Uma Definição de Escopo Bem-Feita É Fundamental Para Qualquer Projeto ou Produto

Você sabe o que é um escopo?

Esta palavrinha, que pode ser nova para alguns, faz parte da rotina em ambientes corporativos e no gerenciamento de projetos.

Um escopo é o que determina o objetivo final que se busca atingir, a finalidade ou propósito que vai guiar os esforços para um determinado projeto ou solução.

A partir dele, o gestor pode desenhar o plano de ação, elencando as atividades e as tarefas que serão necessárias para que se alcance o objetivo final.

Já a declaração de escopo é o documento no qual vão constar todas as informações necessárias para que o líder ou facilitador da equipe possa tomar decisões de maneira a promover a mudança, sempre otimizando o uso dos recursos humanos e insumos.

Quem conta com esse documento durante a execução de um projeto, trabalha com muito mais segurança, pois sabe aonde quer chegar e a, partir disso, pode traçar o melhor caminho.

O escopo é uma ferramenta eficaz e que traz benefícios para diversos profissionais – e pode ser também muito importante para o seu trabalho.

Confira neste artigo mais detalhes sobre o conceito, seus benefícios e aprenda como gerenciar o escopo de um projeto.

O que Significa Escopo?

Quando falamos em escopo, estamos nos referindo à parte do planejamento onde serão designados e documentados os objetivos gerais de uma produção.

Nesse ponto, se incluem todas as informações relevantes, como prazos, custos, as atividades que devem ser realizadas, assim como os seus responsáveis.

De acordo com o Dicionário Michaelis, o significado de escopo é:

Ponto de mira; alvo.

Algo que se pretende conseguir ou atingir; intenção, objetivo.

De origem grega, o termo costuma ser aplicado no gerenciamento de projetos.

Como principal característica, possibilita estabelecer os objetivos dentro de um sistema fechado, ainda que adaptável para mudanças que possam surgir pelo caminho.

O escopo ajuda a definir qual será o alcance total do que está sendo desenvolvido, delimitando o que será feito e como isso será feito.

Deve deixar claro quais são os limites do projeto, qual deve ser o resultado dos trabalhos e as características que o produto final deve ter.

Um escopo bem-feito é etapa fundamental para projetar com exatidão quais serão os gastos e o tempo necessário para conclusão do que se pretende alcançar.

Ainda, é preciso que esteja claro quem serão os responsáveis pela realização de cada atividade que é requisito para atingir o grande objetivo final.

Isso pode aparecer de maneira explícita, com os nomes dos colaboradores, ou ainda de forma implícita, nomeando as áreas envolvidas para que cada setor se auto gerencie para a entrega da parte que lhes compete.

O que é Escopo do Projeto?

Descrevemos um projeto como o conjunto de atividades necessárias para atingir um objetivo fixo e único dentro de um prazo pré-estabelecido.

Ele se diferencia do processo porque será executado somente uma vez.

Assim, depois de atingida a meta final, ele está concluído e seus responsáveis podem se dedicar a outras tarefas.

Nesse sentido, o escopo do projeto é o detalhamento do objetivo que se busca atingir, assim como o desígnio de todas as atividades necessárias para a realização dele.

Essa matriz deve especificar qual será o modo de produção, assim como nomear os responsáveis por cada etapa.

Dentro do escopo do projeto, utiliza-se muito da Teoria das Restrições – também conhecida por Theory of Constraints (TOC).

Essa doutrina ficou conhecida após o sucesso do livro A Meta (1984), onde os autores Eliyahu M. Goldratt e Jeff Cox discorrem sobre as formas de promover uma melhoria contínua nos processos.

As restrições nada mais são do que limites do que se pretende realizar. Ou seja, os elos fracos do planejamento que precisam de atenção.

De acordo com a TOC, é preciso identificar as limitações no que diz respeito a orçamento, prazos e qualidade, o que permite agir preventivamente em resposta.

