Melhoria Contínua: Saiba como estabelecer esta cultura na empresa

Toda organização — seja qual for o seu tamanho ou nicho de atuação — deve se preocupar em corrigir falhas e melhorar aspectos do negócio. A cultura de melhoria contínua, ou Kaizen, é uma ferramenta de Lean Manufacturing que auxilia as empresas nesse processo.

Afinal, o grau de competitividade do mercado não para de crescer. Para criar e manter uma empresa de forma sólida é preciso agir estrategicamente e estar em constante busca de melhorar aspectos da marca.

Apesar de o termo ser bastante popular no mundo corporativo, a maioria das pessoas ainda não sabe realmente o que ele significa, a sua relevância e como pode ser aplicado. Se você tem interesse em aprender mais sobre a cultura da melhoria contínua, continue a leitura até o final. Preparamos um conteúdo completo e descomplicado sobre o assunto.

O que é a cultura de melhoria contínua?

Como o nome indica, a melhoria contínua, ou Kaizen, são esforços constantes realizados para atingir um desempenho melhor do que o atual. Não é por acaso que a prática está sendo tão buscada por empresas que desejam o aprimoramento dos seus processos. Os principais pilares são: a redução dos desperdícios e o aumento da qualidade.

Em outras palavras, trata-se de uma forma de otimização do trabalho, onde o foco é seguir regras simples, mas que promovem uma diminuição no esforço para a conclusão de uma tarefa e para a melhoria no aproveitamento da mesma.

As pessoas estão em foco na cultura da melhoria contínua e durante todo o processo é necessário o envolvimento dos colaboradores da empresa. Além de ajudar a organização a reduzir os custos, melhorar a produtividade e conquistar novas oportunidades, a filosofia é muito benéfica para clientes e a sociedade em geral.

Veja algumas regras básicas para aplicação do Kaizen:

Continuidade

É importante esclarecer que a melhoria é, literalmente, contínua. Isso significa que, ao contrário de outras técnicas, o Kaizen nunca tem fim. Afinal, sempre existem processos, produtos ou serviços que precisam ter os seus resultados otimizados.

Mudança cultural

Para conseguir os efeitos desejados, e para que as otimizações não se percam com o tempo, é fundamental que as mudanças sejam realizadas dentro da cultura organizacional da empresa.

Benefícios para todos

Cada mudança precisa ser pensada de forma global e trazer benefícios para todos os envolvidos. Não adianta aprimorar o funcionamento de um setor apenas. O processo deve envolver todas as áreas, visto que todos os setores são relevantes para o funcionamento da empresa.

Cultura de feedback

É muito mais difícil melhorar o seu desempenho sem receber feedbacks. Para incentivar a melhoria individual e das equipes, é muito importante criar uma cultura de feedback dentro da empresa.

O hábito também é importante para que o funcionário saiba que está no caminho certo, ou seja, elogios sinceros também são favoráveis. Afinal, eles podem fazer com que o colaborador se sinta motivado a evoluir cada vez mais.

Agora, confira quais são os objetivos da cultura de melhoria contínua dos processos:

• realizar a análise do valor;
• eliminar os desperdícios;
• fazer a padronização das atividades;
• melhorar a força de trabalho;
• aumentar a qualidade dos produtos e a satisfação dos clientes.

Onde surgiu o termo Kaizen?

Kaizen é um termo japonês que significa “mudança para melhor”, surgiu no país, na década de 1950, após a Segunda Guerra Mundial. O Japão terminou a guerra devastado, e passava por uma grande crise econômica e foi necessário a criação de vários métodos para realizar a reestruturação industrial do país, sendo o Kaizen um deles.

A Toyota é um das pioneiras no uso da melhoria contínua e outras técnicas de gestão — o Kaizen é parte essencial do Sistema Toyota de Produção e o sucesso da empresa foi um dos responsáveis por tornar o conceito globalmente conhecido.

Masaaki Imai, considerado o pai do Kaizen, é fundador do instituto Kaizen Institute e já lançou vários livros sobre a técnica. Entre as suas obras de mais sucesso estão:

 

• Kaizen – a Estratégia para o Sucesso Competitivo;
• Gemba Kaizen – Estratégias e Técnicas do Kaizen no Piso de Fábrica;
• Gemba Kaizen: Uma Abordagem De Bom Senso À Estratégia De Melhoria Contínua.

Tipos de Kaizen

Conheça os três tipos de melhoria contínua que podem ser aplicados dentro das organizações.

Grupo

Como já foi dito, um dos fundamentos da melhoria contínua é que os benefícios devem ser gerados para todos. No Kaizen para o grupo o processo envolve pessoas de todas as áreas da empresa, que juntas pensam em como  utilizar as técnicas nas soluções dos problemas encontrados em cada setor.

Os chamados Grupos de Kaizen se reúnem continuamente para estudar as dificuldades encontradas em cada área e analisar o que pode ser feito para melhorar. A abordagem confia nos funcionários para identificar os problemas e oportunidades de melhoria, já que eles convivem diretamente com as situações no dia a dia.

