A aplicação de novos métodos no ambiente empresarial é permeada por dúvidas e incertezas. Ao implementar o Seis Sigma, a situação não é diferente. Por isso, nada melhor do que, antes de tudo, saber o que não fazer durante esse processo.
Geralmente, a implementação do método Seis Sigma surge como uma solução para situações críticas, em que a empresa já sofre com grandes desfalques por desperdícios em seu sistema de produção, não podendo se dar ao luxo de cometer mais nenhum erro.
Por isso, para ajudar você, criamos este post, no qual listaremos 8 erros que você não pode cometer ao implementar o método Seis Sigma na sua empresa. Confira!
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O grande resultado do Seis Sigma é redução de custos. Sem comprovação dos resultados financeiros, um projeto Seis Sigma não é aprovado, o que gera um compromisso por parte dos participantes do projeto em entregar resultados e não somente ideias e diagnósticos. A maneira mais rápida é dar o primeiro passo e adquirir o conhecimento necessário para a implementação de melhorias. Participar de um curso para ganhar habilidade necessária na aplicação das ferramentas é essencial!
1. Não definir objetivos e metas claras
O primeiro erro da implantação de qualquer método é não definir suas metas e objetivos. Antes de colocar qualquer plano em ação, é necessário ter, obviamente, um planejamento bem-feito.
E esse planejamento tem como uma primeira etapa a definição das metas que guiarão a organização das ações que serão tomadas pela empresa. Sem as metas claramente definidas, é impossível manter um padrão de qualidade por muito tempo, pois, sem objetivos, tudo se perde.
Existe uma frase muito interessante sobre isso: “mais da metade da solução está em sua estruturação”.
A meta geral de uma empresa que escolhe adotar o Seis Sigma como estratégia para realização de projetos de melhoria é sempre a redução de desperdícios e a melhoria dos processos. Mas tomar esse objetivo generalizado como o novo lema da empresa não é suficiente. É preciso definir um conjunto de metas claras e possíveis de serem atingidas durante o período do projeto, que normalmente dura entre 6-12 meses.
Explicitar as metas da empresa para todos os colaboradores é tão importante quanto defini-las. Isso porque, ao deixar todos cientes do que se espera do trabalho de toda a equipe, você está facilitando o entendimento das ambições e objetivos da corporação como um todo. E isso pode ser usado, inclusive, como uma ferramenta de motivação da equipe de funcionários, evitando que ela se sinta sem um propósito para o trabalho.
Imagine uma equipe de trabalho cujo grande propósito dentro da empresa não está definido. Enxergou o cenário? Nesse ambiente, cada profissional apresenta uma grande dificuldade de visualizar a importância do seu trabalho para a organização. E isso é um dos grandes inimigos da produtividade de qualquer empresa.
Tão importante no começo do planejamento, a definição das metas é essencial para uma etapa mais avançada do processo de implantação do Seis Sigma: a análise de resultados. Esse passo é fundamental para entender como a empresa está caminhando e quão perto ela está de atingir os seus objetivos.
Definir as suas metas antes de iniciar o projeto Seis Sigma é essencial para mensurar o sucesso da iniciativa. Uma empresa que pretende, por exemplo, duplicar a sua produtividade com a redução de desperdícios, saberá, após determinado tempo, quanto sucesso obteve nessa empreitada, calculando com exatidão os dados de produção e métricas de aproveitamento.
2. Não conhecer cada detalhe da empresa
Ao introduzir um novo método de trabalho em uma empresa acostumada com uma certa cultura, o profissional responsável pode encontrar uma série de resistências e outros problemas. E, para que se atinja o sucesso na implementação do Seis Sigma, é fundamental que o líder responsável por essa mudança esteja ciente de todos os detalhes que permeiam o funcionamento da empresa.
