Como estimular a melhoria contínua em sua empresa

Uma organização que deixa de evoluir tende a ficar para trás e perder seu lugar no mercado. Essa é uma sentença difícil de contradizer. Quando pensamos, ainda, na velocidade como os processos têm mudado e nas novas exigências da clientela, fica cada vez mais visível a necessidade de inovação que é demandada da empresa.

Por esse motivo, é importante que você trabalhe o projeto de melhoria contínua na empresa, mantendo-a, assim, apta a permanecer no mercado e a disputar por seu espaço.

O caminho para isso pode estar na criação de uma cultura que valorize a inovação. Assim, colocando como uma das missões da organização a melhoria constante, a empresa pode adequar-se às exigências e ainda sobressair aos olhos de seus clientes.

Se essa é uma ideia interessante para você, continue lendo o texto! Separamos algumas dicas para que seja possível aplicar a melhoria contínua em sua empresa!

Primeiros passos para a melhoria contínua

Incentive a melhoria

Mudanças sempre fizeram parte da rotina dos que buscam um lugar de destaque no mercado no qual estão incluídos. Uma empresa não evolui sendo ela protagonista de vários retrabalhos e gargalos ignorados durante várias etapas correspondentes às demandas do dia a dia.

Uma empresa que deseja trabalhar com inovação precisa ter em mente que é possível melhorar todo e qualquer processo dentro do seu departamento. É bom ter em mente que os avanços tecnológicos sempre nos trazem atualizações capazes de facilitar nosso desempenho, e isso pode ser aplicado em qualquer área.

Você pode trabalhar com essa premissa a fim de procurar incentivar as pessoas a buscar qualidade por meio do seu entusiasmo. Não basta acreditar no seu projeto de melhoria contínua na empresa, é necessário buscar formas de engajar sua equipe a também querer mudar.

Existem pessoas que ficam presas em seus afazeres diários e acabam criando um comodismo muito prejudicial para o seu desempenho, podendo até desvalorizar sua imagem dentro da empresa. Em certas ocasiões, os colaboradores nem mesmo estão cientes dessa conduta. Se você tem a sensibilidade de identificar esse comportamento, talvez já saiba como treinar sua liderança.

Saiba como melhorar

Não adianta você querer melhorar tudo de uma só vez se você sabe que é impossível fazer várias coisas ao mesmo tempo, sem que nenhuma etapa fique prejudicada. O foco é algo muito importante em todos os processos, pois, quando trabalhamos em uma mudança específica, fica mais fácil identificar sua melhoria.

Em um primeiro momento, você identifica qual é o processo, ou qual é a área que está em um caminho crítico, aquele que tem gerado muita dor de cabeça e muito retrabalho em seu desempenho. Dependendo do caso, fica a critério da empresa identificar qual é a área ou o processo que precisa de uma atenção maior que os outros.

Às vezes, um processo ou uma área representam o elo de todos os departamentos e podem ser popularmente considerados como o coração daquela organização. Quando você descobre falhas de desempenho ali, rapidamente põe seu projeto de melhoria contínua na empresa.

A importância das métricas

Um projeto de melhoria contínua na empresa sem métricas é como um campeonato de futebol sem jogadores. Elas são consideradas os pontos principais para consolidar a sua mudança. Por meio de ações que buscam medir, avaliar e monitorar o desempenho de determinadas tarefas, as métricas são uma forma de tornar sua empresa um case de sucesso.

Uma vez escolhido o setor que precisa de uma mudança, metas são traçadas com a ajuda de ferramentas que facilitam o acompanhamento do desempenho. No entanto, é preciso ter uma certa cautela ao acompanhá-las. Não se pode fazer essa verificação de modo exagerado, nem mesmo esquecer desse acompanhamento.

É bom definir uma frequência e, conforme a desenvoltura da mudança, posteriormente, aumentar ou reduzir sua análise. É sempre bom lembrar que isso é um investimento que a empresa está propondo e requer tempo e capacidade analítica do profissional encarregado. Para tudo, é preciso ter um retorno, caso contrário, seu projeto de melhoria contínua na empresa não vai gerar lucros.

