O que é Kaizen e como aplicar a melhoria contínua na sua empresa

Você sabe o que é Kaizen e que ele é um grande instrumento para garantir a qualidade dos processos e produtos adotados pelo seu negócio?

Em meio a tantas ferramentas disponíveis atualmente poucas provaram seu valor e continuam a oferecer soluções duradouras às corporações. E não existe exemplo melhor para falarmos do que o Kaizen.

Esse sistema é capaz de aumentar a produtividade da sua empresa e ainda reduzir diversos dos seus custos.

Assim como muitos outros métodos, ele está presente dentro dos nossos cursos de Green Belt e Black Belt, aproveite para conhecer.

E aí, ficou interessado em conhecer mais sobre como essa filosofia pode oferecer grandes benefícios para que o seu negócio cresça mais a cada dia? Continue lendo nosso artigo que te mostraremos!

O que é Kaizen?

O Kaizen trata-se de um método desenvolvido pelos japoneses, cujo o significado é “mudança para melhor”. E o objetivo por trás da sua ideia é justamente esse.

A ênfase conquistada pelo sistema no mundo corporativo surgiu dos variados benefícios que ele traz para os seus colaboradores e os respectivos locais de trabalho onde atuam.

Acompanhado disso, variadas definições foram dadas a este famoso método. Dentre elas, identificamos como principais a lista abaixo:

• Educar as pessoas a buscarem recursos;
• Cultura de melhoria contínua;
• Batalhar por uma meta;
• Transferência de conhecimentos;
• Percepção sobre quando eliminar, reduzir ou mudar uma atividade.

Masaaki Imai, grande precursor da técnica e escritor do livro “Kaizen – The secret to Japan’s competitive success.” (Kaizen – O segredo do sucesso e competitividade dos japoneses, em tradução livre) defende a seguinte definição.

“Essa terminologia sugere uma melhoria que envolve todos os envolvidos no seu negócio, gerentes e demais funcionários, compreendendo também o significado de baixas despesas.”

Ele complementa dizendo que “A filosofia Kaizen indica que a maneira de cada indivíduo em lidar com as suas atividades diárias deve estar focada em um esforço constante de melhoria.”

Imai é também fundador do Instituto Kaizen, onde o principal objetivo do trabalho realizado pela marca é difundir este conhecimento pelo mundo todo.

Ele defende a crença de que as pessoas podem melhorar progressivamente e que isso reflete diretamente no desenvolvimento da sua empresa e dos resultados obtidos.

O Kaizen visa satisfação e responsabilidade, pois considera o trabalhador como a peça mais preciosa de todo o sistema e o trabalho em equipe como a única forma de promover o desenvolvimento.

Compreenda o termo Kaizen

A palavra Kaizen, cuja a origem é japonesa, se divide em duas partes: Kai, que significa mudar, e Zen, que significa melhor.

Portanto, em tradução literal, podemos dizer que a palavra significa “mudar para melhor”. Mas com o tempo, o termo passou a ser traduzido para uma expressão bastante conhecida : “melhoria contínua”.

O próprio Masaaki Imai defende, entretanto, uma tradução mais aprofundada da terminologia. Segundo sua explicação no vídeo, “Kaizen = Everyday – Everybody – Everywhere – Improvement”.

Dessa forma, para Masaaki, o Kaizen trata-se de uma filosofia que busca provocar melhorias diárias, envolvendo todos os colaboradores da sua empresa e todos os setores existentes.

Qual a origem do Kaizen?

A origem do conceito Kaizen se deu após a Segunda Guerra Mundial, em um período de necessidade, onde o Japão se deparava com uma grave crise pós-guerra, totalmente devastado e sem muitos recursos.

O país precisava encontrar meios de competir contra grandes marcas, como a Ford. Diante desse cenário, nasceu este famoso método de melhoria contínua.

O grande desafio era produzir mais utilizando menos, sendo apenas possível por meio de processos de melhoria. Por isso, empresas japonesas passaram a trabalhar pensando sempre na qualidade do processo.

Com o seu crescente sucesso, o método passou a ser divulgado para o mundo todo, chegando nos mais diferentes mercados e negócios.

Desde sua criação, o sistema visava a obtenção de lucro para a empresa, uma cultura participativa dos funcionários, melhorias ditadas pela necessidade, eliminação de desperdícios e a satisfação aos clientes.

É de grande importância lembrar que o sistema Kaizen nasceu dentro do Lean Manufacturing, uma metodologia completa para tornar as empresas cada vez mais eficientes.

