Escopo do projeto: Escopo tem origem da palavra grega skopos, que significa “aquele que vigia, que protege”, essa palavra é usada para se referir a finalidade, alvo, ou meta final.
Em resumo, é o objetivo que se pretende atingir, seus sinônimos são: fim, propósito ou desígnio.
A noção de escopo pode ser explicada através da aritmética, e da lógica com o cálculo proposicional, em ambas é demonstrado que ambiguidades podem ser evitadas ao longo de um projeto.
Escopo do projeto
O escopo de um projeto pode ser entendido como:
- o limite de uma operação ou o que será atingido com ela;
- uma determinada operação específica;
- a delimitação de quais recursos de sistema poderá ser realizada a operação;
- tarefas que devem ser cumpridas para que um serviço, produto ou resultado, seja apresentado com as particularidades determinadas previamente.
O escopo de um projeto é essencial, e quando ele é mal definido, podem ocorrer conflitos em relação ao orçamento e cronograma.
Como definir o escopo de um projeto
A definição do escopo do projeto se dá através de uma descrição detalhada do mesmo, assim como de seus principais subprodutos.
Os quatro processos de entrada fundamentais para que isso se realize da maneira mais estratégica e eficiente possível são:
O plano de gerenciamento do escopo (PGE)
Documento no qual deve ser registrado qual será a definição, o desenvolvimento, monitoria, controles e a análise (a verificação) do escopo, além de ser um plano auxiliar para o plano macro de gerenciamento do projeto.
Para isso, o desenvolvimento do PGE do escopo do projeto, deve abranger os seguintes processos:
- planejar o gerenciamento do escopo: documentar como o escopo será definido, validado e controlado;
- coletar os requisitos: definir e documentar as necessidades das partes interessadas para atingir os objetivos do projeto;
- definir o escopo: realizar uma descrição detalhada do projeto e do produto;
- criar a Estrutura Analítica do projeto (EAP): subdividir os produtos e o trabalho em componentes mais gerenciáveis;
- validar o escopo: formalizar a aceitação dos produtos do projeto;
- controlar o escopo: monitorar o escopo e gerenciar alterações na linha de base do escopo.
Vale ressaltar que é crucial que o PGE seja um documento fácil de ser entendido, pois todas as partes do projeto devem estar alinhadas, além de compreender bem todas as suas diretrizes.
O termo de abertura do projeto/Project Charter
Documento no qual se formaliza a autorização de um projeto, é através dele que o gerente do processo passa a ter autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades planejadas, e é exatamente por conta dessa função que o gerente é nomeado antes do início do projeto.
Além disso, o termo de abertura deve ter a aprovação do patrocinador, que é aquele que financia e provê esses recursos que serão utilizados.
Para realizar esse termo de abertura você deve levar em consideração:
- designação do gerente de projetos, com nível de autoridade devidamente atribuído;
- requisitos para satisfazer as necessidades primordiais de todas as partes;
- as necessidades de negócios;
- os requisitos do produto/serviço para o qual o projeto será realizado;
- os objetivos e justificativas do projeto;
- um cronograma sumarizado;
- a influência de todas partes;
- as organizações funcionais;
- as premissas e restrições organizacionais, ambientais e externas;
- caso de negócios que justifique o projeto (inclui também o ROI);
- um orçamento sumarizado.
A documentação dos requisitos
A documentação dos requisitos deve descrever como cada um deles atende às necessidades do negócio.
Nessa etapa cabe ao gerente se perguntar quais necessidades serão atendidas e como elas estão atreladas aos objetivos.
Isso deve ser realizado partindo de uma descrição macro, e conforme o andamento do projeto isso deve se tornar mais detalhado.
É de suma importância que em ambos as descrições esse relato esteja redigido de forma clara, para que não ocorra interpretações equivocadas ao longo do projeto.
Ativos de processos organizacionais e fatores ambientais da empresa
Os ativos de processos organizacionais são aqueles que se referem aos processos que contribuirão para o sucesso do projeto, como as informações, ferramentas e documentos que a empresa possui.
Como por exemplo:
- planos formais ou informais, diretrizes e procedimentos, normas e políticas internas;
- requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos;
- procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, direcionamentos de trabalho, regras gerais dos diversos departamentos da empresa;
- arquivos com base de conhecimento dos projetos antigos
Os fatores ambientais se referem a quaisquer aspectos que dizem respeito ao ambiente interno ou externo à instituição, que não podem ser controlados pela equipe do projeto, mas que mesmo assim pode afetar o projeto.
Estão entre esses fatores:
- cultura e estrutura organizacional;
- condições econômicas e do mercado de trabalho;
- atitudes e tolerância em relação a riscos;
- normas governamentais;
- disponibilidade de recursos e skills;
- políticas, procedimentos e diretrizes relacionadas ao planejamento das atividades;
- banco de dados comerciais;
- regulamentos, norma, regras e diretrizes governamentais específicas de cada área do projeto;
- fornecedores, termos e condições;
- recursos humanos existentes.
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