Plano de gerenciamento do escopo

O primeiro passo para um escopo bem-feito é criar um plano de gerenciamento.

Esse documento é pré-requisito para que o gerente de projetos consiga desenhar o todo e se orientar sobre a sequência das tarefas.

Cabe dizer ainda que o plano de gerenciamento é preliminar ao escopo em si.

Isso porque ele é utilizado para registrar como o escopo do projeto será definido, controlado e transmitido para a equipe que vai atuar dentro dele e para o cliente que vai receber a solução.

A linguagem utilizada vai depender do contexto, mas o mais importante é que nele constem todos os requisitos para elaboração, validação e controle do escopo.

Declaração de escopo do projeto

A declaração de escopo do projeto deve ser o documento dedicado a esclarecer aspectos mais práticos para o seu desenvolvimento.

Ela funciona quase como um plano de ação, no qual são descritas as informações mais relevantes para a produção.

Dentre aquelas encontradas na declaração, estão prazos, gastos estimados, atividades e/ou fases do desenvolvimento do projeto.

É importante garantir que aquilo que foi descrito corresponde com a realidade do que será apresentado, já que de nada adianta criar prazos ambiciosos se a equipe não conseguirá cumprir.

Considere que esse é o momento de colocar todos na mesma página e que a declaração servirá de referência para gestores e demais profissionais envolvidos com o projeto no futuro.

EAP: Estrutura analítica do projeto

Todo plano de gerenciamento do escopo deve contar com uma EAP, a estrutura analítica do projeto.

Essa é uma poderosa ferramenta para representação e análise do desenvolvimento das atividades.

A estrutura é organizada como um organograma, oferecendo uma visualização rápida e simplificada de todos os detalhes envolvidos na produção.

Também conhecida como WBS (do inglês Work Breakdown Structure), a ferramenta precisa ser completa, porém objetiva, para que o gerente consiga aferir a evolução dos trabalhos em tempo real e identificar possíveis falhas no projeto.

O EAP ajuda a identificar os responsáveis pela execução de cada tarefa, além de indicar em qual fase do desenvolvimento cada um se encontra.

Ainda, se for usada da maneira correta, pode identificar possíveis erros que podem vir afetar os prazos, o orçamento ou mesmo a segurança do projeto.

O que é Escopo do Produto?

Dentro do contexto da administração e gestão de qualidade, o produto corresponde à consolidação de todos os esforços, transformados agora em uma mercadoria ou serviço.

Sua produção deve se dar no sentido de atender às necessidades simbólicas ou factuais do público para o qual será comercializado.

Nesse sentido, o escopo é constituído pela descrição fiel das características que o produto precisa ter para atender às demandas do cliente.

Ele deve incluir informações sobre as dimensões da mercadoria, como medidas, peso, preço e modelo do produto que será entregue.

No caso dos serviços, entram em voga questões que dizem respeito ao atendimento, como a duração do serviço, localização, qualidade, entre outros.

Diferente do escopo de projetos, ele foca mais no valor que será entregue pela produção do que no processo produtivo em si.

Em outras palavras, no escopo do produto, é mais importante saber o que será feito do que entender como isso será feito.

Ainda assim, um é causa e consequência do outro, pois é o escopo de produto que vai levantar quais são as características do resultado esperado – e isso vai guiar o desenho do projeto.

Benefícios do gerenciamento do escopo

Ao chegar até aqui, você já entendeu a função do escopo como guia para a produção desde o projeto até o produto em si.

Para avançarmos, é importante saber que o escopo só vai cumprir sua função se contar com um gerenciamento adequado durante todas as suas fases de execução.

É preciso que o gerente de projetos tenha muita atenção nesse sentido, já que essa é a base para construção dos demais processos de gestão – e o modo como o escopo é gerenciado afeta diretamente na qualidade final do produto.