Administração

O administrador precisa dedicar parte do seu tempo para se auto avaliar e buscar formas de melhorar o seu perfil profissional. A liderança tem um papel importante dentro do processo de melhoria contínua e pode estimular mudanças de profundo impacto para o restante da equipe. Nesse tipo de kaizen a sugestão de ideias e mudanças vindas da administração é a principal fonte do processo.

Pessoas

O Kaizen voltado para pessoas estimula cada colaborador a dar o seu melhor na tarefa que executa. Além disso, eles também são incentivados a dar sugestões de como é possível otimizar os processos ou a qualidade dos seus serviços.

Esse sistema é aproveitado para avaliar o desempenho dos funcionários e isso  também é positivo para a melhora na produtividade.

Evento Kaizen

Também pode ser necessário implantar a melhoria contínua em situações específicas, como em um projeto ou campanha específica da empresa. Quando a metodologia é aplicada em ações não rotineiras, mas que necessitam ser realizadas seguindo os conceitos da filosofia, é dado o nome de Evento Kaizen.

Fases para a implantação do Kaizen

Felizmente, não é necessário fazer grandes investimentos para implantar e começar a aproveitar os benefícios da melhoria contínua. Um dos pontos imprescindíveis, como já falamos, é que todos os colaboradores precisam estar envolvidos — da base até a diretoria da empresa.

A sua aplicação é feita com base no ciclo PDCA — um método usado para gerenciar processos dentro da empresa. Entenda o significado da sigla em inglês:

• Plan (Planejar);
• Do (Fazer);
• Check (Verificar);
• Act (Agir).

 

Com base nessa metodologia, veja quais são as principais etapas para a implantação da melhoria contínua. Vale destacar que esse passo a passo é uma sugestão, mas que é totalmente compreensível que a empresa tenha necessidades específicas e que novas etapas sejam adicionadas.

1. Definição das equipes

A liderança é fundamental para que a melhoria contínua seja bem executada. O líder, ou facilitador, pode ser uma pessoa contratada fora da empresa ou um colaborador que tenha sido treinado e esteja apto para assumir a responsabilidade.

Após a escolha, a liderança é responsável por definir quais são os membros de cada equipe. É importante lembrar que diferentes setores da empresa precisam estar representados nos grupos.

2. Estudo e elaboração do projeto

Juntas, as equipes realizam estudos e analisam quais áreas estão com problemas e definem quais são as oportunidades de melhoria que podem ser realizadas. Depois da identificação, as resoluções das falhas são apontadas.

Também nesse momento, é importante estabelecer os objetivos. É interessante que essas metas respeitem o modelo SMART, ou seja, sem específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e tenham um prazo definido.

Os objetivos são fundamentais para a elaboração do plano de ação, que vai determinar o que exatamente será feito, como, quando, onde e quais serão as pessoas responsáveis por cada atividade.

3. Execução das ações

Após a definição do projeto, é importante garantir que todos os membros estejam cientes do que foi planejado. Agora, é o momento de colocar as atividades pensadas em prática, sempre prezando pela eficiência e obediência dos critérios determinados anteriormente.

4. Avaliação e correção

Cada ação de melhoria contínua precisa ser analisada e ter os seus resultados acompanhados para que possíveis erros ou aprimoramentos sejam executados. A não ser que se trate de um Evento Kaizen, o trabalho de melhoria nunca chegará ao fim. Por isso, é essencial verificar periodicamente o que pode ser realizado para ter ainda mais sucesso.

5S

A melhoria contínua utiliza várias ferramentas de gestão de qualidade e a metodologia do 5S é uma das mais fundamentais para o processo. A técnica é muito útil para que a organização e a redução dos desperdícios, que são primordiais para o Kaizen.

Por meio da aplicação do 5S o ambiente de trabalho se torna mais seguro, agradável e produtivo. Conheça um pouco mais sobre os 5S e a sua relação com a cultura da melhoria contínua:

Seiri — Senso de arrumação

Um dos primeiros passos para implantar o Kaizen é “arrumar a casa”. É necessário listar o que vai ser preciso melhorar nos processos da empresa para começar a elaborar o projeto de otimização.

Seiton — Senso de ordenação e organização

Tudo precisa ser feito com uma ordem para que as ações tenham o efeito esperado e para que as equipes não se percam no meio do projeto. Além disso, para facilitar o acompanhamento do resultado, é ideal que todas as atividades sejam documentadas.

Seiso — Senso de limpeza

Apesar de parecer básico, é sempre importante lembrar que manter o ambiente de trabalho limpo é fundamental para conseguir realizar esse ou qualquer outro sistema de gestão. Isso sem falar que a limpeza é essencial para garantir a segurança e bem-estar dos colaboradores.

Seiketsu — Senso de normatização

O processo é contínuo e é importante seguir o padrão estabelecido para conseguir alcançar os resultados esperados. Essa premissa deve ser seguida por todos os colaboradores envolvidos no sistema.

