Quando falamos de Matriz RACI, estamos nos referindo de uma ferramenta de gestão bastante útil para atribuir responsabilidades dentro de um projeto ou fluxo de trabalho.
Se você trabalha no meio corporativo, certamente já se deparou com uma situação em que uma tarefa importante não é realizada simplesmente porque ninguém sabe quem é o responsável por ela.
Determinar funções e responsabilidades nem sempre é uma tarefa fácil, mas é extremamente necessária.
O gestor precisa de maturidade e uma ótima percepção das qualidades e limitações do seu time para garantir que cada pessoa se responsabilize pelas atividades que mais combina com o seu perfil profissional.
Ainda que se faça todo um estudo de aptidões e busque demandar as atividades de acordo com a capacidade de cada um, é muito comum que esse processo não tenha uma resolução satisfatória e não resulte em definições claras das responsabilidades.
Isso acontece principalmente quando não existe um registro formal do que cada profissional se responsabiliza, o que inevitavelmente causa confusões no dia a dia da produção.
Quando as pessoas não tem certeza sobre onde começam e acabam as suas funções, os problemas logo começam a aparecer.
Confusões, atrasos e defeitos que atrapalham a qualidade das entregas são apenas alguns dos obstáculos com os quais é possível se deparar nesse cenário de confusão.
Quem organiza bem as responsabilidades evita conflitos entre a equipe e lentidão nos atendimentos, o que por sua vez impacta negativamente na visão do cliente.
Continue lendo para saber mais sobre a Matriz RACI, entender como o conceito pode te ajudar em seu trabalho de gestão.
O que é Matriz RACI?
Na hora de atribuir responsabilidade dentro de uma produção, é preciso estudar bem o perfil dos colaboradores para que cada um acabe por trás da atividade com a qual tem mais aptidão e por isso terá maior facilidade em seu desenvolvimento.
Nenhum esforço estudo, porém, será suficiente se não houver um registro formal do que foi decidido durante o planejamento dos fluxos de trabalho.
Até porque é impossível criar um escopo do projeto que seja completo e eficiente sem ter uma noção clara de quem ficará responsável por cada etapa.
Esses momentos pedem o uso de métodos robustos, capazes de registrar de maneira sistemática o que foi decidido pela gestão, disponibilizando as informações de modo a acessível e inteligível para todos os trabalhadores.
E é justamente nesse espaço que a Matriz RACI entra em ação.
O método permite a designação de responsabilidades dentro de um projeto ou fluxo de trabalho contínuo, registrando que foi decidido em um documento que segue um modelo próprio.
Com os anos, esse registro se provou eficiente em comunicar com profissionais dos mais diferentes níveis.
Isso porque o documento se apresenta de maneira extremamente visual e didática, ficando disponível para consulta durante todas as etapas do trabalho.
Na prática, essa ferramenta tem o objetivo de criar uma consciência de responsabilidade no time que consegue ter uma noção clara sobre as suas atribuições e as expectativas que a chefia deposita sobre suas entregas.
E para cumprir sua função, conta com um sistema gráfico onde está explícito o objetivo geral do projeto, a descrição das atividades e os responsáveis por cada etapa.
O que Significa a Sigla RACI?
A Matriz RACI é uma ferramenta utilizada para descrever a participação dos vários colaboradores para, juntos, completarem o objetivo principal de um projeto.
Para que isso aconteça, é preciso que cada um faça suas entregas no prazo e com as especificações necessárias para o sucesso final do processo produtivo.
O nome do método –RACI – é na verdade uma sigla que fala dos quatro níveis de responsabilidade mais comumente atribuídos em uma organização: Responsible, Accountable, Consulted e Informed.
Como você deve ter percebido, o acrônimo é composto por termos em inglês.
Isso se explica pelo fato da Matrix RACI ter florescido no contexto dos Estados Unidos do pós-Segunda Guerra.
