5W2H é uma ferramenta empregada na gestão empresarial para garantir maior controle sobre seus resultados.
O método pode ser utilizado nas fases de criação e planejamento, mas acaba florescendo de verdade no gerenciamento das atividades do trabalho cotidiano, já na fase de execução do projeto.
Vale muito aprender tudo sobre a metodologia.
Imagine que você é um empreendedor ou profissional em cargo de gestão, que teve uma grande ideia para o lançamento de um novo produto ou serviço.
O conceito já foi aprovado pela empresa, que liberou os recursos financeiros e materiais, disponibilizando também um time qualificado para ajudar a alcançar seus objetivos.
O momento da execução do trabalho propriamente dito pode gerar uma insegurança comum até mesmo para o gestor mais experiente.
A partir daí, surgem desafios inesperados e dúvidas sobre qual a melhor abordagem para realizar a tarefa.
É justamente nessa etapa que entra o 5W2H, servindo como uma poderosa ferramenta para manter o controle e um checklist utilizado para delinear as atividades que são importantes para o sucesso do projeto.
O nome pode não ser tão estranho para quem é da área, mas, a maioria das pessoas não sabe realmente o que o conceito significa e como aplicá-lo em seu dia a dia profissional.
Se você se interessou até aqui, continue lendo para saber mais sobre o 5W2H, suas origens, a aplicação na área da qualidade e conferir ainda um passo a passo para que consiga criar o seu próprio plano de ação.
O que é a ferramenta 5W2H?
Ainda que possa parecer um tanto quanto estranha para leigos, a sigla 5W2H representa um método relativamente comum dentro da gestão empresarial.
Ele nada mais é do que um checklist completo, no qual deve estar registrado o máximo de informações possíveis, de modo a orientar detalhadamente sobre o que precisa ser feito.
Com o 5W2H, o gestor pode controlar com maior facilidade as atividades específicas envolvidas em seu projeto de maneira segura e eficiente.
Quando bem-feito, ele contribui ainda para melhorar a comunicação entre o líder e sua equipe.
Isso porque sua aplicação gera um documento no qual as atividades estão descritas com clareza, evitando e até mesmo respondendo a eventuais dúvidas que possam surgir durante o processo.
O que significa 5W2H?
Agora que você já sabe um pouco sobre o conceito, está na hora de entender o que significa seu emaranhado de letras e números.
A sigla, em inglês, fala sobre os itens que precisam estar presentes na elaboração do seu 5W2H para que o checklist esteja completo.
As letras correspondem às perguntas que devem ser feitas e que são os princípios da análise que decorre do método.
Cinco dessas perguntas são iniciadas com a letra W (What, Who, When, Where e Why) e outras duas que começam com H (How e How much).
Ou seja, respondem:
O que será realizado?
Por que?
Onde
Quando?
Por quem ?
Como?
Quanto vai custar?
Quem inventou a ferramenta 5W2H?
O método 5W2H nasceu dentro na indústria automobilística, no contexto pós-guerra, como forma de alavancar e impulsionar as indústrias dos países que se encontravam praticamente destruídos a partir da década de 40.
Não se sabe ao certo a data nem o autor da técnica, apenas que ela foi desenvolvida no Japão.
Em sua origem, a ferramenta estava vinculada aos processos de gestão da qualidade total.
A intenção era ter uma forma de garantir o padrão nas entregas de maneira ágil, compartimentalizando o trabalho para melhor atender às demandas da clientela.
Não demorou muito para que o 5W2H fosse expandido para outras áreas até chegar ao patamar que ocupa hoje, de uma eficiente estratégia para elaborar e executar os mais diversos projetos.
Por que devo usar 5W2H
Não são poucas as vantagens observadas por quem utiliza o método 5W2H em sua gestão.
No dia a dia, contar com uma ferramenta que possibilite uma visão macro de todas as atividades que estão sob sua regência é o sonho de qualquer gerente ou gestor.
E com o 5W2H, não só é possível controlar os prazos, como pode você fazê-lo em tempo real, conferindo se as tarefas estão sendo realizadas de acordo com o que descreve o cronograma.
Ao mesmo tempo em que simplifica as informações do seu projeto, ele permite o registro de todas as atividades em detalhes para que os membros da equipe não tenham dúvidas quanto ao que se espera de cada entrega.
O checklist permite ainda uma análise completa do andamento das atividades, facilitando o desenvolvimento do plano de ação mais produtivo possível.
Como você deve saber, todo projeto depende da harmonia entre diversos elementos.
Para garantir o sucesso na entrega final, a gestão de insumos, do tempo, dos recursos humanos e materiais, entre outras preocupações, devem estar muito bem alinhadas.
E é justamente aqui onde entra o 5W2H, já que a ferramenta agrega todas as informações referentes ao trabalho e o padrão de entrega em um só lugar, facilitando a visualização dos dados e, assim, conferindo qualidade e agilidade à tomada de decisão.