Principais ferramentas

Existem aplicativos que tornam mais fácil a nossa jornada de trabalho e, quando você está fazendo um projeto de melhoria contínua na empresa, são fundamentais para gerar bons resultados.

Por mais que você seja um profissional organizado e atento, há sempre uma ferramenta que vai proporcionar um trabalho mais eficaz do que o seu conhecimento técnico. Confira algumas ferramentas que têm métodos práticos e que você pode adotar no seu plano de melhorias.

Programa 5S

O programa 5S surgiu no Japão, por volta de 1950, com o intuito de empresas organizarem formas de reestruturar o país após o final da Segunda Guerra Mundial. O país apresentava vários aspectos de escassez e trabalhava com a premissa de que nada poderia ser desperdiçado.

As cinco palavras que dão nome e são os grandes pilares do programa são: Seiri (senso de utilização), Seiton (senso de organização), Seiso (senso de limpeza), Seiketsu (senso de padronização) e Shitsuke (senso de disciplina).

PDCA

Um dos métodos de gestão muito utilizados hoje em dia é esse conjunto de atividades, criado pelo americano Walter A. Shewart, que organiza o projeto de melhoria contínua na empresa em quatro passos: Plan (planejar); Do (fazer); Check (verificar) e Act (agir).

Dentro de cada uma dessas etapas, você também pode encontrar ferramentas que podem garantir a qualidade de cada processo — por exemplo, na etapa Plan (planejar), em que você tem o auxílio do Diagrama de Pareto, que organiza de maneira gráfica os problemas que precisam ser priorizados, e o Diagrama Ishikawa, também conhecido como Diagrama Espinha de Peixe.

Lean Manufacturing

Também conhecido como Sistema Toyota de Produção, é uma metodologia operacional com intuito de organizar e diminuir desperdícios, para que possamos encontrar os materiais corretos, nas quantias certas, de uma maneira maleável e sujeita a melhorias.

Ela tem foco na redução de sete tipos de desperdícios, sendo todos encontrados dentro de toda empresa: superprodução, transporte, tempo de espera, excesso de processamento, defeitos, estoque, movimentação pessoal e habilidades subutilizadas.

Existem alguns exemplos de aplicação, como Kaizen, que dão uma visão mais ampla dos desperdícios provocados pela sua empresa. As metodologias Lean e Seis Sigma são bastante utilizadas em empresas mundiais.

Envolva a liderança e estimule exemplos

Para que uma empresa cresça, é necessário o constante cuidado com seus clientes. Ambos os clientes são importantes nesse processo — tanto os externos quanto os internos.

Esse detalhe é constantemente ignorado pelas organizações: os colaboradores também são clientes, e eles “compram” o pagamento dando em troca seu trabalho. Assim, podemos dizer que são ativos da empresa e, como tal, precisam ser bem administrados para não serem perdidos.

A grande dúvida é: como fazer isso?

A construção de uma visão concreta de equipe pode ser o caminho mais salutar a ser percorrido. Afinal, se a pessoa pertence a um grupo e sente-se aceita, por que ela prejudicaria a todos em benefício próprio?

Nesse caso, entra a liderança. É preciso que exista uma figura central cujas ações correspondam com o grupo e aumentem a ligação entre eles. Ou seja, o líder não pode ser apenas a pessoa que manda, mas também aquele que faz e mostra que é possível.

E esse é o principal motivo para que os gestores se desenvolvam como líderes. Além de se envolverem nas variadas questões da organização e participarem, como parte do grupo, do máximo de ações possíveis, eles servem de exemplo e são a referência para os colaboradores.

Crie uma cultura de resolução de erros

Para que exista a melhoria contínua da sua empresa, acostumar-se com os erros é algo que não deve acontecer. É preciso criar uma cultura que saia da comodidade, que inove e entenda qualquer empecilho como uma oportunidade para criar algo surpreendente.

Assim, ao existir um problema, que tal buscar formas de resolvê-lo? Essa é uma saída melhor do que apenas observar o erro e não fazer nada. Além do mais, não é possível manter-se no caminho da melhoria quando aquilo que precisa de reparo é ignorado. Mas como fazer isso?

Os meios para atingir a solução dos problemas são vários: é possível pedir ajuda dos colaboradores, convocar uma reunião e fazer um brainstorm, buscar auxílio de consultores, colher sugestões dos clientes etc.