Normalmente, esse papel cabe ao patrocinador da iniciativa que geralmente é uma pessoa da alta administração da organização. Os conhecimentos necessários podem ser explicitados em dois pontos:
2.1. Conhecimento dos limites da corporação
Toda empresa apresenta os seus pontos fortes e fracos. E, quando uma empresa se propõe a implementar mudanças bruscas na sua forma de trabalho, capazes de alterar toda a dinâmica de seus processos, é preciso contar com alguém que conheça não apenas as qualidades da corporação, mas, principalmente, seus defeitos.
Uma liderança capaz de apontar exatamente quais são os limites da empresa saberá montar com exatidão muito maior um planejamento de sucesso, baseando-se em até onde ela poderá chegar. Saber seus limites é tão importante quanto saber quais são suas armas no processo de mudança.
Compreender o sistema organizacional e suas interdependências ajudará na proposição de projetos de potencial de alavancar todos os resultados.
2.2. Conhecimento dos processos e profissionais
Além de saber analisar quais as limitações da empresa, o líder responsável pelo projeto de implantação do Seis Sigma deve ser um profundo conhecedor dos processos e suas interligações dentro da organização.
Além de construir um panorama muito mais completo, esse tipo de atitude favorece um acompanhamento próximo e reforça a motivação de todos os profissionais envolvidos, que se sentirão muito mais valorizados.
3. Esquecer de analisar seu sistema atual
Depois do estágio de planejamento e definição de metas, realizar um diagnóstico completo da situação atual da empresa pode ser a ação mais importante na hora de implementar o Seis Sigma.
Fazer um levantamento do panorama atual da empresa ajuda a visualizar não apenas a situação atual dos processos produtivos e dos gargalos, mas também quais são as limitações e pontos fortes da organização. Isso faz com que o estabelecimento de metas e objetivos de curto, médio e longo prazo se dê de maneira muito mais realista, garantindo uma maior possibilidade de sucesso.
4. Tentar adaptar o método à empresa
O Seis Sigma é um método largamente estudado e aplicado em várias empresas no mundo inteiro, de diversos setores. Existem vários cases de sucesso que provam que, se aplicada de maneira correta, é possível alcançar a maximização de lucros pela redução de desperdícios.
Mas toda a fama do Seis Sigma traz um risco, inerente aos grandes métodos de gestão: a adaptação. Não é raro ver empresas e profissionais buscando adaptar a sua realidade de trabalho adotando apenas alguns pontos mais convenientes da filosofia Seis Sigma.
Entretanto, se você pretende fazer parte das empresas de sucesso, que conseguiram mudar a sua forma de produzir em prol de uma filosofia de melhoria contínua, é essencial aplicar todos os passos do Seis Sigma.
5. Não estudar o método
Esse erro tem muito a ver com o anterior, levando a uma aplicação equivocada dos preceitos Seis Sigma. Isso porque, ao adotar um método em uma empresa, o líder estará lidando com mudanças significativas na forma de trabalho e análise de resultados.
A necessidade de uma liderança não é à toa. É preciso ter algum profissional que conheça a fundo o método, de preferência com uma certificação Black Belt que comprove isso, de modo que a implantação do Seis Sigma se dê de maneira correta, sem interrupções ou alterações.
Também é importante formar uma equipe de colaboradores capazes de utilizar o método e suas ferramentas para a execução de projetos de melhoria. Normalmente, esses profissionais recebem um treinamento e se certificam como Green Belts, o nível intermediário de certificação.
Por isso, antes de partir para a instauração do método Seis Sigma, certifique-se de que a sua equipe de colaboradores está ciente e familiarizada com o novo modelo de trabalho e que há ao menos um líder Black Belt no quadro de funcionários. Além de guiar os outros profissionais, esse líder ainda poderá treinar outros futuros líderes.
6. Acreditar que o apenas o treinamento é a salvação
É muito comum empresas que treinam os seus colaboradores e os certificam no método, mas não oferecem a estrutura e o suporte adequado para que os resultados apareçam. É preciso, além do treinamento, ter um Black Belt disponível para orientar os primeiros passos da empresa em relação ao método e a estratégia de execução dos projetos.