Antes da entrega, é o gerenciamento do escopo que vai permitir o controle de custos, os prazos e ainda adequar para eventuais alterações que se venham a ser necessárias.

O que são benefícios inegáveis.

Afinal de contas, de nada adianta desenhar o melhor planejamento possível se ele não for utilizado durante todas as fases da execução.

Equipes e empresas que utilizam o escopo, e fazem um gerenciamento adequado dele, têm como vantagens uma produção mais equilibrada e organizada.

É algo que traz a certeza de que o padrão de qualidade da entrega será mantido.

Como definir o escopo de um projeto

Como vimos, o escopo é parte fundamental de qualquer processo, pois ajuda a definir as atividades que serão executadas para atingir o objetivo final.

Segundo o guia PMBOK, manual de referência da área editado desde 1996 pela Project Management Institute (PMI), ao definir o escopo, é preciso fazer uma descrição detalhada do projeto e do produto.

Apenas a riqueza de detalhes será capaz de evitar mal-entendidos que possam comprometer a qualidade ou o prazo de entrega.

É importante que você selecione para o escopo apenas os requisitos finais do projeto, ou seja, aqueles que vão impactar mais no valor entregue ao cliente.

Abaixo, você pode conferir um passo a passo com tudo que precisa saber para definir o escopo de um projeto.

Passo 1: Colete as informações preliminares

Antes de começar a definir um escopo, é preciso se certificar de que você tem todas as informações preliminares necessárias.

Segundo o PMBOK, uma coleta de dados bem-feita é o que vai garantir que as exigências do contrato ou outro documento formal sejam cumpridas na entrega final.

Aqui, devem entrar todos os requisitos, como características físicas e simbólicas do produto ou serviço, assim como dados sobre a funcionalidade.

É importante que também sejam considerados fatores ambientais e da organização da empresa que, eventualmente, possam influenciar em como o produto será recebido.

A partir dos dados coletados, será feita uma solicitação de proposta (RFP) para o cliente.

Se aceita, ela gera o Scope of Work – também conhecido como SOW ou simplesmente escopo de trabalho.

Passo 2: Termo de abertura do projeto

O termo de abertura é o documento que apresenta, pela primeira vez, uma descrição de alto nível do produto e, de certa forma, autoriza formalmente o início do projeto.

Também conhecido como Project Charter, é a partir dele que o gerente vai começar a alocar os recursos físicos e humanos para iniciar os trabalhos.

Devem constar ainda informações sobre as premissas e as restrições do escopo, além dos objetivos finais do projeto, é claro.

É muito importante que o termo traga um levantamento inicial dos custos.

Esse orçamento deve ser aprovado pela parte que financia antes de ser colocado em prática.

Passo 3: Defina como o escopo será gerenciado

Para planejar o gerenciamento do escopo, você deve definir como se dará o seu desenvolvimento, o controle das atividades e o monitoramento dos resultados.

Só com uma boa gerência é possível garantir que o projeto caminhará dentro do que foi previamente definido.

Assim, você evita desperdícios com atividades desnecessárias e garante um melhor controle dos requisitos.

A cabo, esse gerenciamento deve ser capaz de responder qual problema se pretende solucionar com o projeto.

Também qual é a expectativa de resultados.

E, ainda, quais são as metas que precisam ser atingidas para que o resultado esteja de acordo com o esperado.

Passo 4: Crie a declaração de escopo do projeto

A etapa da declaração de escopo do projeto vai servir de fundação para o plano de ação que será construído a seguir.

Nela, devem constar informações sobre as principais entregas e restrições do projeto, assim como o detalhamento de requisitos e objetivos gerais propostos anteriormente, que vão guiar a produção.

É importante dizer que esse já será o documento final do projeto e, portanto, deve ser validado e disponibilizado para o cliente e para todos os colaboradores envolvidos na produção.

Passo 5: Detalhe tudo com a EAP (WBS)

Chegando ao passo 5, você está pronto para elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP).