Shitsuke — Senso de autodisciplina

Não é fácil seguir todas as etapas necessárias para que o Kaizen seja incorporado na cultura do trabalho. Afinal, estamos falando de vários métodos, ferramentas e regras que precisam ser incorporadas no dia a dia de trabalho. Disciplina é algo muito importante para manter o foco e não se deixar levar pelas distrações ou a falta de ânimo.

Just in time

Outro sistema que auxilia a implantação da cultura da melhoria contínua dos processos é o Just in time, que em português significa “na hora certa” ou “momento certo”. Como o nome indica, o objetivo é fazer com tudo dentro da empresa seja realizado no momento adequado.

O sistema inclui a gestão de materiais, para evitar estoque em excesso e a necessidade de aumentar o espaço de armazenamento ou correr os riscos. Ao longo do processo de produção, tudo é realizado quando existe a real necessidade para evitar desperdícios ou falhas que podem resultar em retrabalhos.

Cultura de melhoria Contínua e Cultura Lean

A Cultura Lean Manufacturing, ou Sistema Enxuto de Manufatura, é baseada na redução dos desperdícios e melhora na qualidade e produtividade da empresa. A melhoria contínua é um dos pilares da Cultura Lean, visto que a necessidade de aperfeiçoar processos e ajustar atividades é algo que não deve ter fim.

Os dois conceitos andam juntos e podem ser aplicados em negócios dos mais variados nichos e tamanhos. Além deles, existem vários outras ferramentas e métodos que devem ser usados para desenvolver uma cultura de diminuição de erros e desperdícios, além de uma produção mais eficiente.

Conheça alguns dos benefícios da cultura de melhoria contínua

A seguir, veja quais são as principais vantagens que podem ser conquistadas por meio da implantação da melhoria contínua na cultura da empresa.

Maior produtividade

Outro parâmetro beneficiado é a produtividade. A busca por uma maneira mais eficiente de executar uma tarefa vai consequentemente aumentar os números da produção, sendo esse o benefício mais visado.

Simplifica os processos de trabalho

A padronização da forma de executar as tarefas evita muitas situações negativas, como a perda de tempo, desgaste e sobrecarga dos funcionários e ruídos que podem eventualmente estar impedindo a meta principal de ser alcançada.

Reduz os custos e evita os desperdícios

Todo o custo que envolve um processo dentro do ambiente de trabalho precisa ser de conhecimento do gestor. Por isso, analisar detalhadamente cada atividade também é um pilar importante que sustenta esta metodologia de melhoria contínua.

É importante ser minucioso, já que grandes desperdícios podem acontecer por conta de escolhas aparentemente pequenas e sem importância. Uma forma de reduzir o problema é, por exemplo, realizar o Mapeamento do Fluxo de Valor para entender eliminar os desperdícios que podem estar acontecendo no processo.

Desperdício aumenta o custa operação, seja com a compra de materiais, retrabalho, perda de tempo e energia que podem ser investidos em outros locais, entre outras formas. Por conta disso, é muito válido trabalhar para reduzir ou eliminar ao máximo essas falhas.

Menor margem para erros

Através da identificação contínua de fontes de erros em potencial e readaptação dos processos, as brechas para erros diminuem de maneira significativa. Isso interfere na melhora de qualidade do produto serviço, bem como na redução de custos com retrabalhos e desperdícios.

Melhora o entrosamento da equipe

Sendo transparência e comunicação dois pilares importantes para a metodologia, a integração entre setores é um dos benefícios observados pelas empresas que realizam o processo de melhoria contínua.

Além disso, o problema ser analisado por diferentes áreas e pessoas com formas diferentes de pensar, pode fazer com que soluções inovadoras e globais apareçam com resultados satisfatórios a todos.

Também não é raro que uma dificuldade de um setor já tenha sido resolvido em outra área da empresa, ou mesmo em uma experiência anterior de determinado profissional. Sendo assim, a troca de ideias e conhecimento é extremamente rica.

Diminui a rotatividade de funcionários

A cultura da melhoria contínua influencia positivamente a cultura e o clima organizacional. Isso aumenta as chances do funcionário gostar de trabalhar na empresa, se sentir ouvido e valorizado pela sua atuação na organização.

Quando a sensação de bem-estar e pertencimento estão em alta, o número de rotatividade de funcionário é reduzido. A empresa consegue aproveitar por mais tempo a experiência e talento de bons colaboradores, além de economizar com a contratação de novos funcionários.

Conclusão

É impossível parar no tempo e esperar que a empresa conquiste os resultados. Para manter a organização competitiva e em pleno crescimento, a melhoria contínua precisa ser incorporada na cultura organizacional.

A melhoria contínua é uma ferramenta econômica, que não necessita de muitos investimentos, mas que pode trazer grandes impactos para a organização. Basta que todos, mas principalmente as lideranças da empresa, se comprometam com a implantação do sistema.

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado você a entender melhor o Kaizen. Se você quiser aprofundar os seus conhecimentos sobre a cultura da melhoria contínua, aconselhamos a realização de um Curso Lean.

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