depois de ler este artigo.

Como usar a PROCX (sintaxe da fórmula)

Para exemplificar melhor o avanço representado pela nova função PROCX, cabe destacar a diferença básica em relação ao PROCV, nas palavras da Microsoft:

“O PROCX é diferente do PROCV por usar matrizes de pesquisa e retorno separadas, já o PROCV usa uma matriz de tabela única seguida por um número de índice de coluna. A fórmula PROCV equivalente nesse caso seria: =PROCV(F2;B2:D11;3;FALSO)”

Ok, mas o que significam exatamente essas letras e números?

Bom, essa é, na verdade, a chamada sintaxe da fórmula.

Ela representa uma espécie de código que, quando interpretado, funciona como um comando.

Vamos destrinchá-la para você entender melhor:

• =PROCV – representa o comando a ser dado, que, no caso, é uma busca
• F2 – se refere à célula na qual você vai inserir o dado do qual quer saber algo (Lembra do João? O nome dele vai aqui)
• B2:D11 – o intervalo em que o nome do João está
• 3 – a coluna onde a idade dele se encontra
• FALSO – termo opcional, que indica busca exata ou aproximada.

Em “programês”, essa sintaxe é descrita assim:

• =PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; num_coluna; procurar_intervalo)

Sendo assim, a sintaxe do PROCX é representada da seguinte forma:

• =XLOOKUP(pesquisa_valor, pesquisa_matriz, matriz_retorno)

Passo a passo para usar a PROCX

Monte uma planilha em seu Excel como no exemplo abaixo.

Em seguida, no campo em que o conteúdo da célula é digitado, insira a fórmula:

• =XLOOKUP(D2, A2:A8, B2:B8)

Percebeu como é mais simples e exata do que as clássicas PROCV e PROCH?

A PROCX ou XLOOKUP tem menos termos em sua sintaxe, sendo então uma função mais simples de se configurar.

Novamente, vale destacar o que diz Joe McDaid sobre ela:

“O XLOOKUP é conhecido por sua capacidade de funcionar vertical e horizontalmente (sim, ele substitui o HLOOKUP também!). Em sua forma mais simples, o XLOOKUP precisa de apenas 3 argumentos para executar a pesquisa exata mais comum (um a menos que o VLOOKUP).”

Sendo mais simples, fica igualmente mais fácil usar a função de forma combinada, o que amplia a sua usabilidade.

De fato, em muitos casos, era a complexidade das fórmulas o maior empecilho para aplicar todo o potencial das funções do Excel.

Com o novo comando, a expectativa é tornar o Excel mais simples e, dessa forma, aumentar a base de usuários ativa.

Exemplos de Uso da PROCX

A simplicidade da nova fórmula facilita a montagem de funções nas quais resultados mais elaborados precisem ser mostrados.

Para que fique mais claro, vamos a alguns exemplos.

Exemplo 1

Encontrar pelo número de matrícula o nome e a turma de um aluno em um curso de informática.

Para isso, vamos utilizar a seguinte fórmula, a ser digitada na célula C2:

• =XLOOKUP (B2,B5:B14,C5:D14,0,1)

Caso o número de matrícula não corresponda a aluno algum, então, basta inserir o argumento “if_not_found” que, na célula, ficaria assim:

• =XLOOKUP (B2,B5:B14,C5:D14,0,1,”Aluno não encontrado”)

Repare que esse exemplo pode ser adaptado à realidade de qualquer empresa, bastando apenas trocar os termos.

Em vez de alunos, você poderia consultar itens em estoque, funcionários ou o mix de produtos em sua loja.

Tudo vai da sua necessidade e do contexto.

Exemplo 2

Imagine que você tem que calcular o desconto sobre vendas, dependendo de quanto um cliente gastar na sua loja.

Para tanto, a função PROCX pode ser útil, apresentando automaticamente o percentual a ser descontado por aproximação, bastando apenas que se digite o valor em compras:

Na célula F2, digite a fórmula:

• =XLOOKUP (E2,C2:C7,B2:B71,-1)

Repare que o último argumento é o algarismo -1, que significa que a função buscará uma correspondência exata. Caso não a encontre, o valor anterior mais próximo será mostrado.

A propósito, essa é uma das mais significativas melhorias em relação ao já obsoleto PROCV.

Com o novo argumento, é possível criar um algoritmo de pesquisa por aproximação, que pode ser 0 (valor exato), -1 (menor valor mais próximo), 1 (maior valor mais próximo) ou 2 (que representa o chamado caracter coringa).

Dicas de como a PROCX pode substituir a PROCV e PROCH na prática

O grande barato do PROCX é ser uma função muito mais completa que os defasados PROCV e PROCH.

Isso porque, em muitos casos, essas duas últimas funções precisam ser complementadas pelos argumentos ÍNDICE e CORRESPONDER.

Sendo assim, pode-se dizer que a nova função XLOOKUP é mais enxuta, demandando menos argumentos.

Como já exposto, isso facilita bastante principalmente na hora de gerar funções mais elaboradas.

Por isso, um dica valiosa é entender nos pormenores o significado de cada argumento na função.

• Pesquisa_valor: informação que está sendo procurada. Ex: o nome e turma do aluno pela matrícula
• Pesquisa_matriz: matriz de dados onde os valores que estamos procurando serão encontrados. Ex: B2:B71, ou B:B (coluna B), em Descontos
• Matriz_retorno: matriz na qual estará o dado buscado. Ex: B2:B8, na planilha das idades dos alunos.