Geralmente no começo da implementação do Seis Sigma é aconselhável a contratação de um Black Belt externo. Com o passar o tempo esse conhecimento é transferido e incorporado pela organização.
7. Focar somente o dinheiro
É claro que, em um plano geral, a maximização dos lucros é uma visão de futuro muito atraente para qualquer empresa que resolva adotar um novo método de produção como o Seis Sigma.
Mas muitas erram justamente ao colocar esse aumento do lucro como um objetivo principal dos seus projetos de melhoria. Lucrar mais deve ser sempre encarado como uma consequência da correta implantação do método, e não como um objetivo ou meta da empresa.
Organizações que se propõem a adotar o modelo Seis Sigma devem ter em mente que, antes de tudo, é preciso focar o desenvolvimento de uma estratégia de melhoria contínua. Investir no treinamento e envolvimento das equipes de colaboradores é um ponto-chave do processo de implantação do Seis Sigma, que visa a disseminação de seus preceitos em todos os níveis de produção da empresa.
Apenas com o apoio de toda a equipe, fortalecendo os ideais dos projetos de melhoria, é possível atingir os objetivos finais de aumento da produtividade pela diminuição de desperdícios. Isso faz com que, invariavelmente, seja alcançada a maximização dos lucros empresariais — mas como uma consequência do processo.
8. Não ter atenção com o cronograma
Um ponto muito importante do método Seis Sigma é o desenvolvimento de um cronograma de implantação. Jamais, em hipótese alguma, ele deve ser ignorado. Isso traz riscos muito grandes à empresa, que pode ver todo um trabalho de melhoria sendo jogado fora por uma simples desatenção com o cronograma.
É imprescindível que a criação de um cronograma completo e disponível para todos aconteça antes mesmo da etapa de planejamento. É com ele que se saberá quais janelas de tempo serão consideradas nas análises de dados e resultados; quais são os objetivos de curto, médio e longo prazo; e quais ações devem ser tomadas para garantir o bom andamento do Seis Sigma.
Como falamos anteriormente, o estabelecimento de metas é parte crucial do método e uma das primeiras ações a serem colocadas em prática. Mas tão importante quanto a definição dos objetivos gerais da empresa é a conjugação dessa etapa com um cronograma bem elaborado.
Em um determinado período de tempo, deve-se estabelecer os objetivos de curto, médio e longo prazo para a empresa. Lembre-se de inseri-los no cronograma de implantação do método. Considerando o tempo de um ano, por exemplo, é possível distribuir as metas em diversas etapas, sendo que a última será composta pelo objetivo mais substancial a ser atingido.
A distribuição das metas em um calendário facilita a visualização das ações a serem tomadas, principalmente quando se trabalha com uma equipe multifacetada. Com esse material em mãos, estabeleça então um cronograma das ações que se seguirão com o objetivo de alcançar essas metas. Não se esqueça de que delegar atividades para sua equipe é uma parte tão importante do processo quanto a definição das metas.
Ter um cronograma bem definido é a chave para o desenvolvimento e a melhoria constantes, tanto da equipe de trabalho quanto dos processos produtivos da empresa. Com ele, é possível alcançar os resultados esperados nas primeiras etapas de planejamento, se mantendo dentro do prazo estabelecido previamente.
Embora alguns dos preceitos do método Seis Sigma sejam aparentemente simples de ser postos em prática, a necessidade de atentar aos mínimos detalhes é o que garante o sucesso da sua implantação.
Ter atenção às boas práticas e aos passos essenciais do método é a melhor maneira de não cometer erros fatais, que podem não só levar a uma falha na sua implantação como também resultar em desastrosos efeitos sobre a motivação e organização de trabalho da equipe.
Por isso, ao escolher implantar o Seis Sigma na sua empresa, certifique-se de que todos estão cientes da sua importância no projeto e que sabem como podem contribuir para um correto e efetivo processo de melhoria contínua!