4 ferramentas de priorização de tarefas que você deve colocar em prática

A priorização de tarefas está na base da produtividade. Pense bem: você pode ser ágil, ter muito conhecimento e tempo disponível. Mas se não souber administrar seus afazeres pela prioridade, ainda assim correrá riscos de perder prazos ou alcançar resultados abaixo do esperado.

Por outro lado, aprendendo como priorizar, você consegue até mesmo resolver o gerenciamento de tempo em uma rotina muito apertada. Ou, ainda, melhorar sua agilidade por aproveitar momentos do dia em que tem mais gás.

Quer entender todos esses pontos e mudar para melhor a sua forma de organizar o dia a dia? Então, continue a leitura!

Entenda a importância da priorização de tarefas

A importância da priorização de tarefas reside sobretudo no gerenciamento de tempo e esforço. Sabendo quais são as tarefas que você precisa fazer primeiro, fica muito mais fácil organizar seu dia.

Além disso, é assim que você consegue diminuir as chances de deixar alguma coisa para trás, principalmente os afazeres que mais trazem impactos e resultados.

Aliás, essa é uma das principais competências de um boa gestão — seja nos projetos da empresa, seja nos afazeres pessoais. E mais: com a priorização das tarefas, você tende a poupar esforços com retrabalhos ou resolução de problemas que surgiram devido a atrasos. Ou seja, usa seu tempo de maneira otimizada.

Conheça 4 ferramentas para priorização de tarefas

Para começar a priorização de tarefas, você precisa entender quais são os critérios mais importantes para você — são eles que vão definir qual afazer vem primeiro e qual pode ser deixado para depois.

Pensando nisso, separamos quatro ferramentas. Veja!

1. Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma das técnicas de priorização de tarefas mais conhecidas e aplicadas. O nome da ferramenta é uma homenagem ao general americano Dwight Eisenhower, reconhecido como um grande estrategista militar, além de político e diplomata influente.

De acordo com ele, existem basicamente dois tipos de tarefas — as urgentes, que têm prazo apertado e não podem ser adiadas; e as importantes, que mesmo que não precisem de resolução imediata, merecem atenção por serem as que mais trazem resultados.

Diante disso, separamos as tarefas em quatro quadrantes de natureza dupla, montando um planejamento estratégico para a execução de cada categoria:

• urgentes e importantes: prioridade máxima, devem ser feitas o mais rápido possível;
• importante, mas não urgente: não devem ser procrastinadas, mas podem ser feitas após as urgentes;
• nem importante, nem urgente: podem ser desprezadas ou feitas em brechas da rotina;
• urgentes, mas não importantes: devem ser delegadas ou automatizadas.

2. Matriz G.U.T.

A Matriz G.U.T., por sua vez, é uma ferramenta que ajuda a entender quais são as prioridades do negócio a partir de uma avaliação do ambiente, assim como a Análise S.W.O.T. Seu principal objetivo é identificar a natureza dos problemas de produtividade, de acordo com os três fatores abaixo.

G — Gravidade

Quais são os impactos que esse problema traz para o negócio? Pense no uso de recursos financeiros, nos desperdícios da produção etc.. Dê uma nota de 1 a 5:

1. Nada grave;
2. Pouco grave;
3. Grave;
4. Muito grave;
5. Extremamente grave.

U — Urgência

Em quanto tempo esse problema precisa ser solucionado? A pontuação é:

1. Pode esperar;
2. Pouco urgente;
3. Urgente;
4. Muito urgente;
5. Precisa de atenção imediata.

T — Tendência

Como esse problema vai evoluir com o tempo? Ou seja, qual é o seu padrão de desenvolvimento? Analise a escala e pontue:

1. Não se agravará;
2. Pode se agravar no longo prazo;
3. Pode se agravar no médio prazo;
4. Pode se agravar no curto prazo;
5. Pode se agravar imediatamente.

De acordo com a somatória das notas, você conseguirá fazer a priorização de tarefas para resolução dos problemas mais relevantes.

3. Matriz B.A.S.I.C.O.

Já tratamos do gerenciamento de afazeres e da resolução de problemas. Agora, precisamos fazer o mapeamento de processos para elencar quais são os projetos mais relevantes para o negócio. É aí que entra a Matriz B.A.S.I.C.O.

Basta fazer uma reunião para discutir os seguintes pontos:

• B — Benefícios: ganham destaque os processos que mais ajudam a reduzir custos, eliminar gargalos na produção ou aumentar a lucratividade do negócio;
• A — Abrangência: o total de colaboradores ou setores que sentem impactos dos benefícios;
• S — Satisfação: tem a ver com o grau de engajamento que o projeto é capaz de proporcionar nas equipes, partindo da satisfação gerada com os benefícios;
• I — Investimentos: a quantidade de recursos (humanos, financeiros ou de tempo) empregados em cada processo para que os benefícios sejam efetivados;
• C — Cliente externo: o grau de impacto que os benefícios são capazes de proporcionar nos consumidores do produto ou serviço da organização;
• O — Operacionalização: envolve a facilidade em executar os procedimentos necessários em cada processo, incluindo domínio de tecnologia, praticidade de implementação de mudanças etc.

4. Princípio de Pareto

Por fim, o Princípio de Pareto ajuda na priorização de tarefas porque permite identificar os esforços mais produtivos. Conhecido como regra 80/20, a máxima desse conceito é que 20% do esforço é responsável por 80% dos resultados.

Por exemplo, de 6 horas de trabalho do seu dia, você tem um desempenho que proporciona 80% das suas realizações nos 72 minutos mais produtivos da manhã. Ou, ainda, que 80% do seu faturamento é garantido por 20% dos processos do negócio.

Os 80% restantes não devem ser menosprezados, pois também contribuem com uma fração do desempenho. No entanto, ao identificar quais são esses 20% mais eficientes, a empresa consegue direcionar suas estratégias e investimentos na gestão de processos, otimizando ainda mais esses pontos-chave.

Confira os benefícios da priorização de tarefas

O maior benefício da priorização de tarefas é, sem dúvida, o aumento da produtividade. Usar as técnicas que citamos é sinônimo de gerenciar melhor seu tempo e seus esforços, de modo que os projetos se tornem muito mais ágeis.

Isso já é extremamente importante na administração de nossos afazeres pessoais. Já no contexto empresarial, a prática de priorizar é não apenas relevante, mas decisiva para a saúde do negócio e a manutenção da competitividade. Afinal, diminui as ocorrências de crises ou de acúmulo de trabalho.

Portanto, reveja nossas dicas de ferramentas para priorização de tarefas e escolha os critérios que mais se adequam às necessidades do seu negócio. Ao estruturar a rotina dos projetos de modo muito mais otimizado, os resultados logo serão potencializados.

Agora, nos conte: você já aplica alguma dessas ferramentas no seu dia a dia? Tem alguma outra dica para a priorização de tarefas? Deixe nos comentários!