Com o fim dos conflitos armados, países da Europa e da Ásia precisavam de métodos rápidos e eficientes para alavancar suas economias em um cenário de recursos extremamente escassos.
Esse ambiente fez surgir no Japão os primeiros esforços da gestão da qualidade e produção enxuta.
Ao chegar em solo americano, esses pensamentos sofrem suas primeiras adaptações às demandas ocidentais.
Uma dessas adaptações foi uma metodologia chamada de Goal Directed Project Management – GDPM ou Gestão de Projeto Orientada por Metas, em tradução nossa.
A ferramenta surgiu em meados dos anos 1970, sendo publicada pela primeira vez em 1984 na obra de Erling S. Andersen, Kristoffer V Grude e Tor Haug.
Hoje, o GDPM é considerado um percussor de todas as metodologias modernas de gerenciamento de projeto tal como o manual PMBOK e a Matrix RACI.
Antes de avançarmos para as especificidades do que cada letra significa dentro da sigla RACI, precisamos apresentar alguns conceitos próprios da metodologia.
No dia a dia, é comum que os termos “função” e “responsável” se confundam.
Isso porque percebemos todo gerente, por exemplo, como sendo o único responsável por sua função.
O RACI traça aqui uma linha ao deixar claro que uma função nada mais é do que a descrição de um conjunto de tarefas que são atribuídas a um ou mais indivíduos.
Voltemos aqui ao exemplo do gerente.
Uma empresa pode contar com vários projetos paralelos, cada um tendo a frente um gerente diferente.
Ainda que dentro da organização existam vários gerentes, as suas responsabilidades são paralelas e nunca se cruzam.
Por outro lado, cada projeto conta com uma única função de gerente para a qual os demais membros precisam responder hierarquicamente.
R (Responsible ou Recommender)
De maneira simplificada, podemos dizer que atuam no nível de responsible aquelas pessoas que são designadas a fazer todo o trabalho necessário para completar a tarefa principal.
O termo em inglês pode ser traduzido literalmente como “responsável” ou “recomendador”, o que nos dá uma pista clara sobre o significado de atuar nesta faixa da hierarquia.
Dentro de um buffet de festas infantis, por exemplo, esses são os profissionais que vão colocar a mão na massa para produzir e servir os salgadinhos, os doces e toda a decoração contratada pelo cliente.
Entendemos então que o responsável é aquele trabalhador que fica efetivamente a cargo de executar as tarefas e realizar as várias entregas necessárias para a conclusão do escopo de trabalho.
Toda organização precisa ter pelo menos uma pessoa ocupando uma função nesse nível, ainda que outros sejam eventualmente delegados a auxiliar por um período.
A (Accountable, Approver ou Final Approving Authority)
A seguir, temos as funções em que as pessoas atuam como accountable.
Esses são os profissionais que ficam encarregados de fazer as aprovações do trabalho que foi entregue pelos responsáveis que descrevemos acima.
Em inglês, o termo tem um significado próximo ao nosso conceito de autoridade.
Quem é accountable pode e deve avaliar a qualidade das entregas feitas, solicitando alterações ou rejeitando lotes inteiros se assim achar necessário.
Mesmo que delegue aos responsáveis a execução das tarefas em si, quem está em uma dessas funções responde pelos resultados das entregas feitas sob sua supervisão.
Em outras palavras, ele é o encarregado final pelos resultados, ainda que não atue diretamente na produção.
Isso porque seu trabalho é justamente o e monitorar os resultados por meio de um acompanhamento próximo das entregas, certificando-se que o trabalho dos responsáveis está saindo conforme a encomenda.
Em geral, nesse nível estamos falando de profissionais que ocupam cargos de gerência e moderação dentro da empresa.
C (Consulted ou Consultant)
No nível de consulted atuam todas aquelas pessoas que podem contribuir com a realização do trabalho como conselheiros.
Esses indivíduos podem tanto ser colaboradores internos como também profissionais externos que contribuem eventualmente e de maneira consultiva.