Ela, por sua vez, tem o objetivo de entregar ao cliente o que ele deseja, na hora que ele quer e da maneira exata como ele espera.

O mais incrível é que o Kaizen pode ser aplicado na sua empresa, independente do seu porte ou número de funcionários. Afinal, é possível melhorar processos continuamente em qualquer organização.

Apesar da sua flexibilidade, não é o ideal adotá-lo de maneira isolada, pois os resultados tendem ser bem abaixo dos que podem ser alcançados através de um sistema de produção enxuta bem estruturado.

Para que serve o método Kaizen

Melhorar continuamente é um pressuposto para alcançar a qualidade total.

Uma empresa que não se compromete a aprimorar seus processos o tempo todo é forte candidata a naufragar.

Isso porque abdicar do aperfeiçoamento leva para a zona de conforto, sinônimo de acomodação.

Sendo assim, o método Kaizen serve como um antídoto contra os males em potencial que essa perigosa postura pode causar.

Em uma empresa permanentemente engajada em ações de melhoria, o resultado não pode ser outro que não a excelência e a qualidade em tudo que se faz.

Onde aplicar o sistema Kaizen?

Por ser também uma filosofia, o sistema Kaizen pode ser aplicado em todas as atividades produtivas.

Não há segmento, setor, indústria ou departamento que não possa ser positivamente impactado a partir desse conceito.

Contudo, em certos processos em áreas específicas o Kaizen se revela ainda mais efetivo.

Alguns exemplos são:

• Gestão: ao aprimorar os fluxos dos processos e os métodos de gestão da informação
• Entrega: diminuindo o tempo de entrega, tanto interna quanto externamente
• Qualidade: dando um “upgrade” nos procedimentos operacionais e atividades de rotina
• Segurança: proporcionando um ambiente seguro e propício à melhoria de produtos, serviços e processos em geral
• Custos: tornando uma empresa escalável, demandando menos recursos ao realizar suas atividades.

Benefícios do Kaizen para a melhoria contínua

Empresas e profissionais que assumem o compromisso de se aperfeiçoar continuamente dificilmente são superados.

Dessa maneira, o Kaizen é um caminho para alcançar resultados acima da média, levando inevitavelmente ao sucesso em tudo que se faz.

A lista de benefícios que esse sistema traz é extensa, então, para ficarmos apenas nos mais relevantes, destacamos:

• Qualidade: empresas que entregam produtos e serviços cada vez melhores passam a ser referência, tornando-se assim imbatíveis
• Diminuição das perdas: principalmente na indústria, diminuir o desperdício deve ser uma “obsessão”, considerando que esse é um pressuposto da qualidade
• Qualificação: talento não é nada quando não se trabalha para desenvolver as hard skills necessárias. É isso que o Kaizen defende no âmbito individual
• Crescimento: ambiente propício ao surgimento de líderes
• Bem-estar: promoção da cultura do feedback e do encorajamento.

Como o Kaizen funciona

Enquanto método, o Kaizen é todo orientado a processos.

Isso quer dizer que o resultado daquilo que se faz depende diretamente de como são geridas as entradas, saídas e o que acontece entre uma e outra na empresa.

A qualidade de um produto, por exemplo, dependerá da forma como sua matéria prima é tratada, dos processos de transformação a que é submetida e de como é distribuída.

Uma referência no assunto é o livro “Out of the Crisis“, de autoria do célebre Willian E. Deming.

Além de ressaltar a importância dos processos para a melhoria contínua, ele aponta para uma série de procedimentos e medidas a serem observadas, com destaque para as seguintes premissas:

• A qualidade deve estar sempre em primeiro lugar
• Redução de custos sem prejuízo na qualidade
• Melhora do clima organizacional
• Instituição de uma cultura de combate ao desperdício
• Eliminação dos “silos”.

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Como utilizar o Kaizen na prática

Não existem restrições que impeçam a sua empresa de implementar o Kaizen. Basta que todos os envolvidos estejam dispostos a realmente incorporar esse conhecimento a todos os seus processos.

Neste momento, você e sua equipe já devem ter compreendido a sua importância, mas simplesmente podem não saber por onde começar a aplicá-lo.

Masaaki Imai defende que o Kaizen pode ser implantado através da administração, possibilitando que os gestores transformem boas práticas relacionadas à melhoria em padrões.

Outra forma de aplicação é através de um grupo. Nele, cada participante deve ter consciência coletiva e envolver-se verdadeiramente na mudança de hábitos.

