7 dicas sobre eficiência que todo líder deve saber

As lideranças possuem o importante papel de realizar uma gestão de qualidade das suas equipes, trazendo resultados positivos para a empresa em que atuam. Entretanto, a fim de conseguir esse objetivo, é necessário ter alguns conhecimentos sobre eficiência e eficácia nas rotinas de trabalhos.

Justamente por isso, trouxemos neste post 7 dicas sobre eficiência que todo líder deve saber. Então, continue lendo e descubra como essas dicas podem melhorar significativamente as suas rotinas de trabalho!

1. Seja organizado

A dica nº 1 sobre eficiência no trabalho está diretamente ligada à organização. Afinal, absolutamente nenhuma estratégia pode ser realizada com sucesso se não lhe dermos essa prioridade.

Mas, quando falamos em organização, tratamos não apenas do espaço físico — que é essencial em qualquer ambiente de trabalho — mas também das metas e do planejamento dos objetivos da empresa a curto, médio e longo prazos. E, tendo em mente quais são as metas da sua empresa, será possível partir para a organização do espaço físico.

Dessa forma, você poderá fazer uma gestão de materiais adequada à realidade do seu negócio, realizando um planejamento correto, em termos de logística, e identificando se o espaço que você dispõe para trabalhar precisa de mudanças.

Uma ótima maneira de organizar a execução das atividades é a técnica do 5W2H. Nela você especifica a atividade e responsabilidades, garantindo a execução de cada uma delas.

2. Saiba definir as prioridades

O segundo passo para conseguir a eficiência no dia a dia de trabalho é saber definir quais são as reais prioridades da sua empresa. Para isso, faça uma listagem das principais tarefas da sua equipe no dia a dia, e identifique as prioridades de acordo com a sua importância e com os prazos para que ela seja executada.

Definindo as prioridades, será possível direcionar melhor os colaboradores da sua equipe, para que eles realizem seus trabalhos com foco no que é mais importante no momento, permitindo resultados mais satisfatórios.

3. Descubra como adequar as necessidades da sua empresa à dos seus funcionários

Saber como adequar as necessidades da empresa às dos seus funcionários é uma estratégia eficaz para aumentar a produtividade da sua equipe. E, quanto a isso, algumas medidas simples já podem deixar o seu colaborador mais satisfeito com a empresa, causando um impacto positivo direto nos resultados individuais dos seus funcionários.

Entre essas medidas, podemos citar uma divisão justa das atividades de trabalho, por exemplo, que evita que alguns funcionários fiquem sobrecarregados, enquanto outros não tenham serviço para fazer.

A flexibilidade de horário é um outro fator que pode auxiliar muito na melhoria dos resultados. Ao oferecer certa flexibilidade aos funcionários, você permite que eles consigam resolver seus problemas pessoais sem a necessidade de faltar ao trabalho, por exemplo.

4. Gerencie os seus e-mails

De fato, todo líder de sucesso deve ter uma atenção especial às novas tecnologias e à comunicação via e-mail. E, nesse caso, a primeira regra é não utilizar a conta de e-mail pessoal para fins de trabalho.

De modo em geral, sabemos que as empresas possuem o hábito de fornecer um e-mail corporativo aos seus funcionários. Então, se a sua empresa não fornecer uma conta de e-mail, crie uma especialmente para esse fim.

E verifique também se há necessidade de usar um gerenciador de e-mails, como o Outlook, e aprenda a utilizar filtros que possam ajudar na organização automática da sua correspondência eletrônica.

Por fim, lembre-se de que responder aos e-mails com uma linguagem adequada ao ambiente corporativo é indispensável para uma gestão eficiente. E fique atento aos prazos para resposta, já que as comunicações via e-mail possuem a tendência de exigir respostas mais rápidas do que outras formas de comunicação.

5. Faça a gestão adequada do seu tempo

A gestão de tempo é fundamental para resultados eficientes. Para isso, mantenha foco nas atividades a serem cumpridas no dia a dia, seja aderente ao planejamento de atividades e identifique quando houver necessidade de modificar as metas e os prazos definidos anteriormente.

Além disso, outra questão importante para uma gestão de tempo adequada é definir horários para cada atividade.

É comum que as lideranças não respeitem os horários definidos para algumas tarefas — como o horário para almoço, por exemplo — ou mesmo que realizem planejamentos impossíveis de serem seguidos, o que os levam a trabalhar além do tempo determinado e fazendo sucessivas horas extras.

De fato, sabemos que, durante as rotinas das lideranças, nem sempre é possível respeitar religiosamente os horários definidos em planejamento, seja por conta de reuniões inesperadas, almoço de negócios ou outros imprevistos.

Ainda assim, seguir um planejamento com a gestão de tempo adequada é vital para que você se torne um líder eficiente, e evita também que alguns problemas de saúde, como o estresse e a estafa mental, possam surgir e prejudicar o seu trabalho.

6. Dê um feedback constante para a sua equipe

Muitos líderes acabam por não dar retorno aos seus colaboradores sobre o trabalho realizado, seja por não dar o devido valor ao feedback ou por considerar que esses retornam tomam muito tempo da rotina de trabalho.

Com isso, muitas empresas acabam por dar feedbacks apenas em casos de erros graves, o que, de certa forma, causa um clima de tensão entre os funcionários no momento em que são chamados para receber o retorno de suas chefias.

Então, lembre-se: comunicar-se com a sua equipe e oferecer um feedback constante é essencial para que um líder consiga fazer um trabalho eficiente. Dessa forma, é possível que a equipe entenda em quais pontos está acertando e quais são aqueles que precisam de melhorias.

Inclusive, é possível realizar reuniões rápidas e efetivas, sem comprometer o desempenho das atividades diárias e ajudando a manter o foco nos resultados da empresa.

7. Atualize-se sempre sobre novas dicas de eficiência

Por fim, o segredo da eficiência nas rotinas de trabalho é não se prender a técnicas já conhecidas e estar em constante atualização sobre elas.

Portanto, leia livros e dicas sobre eficiência e gestão, acesse blogs que tragam conteúdos relevantes para o seu dia a dia e busque inspiração em metodologias seguidas por outras empresas do seu segmento.

E implemente, sempre, aqueles modelos de organização que tiveram sucesso e que podem trazer bons resultados, de acordo com a realidade da sua corporação.

E aí, gostou do post? Agora que você já conhece as 7 dicas sobre eficiência que todo o líder deve ter, que tal se aprofundar um pouco mais no assunto? Aproveite para baixar nosso e-book e aprenda agora como realizar projetos de melhoria de alto impacto na sua empresa!