Você já ouviu falar no POP? Esse documento é de grande valia na busca por qualidade, produtividade e controle das atividades que envolvem o seu produto ou serviço. Ao escrever um POP, procedimento operacional padrão, várias falhas humanas e operacionais são eliminadas do processo.
A ideia de que etapas bem definidas — incluindo prazos, frequências e métodos — contribuem para o resultado se aplica em qualquer tipo de atividade, processo ou projeto.
Nesse artigo vamos explicar o que é o POP, qual sua importância e como fazer um procedimento operacional padrão. Por isso, acompanhe a leitura e aprenda a elaborar um POP eficiente!
Por Que Fazer um POP, Procedimento Operacional Padrão?
Pense na seguinte situação: você vai ao banco na parte da manhã para realizar uma transação. O atendente entrega uma lista de documentos e diz que só pode concluir o movimento com esses papéis.
Você volta para casa, reúne o que precisa e volta no período da tarde. Outro atendente, então, diz que bastava seu cartão bancário.
A situação é, no mínimo, frustrante, não é? Esse desencontro de informações se deve à falta de um procedimento padronizado para aquela determinada transação.
O resultado dessa situação hipotética é que, muito provavelmente, você trocaria de banco para não passar novamente por tamanha perda de tempo.
O procedimento operacional padrão é um documento fundamental para que os processos sigam sempre as mesmas etapas e metodologias. Esses parâmetros fixos são essenciais para diferenciar uma empresa realmente comprometida com a qualidade.
Como o POP Garante Mais Qualidade?
Escrever um POP para sua empresa é sinônimo de conseguir mais qualidade nas entregas. Com procedimentos bem definidos e conhecidos por todos, os processos se tornam mais rápidos e têm menos falhas.
O resultado é observado diretamente pelo cliente, pois o produto ou serviço final sempre reflete a organização em todas as etapas.
Além disso, as pessoas externas ao processo, como fornecedores e o público em geral, logo começam a notar o cuidado que a empresa tem com os mínimos detalhes.
É fácil imaginar que, a partir disso, a credibilidade da marca ou do profissional começam a crescer com força no mercado.
Há Benefícios em Relação à Produtividade?
Se um mesmo processo não tem procedimentos bem definidos, é provável que a equipe comece a ficar desmotivada. Afinal, se você não sabe muito bem como exercer suas funções, começará a se sentir perdido e sobrecarregado, não é?
Ainda mais quando, aparentemente, ninguém consegue explicar quais, de fato, são as condutas corretas.
Além disso, a falta de padrões está intimamente relacionada ao número de falhas. Em razão disso, a ausência de um POP faz com que um mesmo profissional, muitas vezes, tenha que perder tempo refazendo atividades ou, o que é ainda pior, procurando onde estão os erros, sem encontrá-los.
Por outro lado, contar com um procedimento operacional padrão é um grande passo para o aumento da produtividade.
Até mesmo em um contexto de contratação de pessoal, o POP é um aliado. Com os detalhes de ação descritos no documento, os treinamentos são mais fáceis, rápidos e eficazes.
Por Que o POP Também é Útil Para Auditorias?
Quando a empresa conta com o POP, os processos de auditoria também são beneficiados. Até porque a revisão só é realmente válida se essas falhas puderem ser identificadas e corrigidas.
Em uma auditoria, se você percebe que há inconsistências, mas não tem meios para localizá-las, é impossível aprender com os erros.
Com etapas claras e padronizadas, qualquer discrepância nos resultados pode ter sua causa observada prontamente. Então, a resolução de problemas também se torna otimizada.
Em Que Casos o Procedimento Operacional Padrão é Obrigatório?
Embora seja válido e vantajoso para qualquer negócio, em alguns estabelecimentos, o POP é obrigatório, de acordo com a legislação sanitária federal. É o caso de empresas que lidam com alimentos (produção, manipulação, transporte e comercialização).
Aqui, um outro grande destaque do documento é a redução de riscos. Nessa atuação, os profissionais estão expostos a microrganismos e produtos químicos, como conservantes.
Além disso, manipulam instrumentos afiados e, por alguns momentos, podem ter que trabalhar em locais gelados ou superaquecidos.
Diante de tudo isso, obedecer a regras e metodologias previamente estudadas é importante para a segurança de todos, inclusive, a do consumidor.
Como Elaborar um Procedimento Operacional Padrão Passo a Passo?
Ao escrever um POP, é importante que os procedimentos já estejam entregando bons resultados. Afinal, para se tornar uma metodologia oficial, ela precisa ser minimamente eficiente.
Para tanto, vale a pena colocar em prática as ferramentas da qualidade para otimizar os processos antes de destrinchá-los.
Na redação do documento, tenha em mente as seguintes questões:
- Qual é a tarefa padronizada?
- Quem é o executor responsável?
- Qual é a frequência de execução e a sequência de atividades?
- Que resultado deve ser alcançado?
Inclusive, como se trata de um documento da qualidade, o escopo precisa conter alguns elementos para facilitar o registro e a busca de informações. Alguns deles são:
- o nome do procedimento operacional padrão;
- o objetivo do documento;
- as referências utilizadas (manuais, análise de dados, testes etc.);
- o local em que o procedimento é realizado;
- o fluxograma de todas as tarefas em sequência;
- a listagem de equipamentos, máquinas e instrumentos utilizados;
- o responsável pela execução do procedimento;
- o responsável pela atualização do POP, entre outras coisas.
Também é interessante que o documento contenha um roteiro de inspeção, isto é, uma programação detalhada da frequência na qual o procedimento será fiscalizado.
Nessas ocasiões, ele também pode ser revisado para encontrar possíveis erros ou melhorar etapas por meio do feedback.
O Que é Parte do POP ou da IT (Instrução de Trabalho)?
Um documento que é frequentemente confundido com o procedimento operacional padrão é a Instrução de Trabalho (IT). Os dois têm em comum o mesmo sumário básico e a busca por mais produtividade e segurança nos processos.
No entanto, enquanto o primeiro está relacionado a etapas e condutas, o segundo é altamente técnico.
Então, pode-se dizer que que o POP é mais completo, porque traz todas as etapas de execução — assim como a IT —, mas também conta com instruções de verificação, monitoramento e ações corretivas, preventivas e comportamentais para a tarefa.
Para escrever um POP, procedimento operacional padrão, com o máximo de eficiência, o ideal é contar com certificações ou consultorias especializadas, com experiência nesse tipo de documento.
Assim, os resultados do procedimento operacional padrão serão ainda mais visíveis na sua empresa.
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