Quando devo usar essa ferramenta
Falamos bastante sobre o que o conceito significa, sua origem e quais são as vantagens de sua aplicação dentro do ambiente de trabalho.
Mas, afinal, quando o 5W2H pode ser utilizado e como obter os melhores resultados?
A ferramenta se popularizou desde sua origem e ganhou terreno em diferentes áreas, sendo hoje utilizado para distintos fins.
Um bom exemplo de quando usar o método é em casos nos quais os lucros da empresa não estão satisfatórios.
Ao registrar todas as atividades detalhadamente no checklist, fica mais fácil de perceber possíveis falhas, atrasos ou desperdícios de tempo e de insumos que possam estar comprometendo os ganhos no fim do mês.
Assim, você consegue tanto observar um aumento nos lucros quanto uma diminuição dos gastos, se for o caso.
Outro uso que profissionais têm dado para o 5W2H é na hora de prospectar clientes e aumentar a base de contatos.
A elaboração de um documento onde constem todas as ações necessárias ajuda a organizar a função de cada um na hora divulgar a empresa, garantindo que os profissionais do atendimento saibam exatamente como agir em situações adversas de modo a assegurar a venda.
São muitas as aplicações da ferramenta, desde ajudar em um planejamento de mídia, programar manutenções preventivas de equipamentos, auxiliar em projetos de TI, definir uma estratégia de liquidação de uma empresa, entre outros.
No fim das contas, basta ter um objetivo em mente para a sua empresa que será possível usar o 5W2H para alcançá-lo.
O que é 5W2H na qualidade?
Desde o início, o 5W2H sempre esteve vinculado à qualidade – é importante lembrar que a sua origem se deu em meio aos estudos sobre o tema, promovidos pela indústria durante a segunda metade do século XX.
Até os dias de hoje, a ferramenta segue sendo utilizada para auxiliar o gestor a verificar o andamento e medir a eficiência das tarefas desempenhadas por sua equipe.
Por meio de suas perguntas, é possível definir com facilidade algumas questões que, por sua vez, são essenciais para garantir que o que chega até o cliente final está de acordo com suas necessidades.
Os 5W presentes na metodologia vão ajudar a entender exatamente o que precisa ser feito (What), quem é o responsável pela tarefa (Who), quando ela precisa ser entregue (When), onde a entrega será feita (Where) e, ainda, qual é a justificativa dessa tarefa (Why).
Os 2H da sigla aprofundam um pouco mais o detalhamento ao responderem como a atividade deve ser executada (How) para garantir a qualidade e também qual é o teto do orçamento disponibilizado (How much).
Ao responder a essas perguntas, ficará mais claro o que se espera daquele projeto e como o trabalho deve ser feito para atingir os resultados projetados.
Exemplo prático de 5W2H na qualidade
Ao longo das décadas, o método 5W2H foi se expandindo e, por isso, um exemplo prático de sua aplicação pode vir dos mais diversos segmentos.
O exemplo que trazemos hoje é de uma empresa de turismo que verificou que não está conseguindo dar conta de atender todos os contatos recebidos e, por isso, perde inúmeras oportunidades de venda todos os meses.
Após uma análise preliminar das métricas, foi concluído que o site desatualizado é o grande culpado pela falta de retornos aos clientes, verificando-se, então, a necessidade de lançar uma nova versão.
Aqui está a resposta da primeira pergunta: o desenvolvimento e lançamento de um novo site é o que precisa ser feito (What).
A resposta da segunda pergunta (Why) também está evidente e foi, inclusive, o ponto de partida de toda a história: é preciso atender os contatos recebidos com maior eficiência.
A nova página, toda automatizada e com recursos diversos de chat e SAC 2.0, é um projeto que estará hospedado online, o que responde a mais uma pergunta (Where).
Assim que for estabelecido um prazo (When) e um responsável pela gestão do projeto (Who), é chegada a hora de definir como (How) a tarefa deverá ser concluída: com time interno ou contratando uma agência especializada, por exemplo.
Por último, deve-se estabelecer qual será o teto de gastos (How much) que o projeto está autorizado a gastar durante seu desenvolvimento.
Viu como é simples?
Então, resta agora definir seu objetivo para a ferramenta 5W2H e criar um plano de ação.
Como Criar um Plano de Ação a partir do 5W2H: passo a passo
Agora que você já entendeu como o 5W2H funciona e suas diversas aplicações práticas, está na hora de aprender como criar um plano de ação a partir dele.
Ainda que o método seja simples, é importante pesquisar e estudar antes de começar utilizá-lo para evitar erros comuns, que podem comprometer os resultados.
De fato, independente da complexidade do seu projeto, com o 5W2H, ele ficará mais simples e fácil de lidar no cotidiano do trabalho.
Confira, abaixo, o nosso passo a passo para você acertar na hora de montar o seu plano de ação.
