Black Belt e o gerenciamento de projetos complexos

Black Belt e o gerenciamento de projetos complexos

Processos complexos estão presentes em todas as organizações. Os processos complexos são aqueles que interagem e afetam muitas pessoas, podendo até mesmo ultrapassar as fronteiras da empresa, atingindo também seus fornecedores e clientes.

Os projetos de melhoria de processos complexos são normalmente liderados por profissionais Black Belt, os quais detém conhecimento de técnicas mais aprimoradas para sua condução. Estes profissionais, que precisam estar apoiados pela alta direção, precisam superar três grandes dificuldades: configuração e gestão do projeto, compreensão do processo e planos para executar testes de aprendizagem complexas.

No artigo de hoje, falaremos em como superar uma destas dificuldades, a de configurar e gerenciar projetos complexos. As ideias aqui apresentadas foram extraídas do livro “Modelo de Melhoria”.

À medida que os projetos se tornam mais ambiciosos e aumentam em escopo, é necessário que se tenha mais atenção para com sua configuração e gerenciamento. Para isto é necessário uma equipe de coordenação formada pela alta liderança que se apoiem em sete tarefas para configurar e gerenciar seu projeto.

Sete tarefas para configurar e gerenciar seu projeto:

• Manter um foco no propósito comum;
• Assumir responsabilidade pelo sucesso do projeto;
• Supervisionar os recursos necessários à execução desses projetos;
• Estabelecer e manter um senso de urgência adequado;
• Manter toda a equipe executiva informada dos progressos;
• Estabelecer orçamento de capital e de custeio;
• Especificar as fontes de financiamento para o projeto.

Outro ponto importante é que todo projeto de melhoria está abrigado no ambiente político de um departamento, divisão ou organização em que está inserido. Existem pessoas e grupos com interesses diferentes. Devido a esse ambiente, os projetos de melhoria complexos precisam levar em consideração esse contexto político na composição da equipe de coordenação.

Algumas questões podem ser consideradas para avaliar o contexto político e para formar uma equipe de coordenação efetiva:

• O projeto pode ser identificado com uma agenda política?
• Que outros fatores politicamente significantes estão acontecendo no ambiente?
• Que pessoas ou grupos desejam que o projeto tenha sucesso ou falhe por razões políticas?
• Haverá vencedores ou perdedores na situação final ou na transição para essa situação?
• Quais coalizões precisam ser construídas?
• Que sistema para gestão de relacionamentos é necessário?

Planejar o projeto observando as tarefas chaves do projeto e questões do contexto político permitem que aqueles que participem do projeto e os que são afetados por ele percebam como tudo se encaixa, buscando otimizar desta forma os resultados positivos para a organização.