Como lembramos acima, esse documento é a representação gráfica do projeto em sua totalidade, com todas as suas atividades, os responsáveis, prazos e custos.

Por ter a forma de um organograma, o EAP permite um controle mais incisivo do projeto enquanto ele está sendo desenvolvido.

Permite também uma análise rápida de toda a estrutura para que o gerente possa tomar decisões urgentes no menor tempo hábil.

Passo 6: Publique as informações

O objetivo principal do escopo é garantir que todas as partes estejam na mesma página sobre as restrições e o que se espera da entrega final do produto.

Do cliente ao gerente de projetos, passando pelos membros do time, é importante que todos estejam a par.

Nesse sentido, de nada adianta desenvolver um escopo completo com declaração, termo de abertura e EAP, se todos esses documentos ficarem restritos a uma gaveta ou pasta do computador.

Publicar as informações sobre o escopo é, portanto, fundamental para garantir que todos tenham acesso e estejam cientes sobre o trabalho que se inicia a partir dali.

Como Gerenciar o Escopo de um Projeto?

É importante lembrar que o escopo, sozinho, não entrega valor para o cliente. Ou seja, ele é apenas mais uma ferramenta interna da gestão de projetos – o que não significa que não seja importante.

A orientação aqui é no sentido de contar com mecanismos de gerenciamento que vão além do escopo, atuando também durante o desenvolvimento do projeto em si.

Conheça, agora, as principais formas utilizadas para gerenciar o escopo de um projeto.

Monitore as entregas do projeto

As entregas do projeto compõem o conjunto de requisitos ou resultados necessários para a realização das diferentes fases da produção.

O gestor consegue monitorar os prazos e os gastos de cada uma delas ao estabelecer marcos dentro do escopo, apontando neles o que é essencial em cada etapa.

É muito importante garantir que cada fase seja desenvolvida dentro do que foi proposto.

Assim, você evita surpresas desagradáveis quando o produto chegar ao final de linha de produção.

Controle as mudanças

Ainda que o escopo exija estabelecer prévias condições de produção e de entrega, eventuais mudanças podem surgir durante o desenvolvimento do projeto, que não é engessado.

Por isso, é essencial que o gerente esteja preparado para incorporar essas mudanças enquanto a roda segue girando.

Inevitavelmente, alterações no escopo vão impactar o prazo e/ou o custo final. Mas o tamanho desse impacto pode ser reduzido.

A dica é que a empresa construa processos internos de verificação e crie fluxos para lidar com mudanças em diferentes fases da produção.

Monitore as entregas com a EAP e compare com o contratado

Uma ótima maneira de monitorar as entregas durante o desenvolvimento é contar com o apoio de uma Estrutura Analítica do Projeto.

A partir da EAP, o gerente pode realizar um controle fiel e preventivo das atividades que compõem o todo da produção.

Esse monitoramento deve gerar notas de observação, as quais podem servir de comparação com o contratado para identificar as fraquezas e fortalezas do projeto.

Conclusão

O escopo é parte fundamental da gestão e do desenvolvimento de projetos.

Nele, devem estar descritos os requisitos e as restrições do que será produzido, delineando as características e preço do produto final.

O nível de detalhamento é muito importante pois é o que o afasta de incongruências entre a expectativa do cliente e o valor entregue pela contratada.

Contar com um escopo bem-feito faz toda a diferença durante a produção e também depois dela.

Documentando e validando as informações sobre preços e prazos, você se certifica de que o trabalho que será feito estará de acordo e vai satisfazer as necessidades de quem contratou.

Além de tudo, o escopo atua como uma importante ferramenta de controle, capaz de orientar a execução do projeto e otimizar os recursos, evitando desperdícios pelo meio do caminho.

Achou este conteúdo foi útil? Deixe seu comentário e aproveite para compartilhar o artigo em suas redes sociais.