Entretanto, cada grupo precisa de um líder para fornecer um direcionamento a respeito dos passos a serem dados. Para seguir esses scripts, se mostra necessário realizar treinamentos especializados.

O Kaizen lida individualmente com cada pessoa a fim de estimular cada um a melhorar diariamente, desempenhando com afinco as atividades propostas. Isso ocorre de forma dinâmica, envolvendo maior consciência e atuação de todos.

Pensando nisso, elaboramos um passo a passo para te ajudar a entender melhor como se dá a implantação deste sistema na sua organização, independentemente do seu porte.

1. Elaboração do projeto

Assim como qualquer outro projeto, este método também precisa de um planejamento para ser implantado. Devendo ser elaborado e seguido por todos os colaboradores.

Além disso, o projeto deve conter metas, prazo de duração, equipes envolvidas e indicadores de desempenho (KPIs).

Um cronograma bem elaborado deve existir para que todas as etapas da implementação estejam dispostas nele, do mesmo modo que deve conter também as ferramentas necessárias e o responsável por garantir sua realização.

Apesar de envolver todos os indivíduos do seu empreendimento, definir lideranças é de extrema importância para atingir o sucesso. Então, nomeie algumas pessoas para que ocorra a transformação de ideias em ações.

2. Dia do evento

Chegou a hora de realizar a aplicação do método Kaizen na sua empresa. É o momento de apresentar o escopo e as metas de melhoria são para todos os integrantes.

Após realizar a coleta de dados e análise destes, os envolvidos precisam expor suas constatações. Só assim é possível iniciar o trabalho de identificar as causas de problemas e as melhores práticas para eliminá-las.

Agindo de tal maneira, a sua equipe terá quais são as soluções que necessitam ser implantadas, ao final desta etapa, para solucionar os problemas existentes no seu negócio.

3. Plano de ação

A implementação do sistema já terminou na etapa anterior, mas algumas pendências ficaram para trás: problemas que ainda precisam de uma solução, embora já exista alguma resposta em mente.

Dessa maneira, um planejamento é elaborado para que as ações tidas como solução sejam colocadas de fato em prática. E para que passem a ter participante como responsável.

Assim, torna-se dever dos líderes e supervisores deste projeto aplicado na sua empresa de cobrar pelos resultados estabelecidos e desejados.

Cada ação precisa ser aplicada em algumas fases e aguarda-se que o problema existente seja completamente eliminado após o cumprimento de todas elas.

Sabendo disso, você pode perceber que faz parte dessa etapa também a avaliação das melhorias obtidas quanto questões de combate aos desperdícios, produtividade e sucesso geral da empresa.

Aplicar o Kaizen no seu empreendimento se mostrou mais fácil do que você imaginava, não é mesmo? Apesar da sua simplicidade, ela exige grande responsabilidade sua e do seu time.

Etapas da metodologia Kaizen

A melhoria contínua acontece a partir de projetos.

Portanto, toda e qualquer iniciativa visando ao aperfeiçoamento deve ser tratada como um programa com início, meio e fim.

Com o tempo, a metodologia Kaizen passa a fazer parte da cultura da empresa, absorvida naturalmente por todos os setores.

Primeiro, é fundamental não pular as etapas necessárias para sua correta implementação.

Veja a seguir.

Antes

“Toda grande jornada começa com o primeiro passo”, diz o provérbio.

Melhorar continuamente é um compromisso constante e é preciso visão de longo prazo para desenvolver essa abordagem.

Comece então pelas seguintes definições:

• Identificação de oportunidades de melhoria 
• Escolha das lideranças dos projetos
• Seleção dos membros das equipes
• Definição dos objetivos por meio das metas SMART
• Construção de um plano de ação
• Desenvolvimento da solução
• Avaliação do processo.

Durante

A ideia em um processo de melhoria é evitar a sempre trabalhosa redefinição do planejamento.

Essa é a típica situação em que a empresa se vê tendo que “trocar o pneu com o carro andando”, na qual os ajustes levam a começar do zero novamente.

Veja o que fazer para que isso não aconteça:

• Teste as melhorias antes de implementá-las
• Discuta em sessões de brainstorming sobre o andamento do projeto
• Monitore os resultados diuturnamente, fazendo ajustes pontuais sempre que necessário.

Depois

O trabalho do gestor não acaba quando as ações de melhoria são implementadas.