Aplicações mais complexas da função XLOOKUP

Com a ajuda do site da Microsoft, veja mais dois exemplos de aplicações combinadas da função PROCX.

Repare como as funções ÍNDICE e CORRESPONDER também caem em desuso, graças à nova combinação de argumentos.

Exemplo 3

Uso da função PROCX aninhada para realizar uma correspondência vertical e horizontal.

Dessa forma, a primeira varredura será feita pelo “Lucro Bruto” na coluna B.

Em seguida, procurará pelo “Qtr1” na linha superior da tabela (intervalo C5:F5), retornando o valor na interseção dos dois.

Nesse caso, a fórmula das células D3:F3 é:

• =PROCX(D2;$B6:$B17;PROCX($C3;$C5:$G5;$C6:$G17)).

Exemplo 4

Aqui, temos um exemplo da aplicação da função SOMA e duas funções PROCX aninhadas em uma mesma função para somar todos os valores entre dois intervalos.

No exemplo, a intenção é somar os valores para uvas, bananas e incluir pêras, que estão entre as duas primeiras.

A fórmula em questão é = SUM (XLOOKUP (B3, B6: B10, E6: E10): XLOOKUP (C3, B6: B10, E6: E10))

Por Que Utilizar Planilhas?

Até mesmo as grandes multinacionais precisam de planilhas em suas rotinas administrativas em menor ou maior grau.

Muitos dos softwares de gestão, inclusive, trabalham a partir de planilhas, ou seja, elas são a fonte de informação utilizada para mostrar dados estruturados e relatórios.

Em empresas de todos os níveis, as planilhas funcionam como um repositório de dados, pelos quais se forma todo um histórico de operações.

Sendo assim, elas são úteis para orientar decisões nos níveis operacional e estratégico.

Pela leitura dos exemplos, não é difícil concluir que as planilhas formatadas com funções como PROCX ajudam a sair do “achismo” nos negócios e em pesquisas.

Quanto mais baseadas em dados forem suas decisões, menor será a margem de erro.

Todo tipo de atividade pode ser controlada e ter seus resultados medidos por meio dessa ferramenta.

Veja alguns exemplos de planilhas que você pode montar em nível empresarial:

• Fluxo de caixa
• Relatório financeiro para PMEs
• Demonstração de Lucros e Perdas
• Balancete
• Relatório de despesas
• Relatório de serviços/vendas
• Estimador de despesas
• Controle de cheques
• Cotação de preços
• Para elaboração de faturas
• Estoque.

A Importância do Controle

Você se lembra do antigo anúncio de uma famosa marca de pneus que dizia “potência não é nada sem controle?”

Essa é uma grande verdade, se considerarmos que até empresas sólidas e com marcas valiosas podem vir a ter problemas ou mesmo sumir do mercado.

Os nomes Nokia, Kodak e Remington te dizem algo a esse respeito?

Sim, em comum entre elas, o triste fato de terem desaparecido sem deixar muita saudade.

Claro que não foi por não terem usado planilhas que isso aconteceu.

O que importa é que, para essas empresas, boa parte dos maus resultados pôde ser creditado ao descontrole.

Por sua vez, sem controle, o negócio caminha a passos largos para o abismo.

Afinal, como investir, inovar e se manter competitivo quando não se sabe o básico sobre gestão?

É nesse aspecto que as planilhas representam um ponto de apoio para gestores que realmente querem fazer suas empresas crescerem.

Junto a elas, uma série de outras ferramentas podem e devem ser utilizadas.

No entanto, tudo começa com as nem sempre valorizadas planilhas.

Veja, por exemplo, o que diz o site do Sebrae, a maior referência sobre gestão de PMEs do Brasil.

De acordo com os especialistas da entidade, cada componente de um negócio pede um tipo de controle específico.

O que poderia ser mais versátil e facilmente editável do que uma planilha?

Além de práticas, elas são uma solução imediata para quem não dispõe de tantos recursos para investir em um software ou um sistema ERP.

Então, convencido de que elas são suas aliadas?

Conclusão

A função PROCX é, de fato, uma grande mão na roda.

Só o fato de substituir duas funções no Excel já a coloca em uma posição de destaque entre as muitas utilidades nessa ferramenta indispensável.

De quebra, ela elimina a necessidade dos comandos ÍNDICE e CORRESPONDER.

Nada mal, considerando que, quando se gerencia um negócio, todo tempo aproveitado é sinônimo de lucros e resultados superiores.

Por outro lado, pode ser que você não esteja tão familiarizado assim com funções mais avançadas do Excel.

Nesse caso, nossa dica é: pratique, treine, faça testes com base nos exemplos dados e nos argumentos que você conheceu neste artigo.

E se na sua empresa as planilhas já são uma realidade, então, você tem mais motivos ainda para aplicar a função PROCX (ou XLOOKUP) desde já.

Caso você tenha alguma dificuldade, não deixe de consultar os profissionais de TI da sua empresa, caso eles façam parte da sua equipe.

Afinal, duas cabeças pensam sempre melhor do que uma, certo?

Esperamos que este artigo sobre a nova função PROCX seja útil em seu dia a dia.

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