Para quem trabalha com distribuição de mercadorias, cuidar da logística das entregas torna-se um desafio cada vez maior, à medida que o volume de encomendas vai aumentando.
O preço de não dar a devida atenção para isso é correr o risco de ter envios para locais errados, furtos do estoque dentro do depósito, mercadorias sem empacotamento adequado, dentre outros problemas.
É aí que entra a importância do controle de entregas.
Parte fundamental do dia a dia da empresa, esse documento carrega informações importantes como os registros dos clientes, entregadores, status das entregas e detalhamento dos produtos.
A atualização do controle de entregas precisa ser constante e as informações têm que ser inseridas diariamente, sem falta. O uso inadequado dessa ferramenta só causa prejuízo aos negócios e insatisfação dos clientes. Isso é inaceitável para o sucesso em longo prazo.
Ainda que não seja um processo difícil, nem sempre é possível acompanhar a quantidade de demandas para o dia e os imprevistos do ramo.
Pensando em facilitar esse trabalho e potencializar a conquista de mais clientes com entregas satisfatórias, separamos 5 dicas para que você possa melhorar o controle de entregas da sua empresa. Acompanhe!
1. Monitore as entregas em tempo real
É extremamente necessário que você controle as entradas e saídas do estoque para evitar atrasos ou outro tipo de problemas. Utilize recursos de monitoramento como radiofrequência ou rastreador por GPS.
Esse último está sendo cada vez mais utilizado em monitoramento de cargas. Esses recursos ainda possibilitam calcular os prazos de entrega e as rotas que devem ser seguidas.
É possível também colocar câmeras de segurança nos veículos de entrega, o que é bastante útil em casos de acidente ou roubo.
Você também pode se comunicar diretamente com o motorista por meio do Sistema de Manutenção Inteligente (que pertence à Mercedes-Benz) ou pelo Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS).
Fazer o monitoramento é útil para o controle de entregas. Assim, é possível fazer uma melhor gestão dos motoristas da empresa e compreender os fatores de atraso de mercadorias.
Com essas informações, vai ser possível fazer um planejamento para otimizar o processo.
2. Controle os prazos com uso de tecnologia
Você já deve saber que um sistema de distribuição que costuma atrasar encomendas gera uma enorme insatisfação dos clientes e corrói a reputação da empresa. Então, a tecnologia será sua aliada mais uma vez.
Para fazer um controle de entregas mais efetivo, use softwares ou planilhas eletrônicas para monitorar os prazos. Não adote a postura passiva de somente aguardar as chegadas e saídas do estoque.
Faça um controle rigoroso do andamento das entregas, avaliando se tudo está sendo feito dentro do padrão adequado.
Para tanto, encontre uma tecnologia em que você seja capaz de cadastrar as informações da encomenda e lançar avisos quando uma mercadoria precisar sair para cumprir o prazo.
Esse tipo de software também recebe a confirmação da chegada do produto. Assim, será mais fácil fazer um planejamento semanal de entregas, levando em conta as paradas necessárias e a roteirização do que precisa ser feito, como falaremos mais adiante.
3. Faça um mapeamento dos riscos
É sempre melhor trabalhar com a prevenção de riscos do que tentar solucionar uma situação que deu errado.
Podem acontecer acidentes na estrada, roubos de carga ou algum evento que afete o trânsito na rota escolhida. Imprevistos acontecem e é bom estar preparado para eles.
Se é preciso fazer um controle de entregas, é essencial prever o que pode acontecer com elas. Portanto, faça um mapeamento de todos os riscos da distribuição para que você possa incluir uma margem de segurança no seu planejamento.
É possível também antecipar soluções para esses problemas ao determinar limites de velocidades, incluir câmeras de segurança nos caminhões (como falamos anteriormente) ou traçar rotas alternativas se ocorrer algum problema que bloqueie estradas ou ruas.
Para evitar o risco de tentar entregar várias vezes quando o destinatário não está, também é interessante agendar o envio para o dia previamente combinado com ele.
4. Faça um roteiro de forma efetiva
O nível de dificuldade de traçar a rota vai depender da quantidade de pedidos e da região, mas adotar uma roteirização vai facilitar o controle de entregas, reduzir os custos de combustível e melhorar o trabalho da frota.
Veja só como a atitude de se organizar melhor pode trazer mais eficiência! Idealize um roteiro começando pela parada mais distante da empresa e selecione as que estão no entorno para otimizar o tempo de entrega.
Também é interessante fazer um roteiro em que os pontos de parada, em sequência, estejam na forma de uma gota. Isso vai evitar superposições.
Para pensar em quais são as rotas mais favoráveis, você pode contar novamente com a tecnologia para ter um software de automação do processo, o que vai evitar erros de cálculo e providenciar informações em tempo real.
5. Utilize indicadores de dados
Sempre é bom contar com métricas para saber resultados concretos do seu controle de entregas, não é mesmo? Para monitorar o sucesso de todo o processo, você pode contar com os seguintes indicadores:
- OTIF (On Time, In Full): todos os pedidos entregues no prazo correto serão analisados;
- OTD (On Time Delivery): é o valor percentual das entregas que foram feitas no tempo certo;
- OTP (On Time Processing): esse valor vai calcular quanto tempo levou o processamento do pedido;
- Lead Time: esse número contabiliza o tempo entre a produção até o transporte ser contratado.
Coordenar o controle de entregas é uma tarefa que sempre pode ser aperfeiçoada, até porque novos desafios surgem o tempo todo e é preciso se atualizar com novos métodos para lidar com eles.
Pensar em novas formas de otimizar o processo também gera fidelização dos clientes, mais economia de recursos para a empresa e mais produtividade dos funcionários, além de inibir práticas nocivas ao bom funcionamento da distribuição.
Alguns gestores não prestam muita atenção no controle de entregas e deixam de investir em ações que podem ser muitas benéficas no futuro. Uma maneira de investir é, como dissemos anteriormente, adotar tecnologias que auxiliem no processo.
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