Como vimos, a metodologia Kaizen defende a melhoria ininterrupta, portanto, até as ações de melhoria podem e devem ser aprimoradas por meio de:

• Apresentação dos resultados
• Análise dos resultados conforme os objetivos propostos
• Estandardização de soluções (as melhorias passam a ser um novo padrão)
• Planejamento de ações futuras tendo em vista novos ciclos de melhoria.

Como combinar Kaizen e outras ferramentas da qualidade

Sendo um método que busca reduzir desperdícios no seu negócio, o Kaizen é muito associado a diversas outras ferramentas da qualidade com filosofia que vise a produção enxuta e otimizada.

Essa combinação ocorre a fim de tornar ainda melhor as chances de alcançar os objetivos deste sistema. A primeira sobre a qual vamos falar já foi até mesmo mencionada: Kaizen e Lean.

Abordaremos a seguir, também, a associação bastante utilizada do sistema Kaizen com o PDSA — uma das variações do PDCA — que ajuda no desenvolvimento de um ciclo ininterrupto de melhorias.

Além desses exemplos, existem grandes incidências da utilização de outras ferramentas e metodologias agindo em conjunto este método, como o 5S e o Just in Time e Six Sigma.

Essas tem também como objetivo central o aumento da produtividade, a redução de desperdício e estoques tornando os processos de compras de matérias primas mais próximos da sua utilização.

Lean Manufacturing

Normalmente, as melhorias obtidas com o Kaizen são pequenas e incrementais, mas ele proporciona resultados significativos ao longo do tempo. Portanto, trata-se de um processo sutil e constante, mas igualmente poderoso.

O conceito estimula a melhoria na produtividade e age em qualquer empresa de maneira contínua, agindo como guia à criação de uma cultura de melhoria.

Isso tudo é possível porque esse sistema trabalha por meio de uma nova abordagem cultural que leve a sua empresa à melhoria de processos.

E, como você já viu aqui neste mesmo artigo, o sistema Kaizen se originou do Lean. Apesar disso, tratando-se de coisas diferentes.

Kaizen não é uma metodologia, mas sim uma técnica de implantação de melhorias contínuas aplicada aos poucos e de maneira constante, cujo êxito existe quando ele se encontra arraigado na cultura da empresa e de seus funcionários.

Por sua vez, o Lean trata-se de uma metodologia com técnicas de localização e eliminação dos desperdícios do fluxo de valor presentes no seu empreendimento.

Mesmo assim, tanto o Kaizen quanto o Lean podem ser aplicados juntos, de forma complementar, trazendo ainda mais resultados para os negócios gerados pela sua empresa.

PDSA

Os conhecimentos presentes no ciclo PDSA permitem que você e sua equipe realizem e estruturem a aplicação do sistema Kaizen na sua empresa com muito mais facilidade.

Este método surgiu, do mesmo modo que o PDSA, como um formato padronizado de registro das atividades realizadas por um pequeno grupo de melhoria.

E a primeira etapa de um projeto que se aproveita dos benefícios que essa ferramenta traz é escolher os principais problemas que afligem a sua empresa.

Diante do passo seguinte de realizar a escolha de um problema para se trabalhar, levando em consideração a prioridade, importância, urgência ou situação econômica, temos como resultado o objetivo do PDSA.

Nesse momento, vocês podem seguir algumas alternativas, entre elas está uma não excludente: a coleta de dados.

A importância de coletar e analisar os dados é da capacidade que você terá para identificar a causa raiz do seu problema. Possibilitando, em sequência, o início da implementação de contra medidas.

Após essas etapas, você deve certificar-se de que os efeitos produzidos pelas contra medidas foram os desejados. Caso contrário, a sua equipe deverá retomar todos os processos.

No caso da identificação de resultados eficientes, devem ser estabelecidos ou revisados os padrões adotados para evitar a recorrência dos problemas.

Como você pode perceber, o Kaizen e o PDSA podem ser associados a fim de as estágios necessários para aplicação do sistema se relacione a cada fase do ciclo:

• Plan
• Do
• Study
• Act.

Outro mérito conquistado com o uso em conjunto dessas duas habilidades, que vai além da solução de problemas baseados em análise de dados, é a capacidade de comunicação gerada.

Você consegue mostrar como o problema foi resolvido aos demais membros do seu negócio de forma clara e lógica, e também registrar as atividades de melhoria realizadas.

Just in time

O Just-in-Time (JIT) é, além de uma ferramenta, um conceito para guiar processos produtivos.