Inclusive, o significado do termo em inglês é justamente esse: a pessoa que consulta.
Quando dizemos que alguém atua como consulted, isso significa que essa pessoa é consultada durante o trabalho.
Ou, se nos referirmos ao outro termo – consultant – temos em tradução literal a descrição de sua atuação profissional: consultor.
Na maioria das vezes, a atuação desse profissional ocorre a partir de uma demanda de quem é responsible ou accountable.
Isso porque quem atua em um nível consultivo geralmente é alguém mais velho, um profissional mais experiente ou especializado em um nicho de trabalho.
Assim, a contribuição é sempre pontual e busca resolver uma situação-problema que foi identificada pela equipe.
I (Informed ou Informee)
O último nível de responsabilidade proposto pela Matriz RACI não segue uma lógica hierárquica e logo você entenderá o porquê.
O tipo de pessoa que vai atuar como informed varia de tarefa para tarefa – tudo depende do grau de envolvimento que aquele indivíduo tem com a atividade em si.
Ambas as variações do termo podem ser traduzidas literalmente para “informado” e é exatamente essa a descrição desses indivíduos.
Dentro de um processo, informees são aquelas pessoas que devem ser comunicadas sobre os resultados das atividades que foram desenvolvidas pelos responsáveis com ajuda dos consultores e aprovação da autoridade.
E quem são essas pessoas? A resposta para a pergunta varia de caso para caso.
De maneira ideal, um fluxo saudável de informação é capaz de comunicar apenas aos interessados sobre os resultados daquelas atividades que são relevantes para eles – evitando assim uma sobrecarga de informação.
Isso significa que os informados podem ser clientes, diretores, gerentes, stakeholders e quem mais possa interessar para os interesses da companhia.
Como Elaborar uma Matriz RACI?
A Matriz RACI é uma eficiente ferramenta que pode ser aplicada de modo a destrinchar os processos de um projeto de modo a garantir bons resultados durante todo o fluxo de produção.
Nada disso será possível, porém, se não houver um processo de conscientização da equipe sobre o uso da metodologia.
Todos devem estar bem familiarizados com os níveis de responsabilidade que expusemos acima para garantir o sucesso dos resultados.
Para ter essa garantia, a dica é promover reuniões de alinhamento para educar previamente o time acerca dos conceitos que existem dentro do RACI.
Em seguida, é a hora de listar todos os envolvidos com o projeto.
Nessa hora, a intenção deve ser relacionar todos os clientes, funcionários e chefes sem se preocupar em criar distinções hierárquicas por enquanto.
Com essas informações, você já pode começar a atribuir funções.
Para isso, será preciso listar as etapas do projeto por ordem de prioridade, atribuindo prazos de entrega sempre que possível.
Depois de definir os responsáveis, busque casar os perfis de cada profissional com as tarefas inclusas dentro do seu escopo.
Antes de dar por finalizada a construção de sua Matriz RACI, lembre-se de agendar previamente as reuniões de resultado onde o andamento do projeto será avaliado e eventuais adequações sugeridas.
Por fim, toda essa designação deve ser registrada formalmente e disponibilizada virtualmente em uma planilha virtual ou até mesmo no bom e velho quadro de físico.
Matriz RACI x Lean Manufacturing
Chamamos de Lean a linha de raciocínio dentro da gestão que busca aumentar a eficiência dos processos por meio de um corte dos desperdícios e eliminação dos gargalos que causam atrasos.
Conhecido em português como produção enxuta, o método tem justamente o objetivo de enxugar o fluxo de trabalho necessário para concluir um projeto.
Para isso, entende que todas as tarefas que não contribuem diretamente para geração de valor no produto final são erros que devem ser exterminados para garantir maior produtividade.
A Matriz RACI tem muitos pontos em comum com a metodologia proposta dentro do Lean Manufacturing.
