O sistema just in time aplicado ao abastecimento do hospital

Nos hospitais, qualquer atraso pode impactar o tratamento e restabelecimento da saúde. Portanto, dependendo dos cuidados demandados, a entrega da medicação deve ser quase imediata, exigindo eficiência e qualidade na prestação do serviço, para evitar danos aos pacientes e problemas ocasionados por má administração. Por isso, o sistema just in time (JIT) tem despertado cada vez mais interesse das organizações de saúde.

A gestão de estoque informatizada permite maior controle das medicações e materiais adquiridos, itens que representam o maior investimento do setor. Com ele, o gestor hospitalar tem acesso a dados sobre consumo, compras, custos, fornecedores e características dos clientes.

O sistema de administração da produção just in time permite abastecimento sem desperdício, mais agilidade e qualidade dos processos. Neste post, vamos detalhar essa filosofia que conquistou o mundo há mais de seis décadas. Saiba tudo nas próximas linhas!

Definição de just in time

Just in time é um termo inglês cuja tradução é “no momento certo”, que denomina o sistema de administração da produção desenvolvido na década de 50, pela Toyota Motor Company. De acordo com a metodologia, há o momento certo para produzir, transportar e comprar.

Ou seja, a empresa produz a partir da demanda: somente os itens necessários, na quantidade e na hora certa. O estoque de matéria-prima nas empresas que adotam o JIT é suficiente para poucas horas, o que influencia diretamente a redução do desperdício. A metodologia engloba conceitos de administração de produtividade, gestão de materiais, projeto do produto, gestão da qualidade, recursos humanos e administração do trabalho.

A Dell — fabricante norte-americana de hardware de computadores — é outra empresa que utiliza o Just in Time. Ela só produz computadores que já foram encomendados pelos clientes por meio do site, telefone ou corporações, e tem apenas três dias para fabricar os componentes, a partir da emissão do pedido.

Sistema just in time no ambiente hospitalar

No ambiente hospitalar, o sistema é utilizado na distribuição de remédios, refeições e itens de enfermagem. Momentos antes de servir as refeições, os pacientes escolhem o que desejam comer. Apesar de ser uma prática simples, atinge excelentes resultados, evitando o desperdício, já que diminui o risco de o alimento não ser consumido, reduz custos e garante a satisfação do cliente.

Como funciona a distribuição de medicamentos

O sistema que padroniza os medicamentos vem sendo utilizado com sucesso nos países da América do Norte e Europa. Para que seja utilizado na distribuição de medicação e suprimentos hospitalares, é necessário que sejam definidos os produtos a serem consumidos.

Na unidade de enfermagem, ficam apenas as quantidades necessárias para 24 horas de tratamento e a renovação ocorre de acordo com as recomendações médicas. O médico decide o medicamento, a quantidade, a dose, e o intervalo de tempo em que a medicação deve ser administrada ao paciente.

A equipe de auxiliares de farmácia ou enfermagem realiza a distribuição das doses prescritas pelo médico para um período de 24 horas e inclui os demais itens necessários para atender ao serviço solicitado. Se for um medicamento injetável, por exemplo, vão ser utilizadas uma seringa e uma agulha.

Em seguida, o pedido realizado na enfermaria é encaminhado para a farmácia, onde um funcionário digita a solicitação, a prescrição e o aprazamento manuscritos em um sistema computadorizado, gerando uma ordem interna na farmácia para a montagem do pedido.

A seguir, um profissional separa os suprimentos indicados, para depois prepará-los e colocá-los em embalagens apropriadas, devidamente identificada e individualizada por paciente. Feito isso, confere com a prescrição manual para evitar possíveis erros de digitação e interpretação.

Os produtos seguem, então, às unidades de enfermagem solicitantes, onde são administrados. Faz-se uma verificação rigorosa: medicamento certo, paciente certo e preparo certo. Remédios que não foram utilizados — se a embalagem não for violada — retornam à farmácia para reutilização. Com a centralização e a utilização do sistema por dose unitária, eliminam-se estoques e os profissionais são liberados para suas atividades principais.

Principais vantagens do JIT

A agilidade e a redução dos custos que ocorrem em toda a cadeia produtiva são os maiores atrativos desse conceito. Mas não é só. Veja a abaixo outros motivos para adotar já o sistema just in time:

• aumento da qualidade: o sistema busca as causas dos problemas e soluções para evitar defeitos;
• flexibilidade: operando com estoques baixos, um modelo de produto pode ser modificado com mais facilidade;
• velocidade: o ciclo de produção é mais curto e o fluxo de produção é mais rápido devido à redução do tempo decorrido entre a chegada do pedido do cliente até a entrega desse pedido (Lead Time);
• confiabilidade: a flexibilidade do processo e a ênfase na manutenção preventiva aumenta a confiabilidade das entregas. A identificação rápida dos problemas pelo sistema possibilita resolvê-los mais rapidamente.

Condições para implantação do JIT

Há algumas condições para que a empresa possa implementar o just in time. Uma delas é trabalhar com números reais de demanda, em vez de dados especulados nas projeções de venda. Também devem ser observadas as características da região onde se pretende implantar (logística), contratos com fornecedores e os riscos da operação.

A seguir, estão outros requisitos essenciais para um resultado satisfatório:

• comprometimento da alta administração;
• realizar o treinamento dos funcionários;
• investir capital para melhorias de processos;
• melhorar a capacidade de medir o desempenho em diversos setores;
• facilitar a comunicação entre as áreas;
• dominar os processos pertinentes; e
• garantir eficiência no controle de qualidade.

Problemas que antes não eram visíveis, como má concepção do produto, layout deficiente ou setup (tempo de preparação) longo vão tornar-se aparentes com a implantação do JIT. Por isso, a empresa deve preocupar-se em adotar algumas medidas para não ter problemas posteriores. Antes de implantar o sistema, também é preciso:

• reduzir ou eliminar o tempo de setup;
• minimizar a taxa de defeitos referente à qualidade;
• promover a prevenção das falhas dos equipamentos;
• reduzir os prazos de entregas, que devem ser mínimos;
• otimizar a dimensão dos lotes; e
• minimizar a movimentação e os transportes.

Relação do just in time com o Kaban

Just in time e Kaban não são a mesma coisa. Os dois sistemas são complementares, ou seja, funcionam de maneira conjunta. Nessa relação, Kaban é uma ferramenta para gerenciar o método de produção do JIT, utilizando cartões para monitorar e controlar as quantidades a serem fabricadas. Assim, resulta em um sistema visual de controle eficiente da produção e dos estoques da empresa.

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