9 ferramentas que aumentam a produtividade da empresa

Medir a produtividade da empresa é essencial para o sucesso. Como disse Edward Deming, célebre consultor estadunidense, “em deus eu acredito, todos os outros devem apresentar dados e fatos”. O monitoramento contínuo da produtividade é um bom mecanismo para a tomada de decisões. Baseando-se em dados de produtividade, as empresas podem ajustar seu potencial produtivo, otimizando recursos.

Inc;usive, uma ótima maneira de trazer essa cultura de resultados para dentro da organização é utilizando o método Seis Sigma.

Porém, é fundamental ter informações confiáveis e constantemente atualizadas para alcançar resultados consistentes. A utilização de planilhas e papéis tornam as atividades trabalhosas e massivas, por isso é preciso contar com as ferramentas certas para a coleta e seleção das informações.

Mas como medir a produtividade de uma empresa? E quais ferramentas podem ajudar a aumentar a produtividade? Confira agora!

Como medir a produtividade da empresa

A melhor forma de medir a produtividade é por meio de sistemas automatizados. A quantidade de informação trabalhada é gigantesca e ter controle manual demandará uma equipe considerável para capturar todos os dados e transformá-los em informações úteis para a empresa.

Contar com um sistema para analisar as atividades e medir a produtividade é mais seguro e prático, além de exigir menos pessoas. Relatórios e gráficos estão disponíveis a qualquer momento e podem ser personalizados. Desta forma, o gestor poderá utilizar a sua equipe para assuntos mais relevantes.

Agora que sabemos como medir a produtividade, vejamos 9 ferramentas que podem ajudar a aumentar a performance da equipe. Confira!

1. Rescue Time

O Rescue Time avalia o tempo gasto com e-mails, redes sociais, sites, etc. O principal objetivo é exibir, no final de cada dia, o tempo “perdido” com acessos improdutivos.

O sistema é intuitivo e possui gráficos explicativos. Ele permite que você cadastre tarefas para cumprir e seja avisado sobre elas em horários preestabelecidos. Existe também a opção de ativação do modo “focado no trabalho”, no qual você cadastra os sites que considera “improdutivos” e no decorrer do tempo, a ferramenta não te deixa acessá-los.

2. Pomodoro Timer

A técnica criada por Francesco Cirillo tem o objetivo de ampliar a produtividade, favorecendo um melhor aproveitamento do tempo. Para usar a técnica, basta utilizar um timer de cozinha (essa é a origem do nome do método), ou qualquer marcador de tempo.

A técnica aumenta a concentração, evita interrupções e promove breaks programados para recuperar a energia. Existem algumas etapas que devem ser seguidas para a implementação desse método, são elas:

• defina a tarefa a ser realizada;
• configure o timer ou relógio para “despertar” em 25 minutos;
• trabalhe focado até o timer tocar, fazendo a marcação X;
• descanse durante 5 minutos da melhor forma possível, de preferência levantando, tomando uma água ou dando uma volta;
• a cada 4 pomodoros, descanse por um tempo maior (de 15 a 20 minutos).

3.Toggl

Medir as horas investidas em cada tarefa ou projeto durante sua sequência de trabalho pode ser um grande desafio. Assim, muitas pessoas investem no Toggl Time para apontar as suas horas de trabalho.

Em poucos cliques, é possível segmentar cada tarefa de acordo com o seu projeto ou cliente, obter relatórios detalhados e também acompanhar a capacidade de segmentação – diferenciando as horas comuns de horas faturáveis.

Além disso, o Toggl tem como objetivo organizar a demanda da sua equipe presente nos projetos, podendo ser acessada via web ou por dispositivo móvel.

4. Trello

O Trello é uma ferramenta colaborativa que permite a organização e distribuição das atividades em equipe, possibilitando o monitoramento do sistema de tarefas de forma visual.

Para que isso aconteça, é usado o Kanban, um esquema de separação em quadros, lista e cartões. Cada cartão corresponde a uma tarefa dentro da lista. Sendo assim, é possível elaborar várias tarefas numa lista, organizando tudo dentro de um quadro.

A grande vantagem dessa ferramenta é a gestão visual que ele proporciona. Tudo se torna visível e fácil de achar.

Você também pode utilizar o 5W2H para atribuir responsabilidade e prazos para cada atividade.

5. Google Drive

Com certeza você já iniciou um projeto em um computador e precisou transferi-lo para um pendrive ou HD externo para finalizá-lo ou apresentá-lo em outro lugar, correto? Ou ainda precisou trabalhar em parceria, mas o processo de troca de arquivos atualizados por e-mail nunca te agradou, acertei? Se você enfrenta esse problema, você precisa conhecer o Google Drive.

Ele funciona como um HD que armazena seus arquivos na nuvem, podendo ser acessado em qualquer lugar e por meio de vários dispositivos, bastando para isso acesso à internet. A partir dele é possível criar vários arquivos on-line como documentos de texto, pesquisas, planilhas editáveis e apresentações. Outro grande benefício é a possibilidade de trabalhar um arquivo único com vários colaboradores ao mesmo tempo.

6. Skype

O Skype é uma das ferramentas mais utilizadas para reuniões a distância. Como as pessoas já estão acostumadas com o seu uso, aplicá-lo na empresa será uma tarefa fácil.

Sua versão básica permite chamadas com até 25 pessoas, além de proporcionar o compartilhamento de telas que auxilia no momento da exibição de um projeto. Na versão corporativa, é possível fazer reuniões com até 250 pessoas, além da proteção das informações por criptografia e autenticação que visa oferecer uma maior segurança para empresas com a forte política de sigilo.

7. Mailchimp

O MailChimp é uma ferramenta bastante poderosa para automação de marketing. Suas funcionalidades tornam bastante eficiente a comunicação da empresa com os seus clientes, facilitando a criação e promoção de campanhas.

A grande vantagem é que é tudo customizado, desde o layout, os horários de envio (inclusive levando em conta o fuso do cliente), até mesmo a automação das respostas de acordo com a ação de cada cliente, se o e-mail foi visualizado ou clicado, por exemplo.

8. IQTtell

O IQTell é um aplicativo que faz o gerenciamento de contas de e-mails e calendários tudo em um só lugar. Ele organiza sua vida de uma maneira simples. Com uma interface bastante flexível e customizável, o aplicativo é prático e adaptável.

E para facilitar ainda mais a vida do usuário, o IQTell, permite o acesso de outros aplicativos paralelamente, como Evernote e gCalendar. Para ter acesso ao IQTell, que se encontra disponível para Web, iOS e Android, é necessário criar uma conta no site, ou por meio das contas do Google.

9. Evernote

O Evernote está disponível em formatos Web e mobile para smartphones e tablets. O seu objetivo principal é organizar as informações em forma de notas e lembretes.

Desde coisas simples, como uma lista de compras até reuniões importantes podem ser anotadas. Para tornar a experiência ainda melhor, você pode digitalizar documentos, tirar fotos e gravar vídeos, colocar cores e outras formatações para enfatizar os pontos que você deseja destacar. As informações são sincronizadas entre todos os dispositivos na nuvem e você pode acessar a qualquer momento.

Se você quer crescimento profissional, sabe que precisa ajudar a aumentar a produtividade da empresa, mas com tantas distrações esse é um grande desafio. Utilize as ferramentas que apresentamos e certamente você conseguirá vencer. E por que não ajudar os seus amigos a serem mais produtivos também? Compartilhe este conteúdo nas redes sociais!