A começar pela origem dos dois conceitos, que se sobrepõe dentro da história do desenvolvimento do controle da qualidade.
Assim como o RACI, o Lean Manufacturing remete ao Japão do período pós-guerra e à necessidade da nação em alavancar os resultados frente a uma situação de escassez.
Enquanto o modelo da produção enxuta foca em diminuir as etapas inúteis e redundantes do processo, a matriz dá instrumentos para o gestor organizar a casa e garantir os níveis de qualidade que vão proporcionar o sucesso do Lean.
Quais são os Benefícios de uma Matriz RACI?
Depois de ler todas as informações que apresentamos até aqui, pode ser que você esteja se perguntando se, de fato, vale a pena ter tanto critério na hora de atribuir funções dentro de um projeto ou fluxo.
A resposta simples para essa pergunta complexa é: sim, vale a pena.
Quem aposta na Matriz RACI para delimitar nominalmente até onde vai a função de cada um pode observar diversos benefícios no dia a dia da organização.
De início, podemos citar uma melhora na divisão da carga de trabalho, já que as funções e as tarefas foram divididas de acordo com um estudo prévio de forma a evitar a sobrecarga de um profissional ou departamento.
Essa distribuição mais igualitária faz com que o relacionamento entre as partes melhore significativamente como consequência.
Quando os funcionários estão contentes com suas funções, diminuem as chances de um profissional ressentir o outro por sentir que trabalha por mais tempo ou com maior intensidade que o colega.
Isso só acontece porque um bom desenvolvimento de RACI se pauta em estabelecer canais diretos de comunicação, efetivando uma política de acesso à informação para todos que precisarem.
Por fim, esse processo tem o potencial de alimentar um senso de pertencimento no funcionário que consegue enxergar a importância de sua parte para o todo e passa a se dedicar de acordo com a expectativa depositada.
Exemplo de Matriz RACI
Antes de entrarmos em um exemplo específico de uso da Matriz RACI, precisamos estabelecer que a metodologia prega que todo processo deve contar com pelo menos um responsável (R) e ter um único responsável pelas aprovações (A) para que não haja conflito nas decisões.
Idealmente, é preciso que haja pelo menos um consultor (C) e um informado (I), mas a presença das duas figuras não é obrigatória.
Para o exemplo, vamos retornar ao caso do buffet infantil e imaginar que você é o proprietário dessa casa de festas.
Na empresa, os responsáveis (R) por organizar a casa e preparar os comes e bebes são os cozinheiros, garçons, agentes de limpeza e demais funcionários.
Mas, dentro do seu modelo de gestão, todas as fornadas de bolo e salgadinhos devem ser aprovadas por você antes de irem para os clientes – isso te faz a autoridade (A).
Por mais que você aprove todas as decisões finais, há algum tempo chegou à conclusão de que as decorações não são o seu forte.
Portanto, recorre a um colaborador externo para coordenar a tematização o espaço – essa pessoa é o seu consultor (C).
No fim, seu papel como gestor é garantir a comunicação entre as partes para que a decoração das mesas combine como a decoração dos doces, que por sua vez foi escolhida pelos contratantes.
Dessa forma, dentre os informados (I) estão os funcionários, os clientes e você próprio no papel de autoridade.
Conclusão
A Matriz RACI é uma ferramenta bastante eficiente para organizar a estrutura hierárquica de uma empresa, certificando-se de que a carga de trabalho se divida igualmente entre os departamentos.
O seu desenvolvimento ajuda a atribuir funções dentro da organização, identificando quem dentro do processo é responsável (R), quem é a autoridade (A), além de apontar possíveis consultores (C) e os Informados (I).
Cada uma das letras da sigla ajuda a entender melhor como o trabalho será desenvolvido e, juntos, os elementos formam uma matriz que traz maior eficiência e transparência ao trabalho.
Agora que você já sabe tudo sobre RACI, está pronto para promover com ele uma transformação positiva nos resultados do seu ambiente de trabalho.