Não asfalte o caminho da vaca

O perigo da automação

O perigo da automação – Muitas organizações buscam melhorias de produtivdade sem uma análise efetiva de seus processos e isto, acaba levando a nada. As empresas acabam gastando alguns milhões em soluções de automação para seus processos que efetivamente trazem resultado nenhum.

Os exemplos disso são os mais variados possíveis. Vou citar apenas um para reflexão hoje. Uma empresa trabalhava usinando peças para a indústria automotiva. Não era uma empresa muito grande. Contava apenas com algum pessoal de usinagem devidamente qualificado, um corpo de pessoas do administrativo e uma equipe de vendas. 

O processo era o seguinte:

(i) A equipe de vendas recebia o pedido do cliente, com a quantidade de peças a serem processadas, as dimensões e eventualmente o desenho industrial (quando era um desenho que não estava catalogado).

(ii) O pessoal de vendas então revisava o pedido com o gerente de fabricação para ver se era possível este ser atendido. Isso era feito pessoalmente.

(iii) O pedido passava para o programador de produção, da parte administrativa, que o analisava e o colocava na fila de produção. A ordem de produção do dia seguinte era determinada e repassada, em forma de pastas, para a equipe de fabricação.

(iv) A pasta com os desenhos e as informações necessárias para a produção do pedido eram então colocados na mesa do gerente, que as encaminhava para a fábrica para serem produzidas.

(v) Por fim, a equipe fabril as produzia e as entregava ao departamento de expedição.

Ordem de produção

Neste processo ainda aconteciam alguns atrasos. Então o diretor da empresa decidiu implementar um ERP para acabar com isso. Neste novo arranjo, o pessoal de vendas colocaria as informações do projeto no software. Estas informações seriam automaticamente enviadas ao gerente para a aprovação. Depois de aprovada, o sistema as disponibilizaria ao setor de planejamento que, determinaria a ordem de produção.

Porém isso não resolveu os atrasos. Pelo contrário! O gerente de produção passou a demorar mais tempo para olhar todos os projetos e a equipe de vendas gastou um precioso tempo para entrar com todos os dados no ERP. E no final ainda era preciso que todas as informações fossem impressas em folhas para disponibilizar a informação à produção! O software foi na verdade um gasto que trouxe “piorias” no sistema.

Esqueceu-se de analisar como o ERP

Isso só aconteceu porque o diretor desta empresa não se atentou para alguns princípios básicos. Esqueceu-se de analisar como o ERP iria causar diversas descontinuidades no fluxo de informações (por que colocar tudo no computador se ao final do processo as folhas teriam que ser impressas para os operadores de máquinas?). Antes de investir um bom dinheiro no novo sistema, o diretor deveria ter procurado por uma alternativa inteligente que não exigisse gastos desnecessários de automação.

Uma alternativa seria usar o conceito 19 do Modelo de Melhoria que diz “execute processos em pararlelo” e juntar o planejamento de produção e o estudo de viabilidade técnica em uma mesma reunião. Quando isso foi feito, os atrasos foram reduzidos significativamente.

Analisar o processo criticamente antes de gastar fortunas com automação desnecessária é uma atividade extremamente importante nas organizações. Nossos cursos de Greenbelt e Blackbelt focam em ensinar as pessoas a desenvolver essa habilidade e melhorar a competitividade de suas companhias.