O segredo é sempre passar a ideia de que os erros são indesejados e precisam ser sanados. Com o tempo, a organização estará inundada com essa mentalidade e as pessoas que por ela circulam terão a visão de que os problemas são apenas oportunidades. Assim, passarão a entender essas oportunidades como meios para se destacarem, chamando a atenção de sua liderança e recebendo o devido reconhecimento.

Atenção: essa medida é importante, mas deve ser feita com todo o cuidado possível. Se, em algum momento, a ideia de consertar os erros for deturpada para algo diferente, como “não aceitamos erros de funcionários”, a empresa, de um modo geral, perderá. Esse tipo de pensamento e atitude faz com que os colaboradores deixem de inovar, já que qualquer erro será punido. Nessa linha, teremos funcionários que seguem ordens, mas que não fazem absolutamente nada que extrapole isso.

Colabore para potencial das pessoas

Mais uma vez, vamos falar do cliente interno: a empresa é o que seus colaboradores fazem dela. Assim, quanto mais capacitadas, livres e aceitas são essas pessoas, maior é a chance da organização se desenvolver como um todo.

Um cenário abertamente punitivo, em que cada ação leva a uma reclamação, advertência ou humilhação, tende a reduzir a produtividade, assim como limitar a atuação dos profissionais.

Na Psicologia, tende-se a dizer que, em um ambiente com grande grau de punição, as pessoas reduzem sua variabilidade de comportamento.

O que isso significa?

Significa que, quanto mais punidos os funcionários forem, menos eles vão tentar. A lógica desse pensamento é simples: fazendo apenas o que é pedido, os funcionários não recebem nenhuma punição. Logo, inovar é ruim, pois é arriscado e não gera reconhecimento algum.

Por outro lado, quanto mais valorizadas forem as ideias, as tentativas de inovação e as propostas de solução de problemas, mais esse tipo de comportamento vai acontecer. E, como ele é benéfico para o desenvolvimento constante da empresa, esse deve ser o caminho.

Recompensa como forma de reconhecimento

Não há mal em reconhecer as pessoas que, por meio de real esforço, solucionam problemas. Basta apenas tomar cuidado para que o reconhecimento seja pelo esforço do colaborador: valorizar apenas o mérito, sem mostrar o caminho percorrido, pode gerar sentimentos de ciúme e injustiça nas demais pessoas.

Além dessas grandes ações, elogios discretos e cumprimentos, com um sorriso no rosto, fazem parte de um ambiente que fornece as condições para que as pessoas possam usar seu potencial.

De um modo geral, podemos dizer que a evolução de uma empresa e sua competitividade no mercado estão ligadas, diretamente, à relação existente entre as lideranças e seus colaboradores. Isso ocorre por um motivo simples: não é possível que uma única pessoa (o gestor) tenha mais ideias e conhecimento sobre os vários problemas do que toda uma empresa (os colaboradores).

Pensando assim, o melhor caminho para a melhoria contínua da sua empresa precisa envolver o trabalho minucioso com a valorização dos colaboradores e a criação de um ambiente favorável para que eles possam exercer seu potencial. Afinal de contas, qual o sentido de fazer um processo seletivo, contratar alguém capacitado e colocá-lo apenas para fazer trabalhos mecânicos?

Principais benefícios

Apesar de ter muitas etapas e contar com muita colaboração mútua, o seu projeto de melhoria contínua na empresa requer um líder que possa incentivar, de maneira voluntária, as mudanças que poderão potencializar sua empresa. Descobrir os principais erros que impedem sua evolução já é um grande passo.

Com o foco que você oferta para cada problema, seu grau de conhecimento vai aumentando e proporciona uma melhor proximidade da equipe e da empresa de que você faz parte. No entanto, é preciso trabalhar sua forma de liderança para que ela esteja de acordo com o que sua organização propõe.

Não faz sentido copiar um modelo de gestão da concorrência, achando que esse é um padrão a ser seguido. Toda empresa e todo gestor têm suas peculiaridades, de modo que cada qual funciona de maneiras diferentes. O que pode funcionar em uma empresa talvez não funcione em outra.

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