Ele toma como base a produção puxada pela demanda, na qual é o mercado quem dita quanto uma empresa deve produzir.

É diferente, por exemplo, do conceito fordista, no qual é a produção quem dita o quanto o mercado deve absorver. 

Fica claro que o JIT é uma abordagem muito mais enxuta, pois depende da racionalização da produção e da eliminação do desperdício para ser aplicada.

Manutenção Produtiva Total (TPM)

A Manutenção Produtiva Total, mais conhecida pela sigla em inglês TPM, consiste na aplicação dos princípios Kaizen na indústria, com foco na manutenção de máquinas e equipamentos.

Para isso, ela faz uso de indicadores como o índice de Eficácia Geral do Equipamento (OEE), entre outros instrumentos de controle.

Requisitos para aplicar o Kaizen

Agora que o seu conhecimento sobre este método é maior, você e sua equipe devem focar os seus esforços para realizar as melhorias estabelecidas e alinhadas aos seus objetivos organizacionais.

Porém, durante a procura contínua em aplicar aquilo que é determinado pelos processos adquiridos através da cultura deste sistema, você deve se basear em quatro requisitos fundamentais.

Estes requisitos vão além do envolvimento necessário de todo o time para que seja realizada uma boa implantação do processo.

Eles auxiliarão a sua equipe e toda a empresa a trabalharem com a maior produtividade, eficácia e eficiência que o uso desta ferramenta pode trazer ao seu negócio.

Restrições positivas

Você e sua equipe devem procurar sempre estabelecer restrições a fim de impedir que algum produto, serviço ou atividade seja executado de maneira que não siga a conformidade desejada.

Esse é o primeiro requisito o qual é preciso seguir visando uma melhor implementação das técnicas deste sistema dentro do ambiente corporativo existente para o seu empreendimento.

Restrições negativas

As restrições negativas são aquelas que podem dificultar ou impedir o bom andamento do processo aplicado ao seu negócio. Portanto, você deve trabalhar na sua extinção.

Afinal de contas, este requisito visa combater qualquer ameaça que cause desperdícios à sua capacidade produtiva de inserir melhorias contínuas no dia a dia da sua organização.

Foco

A sua empresa tem recursos limitados e eles jamais devem ser desperdiçados. Portanto, é essencial ter o foco como um dos requisitos para aplicar o método.

Nesse momento, então acontece a análise as atividades executadas e a avaliação do quão necessárias elas são, ou se existe algum desperdício que não agrega valor ao processo.

E somente com uma análise detalhada e imparcial é que certamente você e sua equipe serão capazes de identificar essas atividades, cuja ocorrência é muito mais comum do que se imagina.

Simplificação

Nem todas as atividades podem ser eliminadas do processo, pois certamente algumas são vitais e agregam valor ao seu empreendimento.

O que pode ser feito é verificar se elas estão sendo realizadas da melhor maneira possível. Isto é, de forma que aproveite de toda a sua capacidade produtiva.

Você deve buscar por modos mais simples de executar cada atividade, minimizando a chance de erros, facilitando a execução, redesenhando processos e diversas outras ações inseridas no contexto.

Onde aprender mais sobre Kaizen?

A metodologia Kaizen é bastante rica em conceitos, princípios, ferramentas e técnicas.

Para dominá-la, é fundamental contar com o suporte de uma instituição de ensino capaz de oferecer uma formação dentro da metodologia Lean, à qual a Kaizen se associa.

Assim são os cursos da Escola EDTI, sua melhor alternativa para se qualificar nos métodos Kaizen e Lean em cursos green belt e black belt presenciais ou EAD.

Conclusão

Empresas que decidem adotar o método percebem grandes resultados em pouco tempo. Em geral, elas presenciam uma diminuição dos desperdícios e nas margens de erros nos seus processos.

Consequentemente, um negócio que escolha aplicar o Kaizen nos seus processos conquista um aumento na sua capacidade produtiva como uma das principais melhorias obtidas.

Este sistema promove a melhoria da sua instituição através da solução de problemas diversos que surgem inclusive durante sua implementação, sem que seja necessário eleger projetos inovadores de tecnologia.

Além disso, no cenário atual, esta ferramenta se apresenta como um grande diferencial na competitividade. Através dela, você é capaz de conquistar uma posição de destaque entre os seus concorrentes.

E agora que você descobriu o que é Kaizen e como aplicar a melhoria contínua no seu negócio, aproveite para entender mais sobre um papel fundamental dentro da sua organização lendo o artigo “O que faz um analista de processos?“.