Passo 1: Crie definições
Como ferramenta de gestão empresarial e controle da qualidade, o 5W2H parte de um problema que deve ser solucionado.
Esse problema pode variar, seja ele um déficit de arrecadação ou até mesmo o desenvolvimento de um novo produto de forma a garantir seu sucesso de público – apenas para citar alguns exemplos.
Não importa qual seja a questão que você busca resolver: o início de tudo será essa definição do que precisa ser executado.
A partir daí, é preciso criar uma lista preliminar das atividades que são essenciais para atingir ao objetivo almejado.
Passo 2: Comece seu plano
Agora que você já entendeu qual é o objetivo final do uso do seu 5W2H e listou as atividades que são fundamentais para o sucesso do projeto, chegou a hora de começar a fazer o seu planejamento em si.
Esse é o momento em que você vai começar a preencher seu checklist.
A dica para a etapa é separar cada uma das tarefas que você enumerou no passo anterior, registrando em uma tabela com as sete perguntas propostas pelo método.
O nome da atividade em si será o primeiro campo (What), onde se descreve o que deve ser feito.
Passo 3: Atribua responsabilidades
O próximo passo que você deve tomar na aplicação do 5W2H é o de atribuir responsáveis para cada parte do seu projeto.
Você ganha muito mais segurança em sua produção ao subdividir as atividades em tarefas menores, pois elas são mais fáceis de serem gerenciadas.
Depois de fragmentar o trabalho, será necessário colocar uma pessoa para cuidar de cada parte criada.
Nesse momento, você vai retornar para a sua tabela, preenchendo a coluna com os nomes de cada um dos profissionais responsáveis.
Dependendo do tamanho do projeto, o nome pode ser o de um setor e não o de uma pessoa.
Assim, você terá respondido mais uma pergunta (Who), avançando o seu 5W2H.
Passo 4: Detalhe o trabalho
Você já entendeu qual é o objetivo geral do trabalho, listou as tarefas que são essenciais para o sucesso do projeto e definiu quem será o responsável por garantir a conclusão de cada uma dessas tarefas.
Agora, é chegada a hora de preencher o seu plano de ação com o máximo de detalhamento possível.
Para isso, é importante contar com o apoio dos responsáveis por cada atividade.
E é assim não só porque duas cabeças pensam melhor do que uma, mas, também, porque eles precisam estar a par do que se espera do trabalho pelo qual se responsabilizaram.
Em coletivo, o gestor vai buscar a resposta para as demais perguntas: qual o prazo (When), como executar a tarefa (How), onde fazer a entrega (Where), qual sua justificativa (Why) e o total do seu orçamento (How much).
Passo 5: Monitore o progresso
Muito se engana quem pensa que o trabalho do 5W2H está finalizado com a conclusão do preenchimento da tabela.
Isso porque o método não é útil somente durante a fase de planejamento, mas também funciona bem como um mecanismo de gerenciamento dos prazos e dos recursos.
Nessa etapa, o gestor geral do projeto pode e deve acompanhar o andamento das atividades junto aos responsáveis de cada área.
É papel dele monitorar os gastos com cada etapa, o prazo das entregas e também o padrão de qualidade que está sendo gerado.
Passo 6: Analise os resultados
O último passo do 5W2H ocorre após a conclusão das atividades do projeto.
Isso porque o método continua sendo útil mesmo depois de realizada a entrega final.
Esse é o momento de analisar com calma os resultados que foram alcançados, comparando-os com o que estava descrito dentro do seu plano de ação.
É interessante chamar os responsáveis (Who) também para participar dessa etapa, já que eles podem fornecer informações e insights a partir de diferentes pontos de vista.
Paralelo a isso, é importante manter um controle dos indicadores de performance (KPIs), usando métricas para analisar a eficácia dos resultados sempre que possível.
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Viu como o 5W2H pode ser útil para planejar e simplificar o controle de projetos complexos?
Não é a toa que o método segue sendo aplicado para realizar entregas e solucionar problemas nas mais diversas áreas.
Conclusão
Nascido durante os estudos para o controle e garantia da qualidade na indústria, o 5W2H é um método da gestão empresarial empregado para diversos fins.
A ferramenta, que propõe um checklist para organizar as atividades de um projeto, permite um acompanhamento macro do progresso do trabalho, sem deixar de lado detalhes e especificidades que são importantes para o resultado final.
Assim, o gestor tem maior segurança para tomar suas decisões já que consegue acompanhar em tempo real os gastos e prazos, agindo de forma a prevenir desperdícios e atrasos.
A qualidade fica ainda mais garantida com o 5W2H, pois o método prevê um registro preciso do que deve ser feito, como será feito, quanto deve custar e quem será o responsável.
Ao separar o seu projeto ou situação-problema em fases, fica mais fácil garantir a excelência de cada etapa e, por consequência, o sucesso do todo.
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